TOP導入事例株式会社システートソリューションズ

「発注情報の透明化により、安心のタスク・請求管理体制が実現!」 pastureが促進する企業×フリーランスのビジネス円滑化

株式会社システートソリューションズ
柳 英夫 様

|はじめに

「制限言語・用語統制・用語管理・機械翻訳・翻訳工程のシステム化、翻訳をエンジニアリングするソリューションカンパニー」を標語に事業を行われているシステートソリューションズ様。
pastureができた初期から使用頂いている、同社の柳様にインタビューの機会を頂き、pastureの導入に至った経緯やその効果について伺いました。

 

 

|サービスや業務内容について

「翻訳しない翻訳会社」、翻訳に関わる困りごとを解消するハイレベルな技術コンサル。

弊社は、法人として10年前に創業しました。
そもそも副業用として設立した会社で、私自身もフリーランスでした。
しばらく事実上の休眠状態が続いていたのですが、2年前に現在の事業をはじめることになりました。

具体的な業務としては、大規模に翻訳を展開している企業を対象として、翻訳の品質の向上やコストの削減を中心としたコンサルや技術支援をしており、大きな特徴としては、”自然言語処理技術”を使用して効率化・システム化をしているということが挙げられます。

最近は業務分野がだいぶ固まってきましたが、初期はお客様の依頼ベースまたは相談がきっかけで受注をいただいたり、という流れでした。

その中で、現状としては主に翻訳の評価・分析を手伝っていただいているフリーランスの方との発注~請求のやり取りにpastureを使用しています。
膨大な行数のある取扱説明書や Web コンテンツなどを翻訳するにあたり、言語をどのように処理・加工すれば
機械翻訳しやすくなるかなどの評価・改善をする様な業務をしてもらっています。

 

 

|pastureの導入背景

プロジェクト毎の請求金額が一目でわかるのはpastureだけ!

発注・請求に関して明確にどのタイミングで発注書を発行するなどのルールがなく、フリーランスの方に「月末の請求書に入れておいてください」という運用だったので、過去のやり取りでお互い何を発注したのかわからなくなってしまったり、複数のプロジェクトが走っている場合はどれが該当案件であるかがわからなくなるといったこともありました。

月次の作業報告書と明細書を信用するしか無かったですし、それを逐一照合していたら丸1日つぶれるレベルだったので曖昧になっていた部分もあったのかもしれません。
そして、今後の管理を他ツールを使用して行うのか、自社開発をしていくのか?という検討段階でpastureと出会いました。

pastureを使用するメリットは何をいつ、いくらで発注したのかという情報を正確に把握できたり、請求額の合計が出せること。
ある程度、月々の支出額の予測ができるということが便利ですね。

粗利を予測したい、把握したいというニーズもあったので、そういったメリットがpasture導入の最大のきっかけとなりました。
ちなみにpastureの前に使用していたツールは、売上・仕入れ情報を両方いれた差額を粗利として導き出すというカスタマイズをした上で使用していました。

今後、pastureでさらに「このプロジェクトは総予算がいくらで、残額はいくら」などということも一目でわかる仕様になると嬉しいですね。

 

 

|pastureの利用方法と導入効果について

フリーランスと企業間におけるコミュニケーションの記録が蓄積され、発注情報の透明化を促進。

pastureの効果として、一番実感しているのは発注情報の透明化が飛躍的に進んだということです。

フリーランスへの発注情報などのやり取りでメールを書く手間とpasture入力の手間はほとんど変わりませんが、pasture上に発注・請求記録が残るようになりましたし、検収済みなどのステータス変更で、随時状況が把握できるようになりました。
また、タスク絡みのコミュニケーションも確認できるのでとても便利で助かりますね。

主に決まった5~6名にタスクを依頼しており、それぞれやりとりは違ったペースで行い、月末などにメールで内容を確認して簡易的に照合するという流れだったので、確実な状況を把握できるpastureの存在は心強いです。
2、3人とのやり取りが発生した時期ぐらいから、管理体制をどうにかしなければとは考えていました。
pastureが無いまま続けていたら、支払いにミスが生じたり、いつかはフローとして破綻していたのではないかと思います。

逆に、当初感じたpastureの使いにくい部分は、キャンセルしたいタスクが消せずに蓄積してしまうことでしょうか。
その点についても、機能改善で迅速に解決してくださったので今は特に何も問題は無いです。

 

 

|フリーランスの方から見た効果

企業もフリーランスも安心のタスク・請求管理体制が実現!

