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【pasture請求書受取】チャット・メール・郵送とバラバラだった請求書の受取を一元化!

株式会社フリーランス
代表 鈴木貴人様、未来創造部門 部門主任 末廣様

今回は写真撮影のため、周囲に十分に配慮しマスクを外していただいております。ご理解いただけますと幸いです。

 

|はじめに

フリーランスチームをユニットとして提供し、小さな事業者を専門に業務の支援をする──そういったビジネスを展開されている株式会社フリーランス様。「フリーランスなくして小さな事業者の継続なし」をバリューの一つに掲げ、総務・IT・広報・PR・人事・労務・商品開発、そして経営企画まで、間接業務を複合的にアウトソースする仕組みをご提供されています。

月に30枚ほど届く請求書の大半を、フリーランスの業務委託費が占めているそうです。請求や支払いなどのバックオフィス業務の煩雑化を防ぐために、「pasture請求書受取」が導入されました。

そんな同社の代表 鈴木様(写真左)と未来創造部門の末廣様(写真右)に、今回インタビューさせていただきました。

 

|サービスや事業内容、取引先への依頼内容について

– まず、貴社の事業について教えてください。

(鈴木様)弊社のミッションは、「魅力ある小さな事業者が長く、世界中の人々の幸せに貢献し続ける社会を作る」ことです。中小企業庁「小規模事業者白書」によると、小さな会社では慢性的な中核人材不足という課題を抱える中、業務の外注という手段の利活用の度合いが経営状況に連動しているというデータが示されています。その外注の手段の一つとして、専門スキルを持つフリーランスへの業務委託があります。
しかし、一人ひとりのフリーランスと個別でやり取りするというのは、コーディネートの手間や業務停止・事務処理能力不足というリスクもあり、一筋縄ではいかないのが現状です。
そんな事業者さまへ向け、フリーの専門家によるチームを組成し、チームユニットとしてリソースを提供するサービスを展開しております。弊社のサービスの特徴として、プロジェクトごとの期間が決まった形での提供も一部ありますが、企業活動が続く限り発生する継続的な業務に対して、お客様の一員としてずっと寄り添っていく形のサービス提供を主として行っております。

 

– ご担当者様の所属されている部署および職務内容について教えてください。
(鈴木様)組織長としての戦略策定やメンバーへの理念共有をはじめ、プレイングマネージャーとしてチームのマネジメントや、新しいサービスの企画などを推進しています。そういった業務と並行して、フリーランスの業務委託費の請求書対応も私が対応していました。
(末廣様)私が所属する未来創造部門では、会社の未来をつくっていくことをミッションとして経営企画・経理・総務・人事労務・広報・組織開発などを担当しています。そして経理の一環として、請求書周りの対応も行なっています。

 

– 何社ほどの取引先へ、どのようなお仕事を依頼されていますか?
(鈴木様)月間、30枚ほどの請求書を受領しており、その大半がフリーランスパートナーへの業務委託費になります。
さまざまな職種のパートナーとやりとりがあります。例えば最近ではフリーのキャリアコンサルタントと契約し、クライアント企業の従業員向けの職業カウンセラーのようなお仕事を依頼しています。
それぞれのパートナーとメールやチャットツールなど、さまざまな方法でお仕事のやりとりをしていました。

 

|「pasture請求書受取」導入の背景について
– 「pasture請求書受取」導入前の業務フローと、課題感を教えてください。
(鈴木様)「pasture請求書受取」導入前は、パートナーからさまざまな経路で請求書が届き、紙ベースで承認を回し、最終的にスキャンして一箇所で管理するというフローでした。
請求書の受け取り口もchatwork・メール・LINEなどさまざまで統一されていませんでした。各担当者がそうしたバラバラの経路から来るものを受け取り、確認して支払い担当に回していました。そのため、各請求書の回収状況や確認状況が請求書を受け取った担当者以外把握できず、請求書が埋もれてしまうことがありました。
加えて、請求書のフォーマットもバラバラで内容確認に時間がかかるという課題がありました。また、お相手がフリーランスのため源泉所得税の管理も煩雑になっていました。

– 「pasture請求書受取」の導入経緯・背景を教えてください。
(末廣様)「pasture請求書受取」の導入に至るまでには、3つの経緯・背景がありました。
1つ目は、クライアントが増えるにあたってパートナーも増え、前述の問題が大きくなってきたことです。
2つ目は、代表の鈴木がマネジメントの時間を確保するために、その仕事を他のスタッフにお願いできるよう、シンプルな業務フローを構築する必要が出てきたことです。
また3つ目としては、2023年10月より開始されるインボイス制度への対応も考慮していました。