フリーランスの方々とのやり取りの中で感じる大きな変化は、主にpastureの使用により、月末の集計作業時においての相互の不安感が減ったということです。

また、フリーランスの方への依頼方法として、40時間まで等の固定時間で依頼するor業務時間は問わずに完了範囲が決まっているというものがありますが、後者の場合はpastureであれば時間の修正報告も簡単なので使いやすいという印象ですし、内容が未確定の場合も暫定的な発注ができるので安心ですね。

現状、社内では2名でpastureの運用管理を行っています。
発注管理は私が、集計は別の担当がという形で担当分けをしていますが、
以前はそういった複数名の関わる業務の流れを一元化する術が無かったので、非常にありがたいですね。

導入当初は、フリーランスの方にもチャットのサポートの利用を進めていたので、
その中で、pastureのサポートの方に聞くのか、弊社への問い合わせをするべきなのかといった部分でフリーランスの方は少し困惑されたこともあったかもしれませんが、
まずは、お互いメールや口頭で合意していることをpasture上で入力していったりという様なバックアップ体制の元でスタートさせ、その中でpastureの仕様にもすぐに慣れてもらえた様で、請求書は2、3ヶ月前からほぼほぼきりかえられてきています。

従来フリーランスのかたにメールで発注し、集計表を作成してもらっていたのが、pastureへの完全移行に伴い内容確認などの手間がかからなくなったというのは大きいですね。

今後は、コンサルティングや研究開発型のフリーランスもどんどん増えてくると思うので、pastureの便利さが更に生きてくるのだろうなと思います。
フリーランスの方が別のフリーランスの方に依頼するときにも使えそうですね。

 

 

|今後の展望について

事業のパッケージ化、フリーランスのネットワーク拡大などで新たなフェーズを視野に。

今後は、まずはフリーランスの方のネットワークを広げていきたいです。
稼働ベースは10名しかいないとしても、登録ベースでは~100名ほどに増やせたらなと思います。
これは、その時々で必要な人数は違いますが、ある程度バッファが欲しいというのと、多様性・特殊なスキルセットが求められる業務なども増えてくると思うので、そこに対応できるようにしていきたいからという理由からです。

また、社員とフリーランスを共に増やすと同時にコンサル事業拡大と併せて、業務のステージを上げていきたいです。

第1ステージはお客さんからの依頼に着実に応えていくことがメイン、そこから徐々に1つの方向性がみえてきて、型ができてきて、お客さんの紹介も増えてきたので、今は第2ステージにいると思っています。

次の第3ステージとしては、今やっていることをパッケージ化していきたいです。
現状できている型を何らかのシステムとしての型にしていきたいです。
それにより、お客様にとっても弊社が何を提供できるかというのが明確に伝わるのではないかと思っています。
また、サービスのクオリティを保持し、よりたくさんのお客様にお届けできると思います。

 

 

|pasture検討中の方へメッセージ

随時、カスタマーの要望を反映!着々と機能が実装され、共にプロダクトを育てている感覚に期待大。

pastureの良い所は、着々と機能がついてきていて、要望が反映されてきている所ですね。
例えばソフトを買って1年後、2年後のバージョンアップも含めてそのソフトを契約しているということになると思うのですが、中には全く修正・改善されないものもありますよね。
pastureはその様なことは無く、しっかりとカスタマーボイスを迅速に検討し、実装してくれます。
仮に現状求める機能がなくても、今後に期待できるというのは大きなバリューだと思います。
ご検討中の方も、まずはpastureのトライアルから始めてみて、使用感を試していただければと思います。

株式会社システートソリューションズ

代表取締役社長 / 柳 英夫 様

株式会社システートソリューションズ 代表取締役社長。
翻訳を展開している企業を対象とし、”自然言語処理技術”を使用して翻訳の品質の向上やコストの削減を中心としたコンサルや技術支援等の事業を展開している。

株式会社システートソリューションズ

業種
IT
フリーランス数
フリーランス 10〜20人
サイト
https://www.cistate.com/