これらの問題を解決でき、様々なフォーマットでくる請求書を管理できるものを探していたときに、「pasture請求書受取」と出会ったんです。従来もフォルダーにスキャンしたデータをまとめていましたが、「pasture請求書受取」ではシステムに直接請求書が届き、請求書データ項目に応じて自由に絞り込みができるという利点があります。また費用感なども含めて導入しやすい点も魅力でした。

|「pasture請求書受取」の効果とは?
– 「pasture請求書受取」導入後の利用方法を教えてください。
(末廣様)「pasture請求書受取」導入後は、事前にパートナー専用URLを送り、そこに請求書を提出いただくというフローに変わりました。
また、「pasture請求書受取」では社内承認フローを設定できるので、担当者が請求書を確認した後に鈴木に申請・承認をするようにしております。
請求書のステータスをクラウド上で管理できるようになったので、情報共有がスムーズになり、フローもシンプルになりました。
加えて、請求書がアップロードされるとOCRで項目が自動で読み取られるため、データ入力の手間がかなり減りました。データ入力の自動化もでき、負担やストレス無く請求書を一元管理できています。

 

– 「pasture請求書受取」導入後の効果や便利だと思う機能があれば教えてください。
(鈴木様)見る場所が一箇所になり、請求書ごとの進捗ステータスも見れるため、各パートナーから請求書が届いているかなども可視化されて抜け漏れが減りました。社内でのコミュニケーションコストも減り、結果的に、月次決算処理にかかる時間も短くなったと感じます。

また「pasture請求書受取」導入後、私が請求書受領業務から離れ、承認業務のみを行なうよう社内フローを組み替えることができました。その結果、私がマネジメント業務に集中できるようになった点も大きな効果でした。本業での価値発揮に専念できるようになったのは本当に良かったですね。

 

– 「pasture請求書受取」を導入する上でサポート体制はどうでしたか?
(末廣様)「pasture請求書受取」は直感的に使いやすく、迷うことがあまりありませんでした。
機能の改善ポイントについても、定期的に実施いただいているミーティングで直接話し合うことができ、それが機能として実装されるので、一緒にサービスを作っていくことができます。それが弊社の業務の改善にもつながるので助かっています。

 

|今後の展望について
– 今後の貴社の事業の方向性を教えてください。
(鈴木様)弊社では、小規模事業者様へのフリーランスチームユニットの提供以外に、2つの新規事業を考えています。その1つ目として、来期から、フリーの専門家チームに入れるようなフリーランスの方々の発掘や、独立支援業務に取り組んでいく予定です。2つ目としては教育事業を考えており、新卒の方々やシニアの方々にもフリーランスという選択肢が取れるような啓蒙活動を進めていきたいと思っています。

また、現在、福岡の一拠点で事業を行っていますが、別の地域でも行っていきたいと思っています。10年ぐらいで3~4拠点を作り、フリーランス用のフリースペースを設けたビルを建てたいと考えています。そのように事業を展開していくことで、弊社が小さな事業者様向けのインフラとなることを目指してまいります。
事業拡大を進めていくとともに、取引するフリーランスもますます増えていきます。だからこそ、先んじて「pasture請求書受取」を導入しました。体制拡大後になると、いくら導入しやすいサービスでも、それなりの負荷がかかるもの。早めに判断したことに間違いは無かったと思います。

 

– 「pasture請求書受取」の導入についてご感想をお聞かせください。

(鈴木様)「pasture請求書受取」を導入することで、従来のやり方からはどうしても変わってしまいます。弊社も、最初はまったく抵抗感が無かったわけではありませんでした。でも、pastureから提案をいただき、具体的に得られる変化を理解でき、今回のサービス導入にチャレンジしました。また、「pasture請求書受取」であれば、請求書の受取業務という小さなところからのスタートが可能です。そういった意味でも、小さな負担で、大きく業務改善を図ることができたと言えます。

また、pastureにはユーザーの困り事や要望を小まめに受け取ってくれるというメリットもあります。さまざまな企業さまが導入し、それぞれの声を集約していくことで、これからもどんどん使いやすいサービスに成長していくことを期待しています。

株式会社フリーランス

代表 鈴木貴人様、未来創造部門 部門主任 末廣様

株式会社フリーランス

業種
人材、コンサルティング
サイト
https://freelance-inc.jp
事業内容
①従業員20名以下の法人・個人事業主専門の間接業務支援・代行事業
特に以下の業務
・情報システム業務
・広報業務
・商品開発業務
・人事労務業務
・間接業務のコンサルティング
②フリーランスの独立支援事業
③働き方に関する教育事業