TOPお知らせ経理業務をさらに効率化する方法は?必要性・おすすめツールを紹介

経理業務をさらに効率化する方法は?必要性・おすすめツールを紹介

経理業務は、膨大な業務量のわりに少人数で対応している企業が多く、中小企業では一人の担当者がすべての業務を担っているケースも多々あります。そのため、経理業務は属人化しやすく、業務改善の一手を打ちにくいのが課題として指摘されています。効率が悪いのを分かっていながら、従来のやり方から脱却できずにいる経理部門も少なくありません。

今回は、経理が非効率になりがちな理由から、経理を効率化する方法、経理を効率化するメリットまで詳しく解説していきます。


経理業務を効率化する必要性とは?

経理業務を端的に表すなら、「会社のお金の流れを記録・管理する業務」と言えますが、その内容は実に多岐にわたります。会社によって「どこからどこまでが経理業務なのか」は違いがありますが、一般的に経理の基本業務と言えば、下記のような業務が挙げられます。

・掛金の管理
・現金・預金管理
・決算業務
・資産管理
・給与計算・年末調整
・税務申告

経理業務は、「日々の業務」「月次の業務」「年次の業務」という観点で分類できますが、月末や年末、決算月などはこれらの業務が重複するため、経理部門は多忙を極めます。

 

  • 経理業務が非効率になりがちな理由

非効率な経理業務に頭を悩ませている企業は少なくありません。経理業務が非効率になってしまう要因としては、主に以下の3点があげられます。

業務が属人化しがちで、改善のメスが入りにくい

経理は、会社に直接の利益をもたらす部門ではないことから人員も最小限に抑えられる傾向にあり、少人数で、もしくは一人の担当者がすべての業務を担っている企業も多くあります。そのため、担当者が独自の方法で業務をおこなっているケースは少なくありません。そうなると、外からは業務内容や問題点が見えづらく、改善のメスが入りにくくなってしまいます。

「紙」での運用によるムダが多い

経理業務は扱う書類が多いぶん、紙で運用・管理していると様々なムダが生じます。請求書ひとつとっても、取引先同士のやり取りは未だに紙が主流です。請求書を紙で発行する場合、請求データを入力したら、請求書を印刷する → 印鑑を押す → 送付状を添えて封筒に入れる → 宛名書きをする → 切手を貼る → 投函する(郵便局に行く)という、極めて煩わしい作業が待っています。毎月発生するこのルーティンワークが、経理業務の効率化を妨げている一つの要因だと考えられています。

ミスが許されないためスピードが犠牲になりやすい

お金の流れを記録・管理する経理業務でミスが起きると、取引先からの信用を失いかねません。その意味で、経理はミスが許されない仕事だと言えます。しかし、「ミスが許されない」という意識が過剰になると、どうしても石橋を叩いて作業を進めるためスピードが遅くなり、業務効率は低下してしまいます。

このように非効率になっている経理業務を看過していると、コストは膨らむ一方ですし、ミスや不正のリスクも高くなります。また、決算関連業務の精度が低かったり遅延が生じたりするとタイムリーかつ的確な経営判断ができなくなり、事業にも大きな影響を及ぼします。経理業務の効率化は、あらゆる企業が早急に取り組むべき課題だと言えるでしょう。


■経理業務を効率化する方法

経理業務にはルーティンワークも多いため、工夫次第で大幅な業務効率化が期待できます。近年、ますます便利になっている経理支援システム・ツールをうまく活用できれば、業務効率は劇的に改善できることが想定できます。経理業務を効率化する方法として、ぜひ検討していただきたいのが以下の4点です。

・IT化・システム化を進める・ペーパーレス化を進める

・キャッシュレス化を進める

・アウトソーシングや派遣社員を活用する

・マルチディスプレイを導入する

・書類のフォーマットを統一する

 

  • IT化・システム化を進める

経理の効率化を図るために必須とも言える取り組みが、業務のIT化・システム化です。ひと昔前の経理業務はExcelを使うのが常識でした。しかし、昨今は経理の作業量が増加し、作業内容も複雑化しているため、Excelの事務処理能力では物足りない部分も多くなっています。

Excelに依存していると処理漏れやミスのリスクが高まることから、大企業を中心に「Excelからの脱却やシステム化」が進んでいます。経理業務のIT化・システム化を進めることで入力などの手作業が減り、作業時間の大幅な短縮が見込めます。

 

▼クラウド会計ソフトを導入する

「クラウド会計ソフト」や「経理ソフト」と呼ばれるシステムを導入することで、経理業務を効率よく進められるようになります。

クラウド会計ソフトは様々な製品がありますが、ほとんどの製品に、銀行口座やクレジットカードの明細が自動的に会計ソフト上に反映される機能があります。わざわざ手入力で記帳する必要がなくなるので、これだけでも作業時間は大幅に短縮されます。


▼経費精算システムや請求書発行システムを導入する

経理業務にはルーティンワークも多く、なかでも負担が大きいのが経費精算や請求書発行だと言われます。そのため、「経費精算システム」や「請求書発行システム」を導入して、ルーティンワークの効率化を図るのもおすすめです。ボトルネックになっているルーティンワークをシステム化するだけでも、業務効率化の効果を実感できるはずです。

 

  • ペーパーレス化を進める

経理業務においては数多くの書類を発行・受領し、それぞれの書類を法律で定められた期間、保存していく必要があります。書類の発行・保存を効率化するうえで欠かせないのが「ペーパーレス化」です。国も電子帳簿保存法の改正を重ね、ビジネス文書のペーパーレス化を推進しています。電子帳簿保存法については、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 電子帳簿保存法とは?導入のメリットと導入手順を解説 – pasture


経理関連書類を一斉にペーパーレス化するのは現実的ではないので、可能なものから徐々にデータでの管理へ移行していきましょう。請求書や契約書のペーパーレス化(電子化・データ化)については、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説! – pasture

>> 請求書作成を効率化するには電子化がおすすめ! – pasture

>> 契約書の保管期間はいつまで?法律上の保管期間と保存方法を紹介 – pasture

 

  • キャッシュレス化を進める

小口現金があると、両替や現金の補充、現金出納帳の記入や金庫の管理など、煩わしい業務が発生します。小口現金の残高と現金出納帳の残高が合わず、原因特定のために無用な時間を費やすケースも少なくないはずです。このような非効率を解消するには、キャッシュレス化が欠かせません。

キャッシュレス化によって小口現金がなくなれば、現金を管理する手間も時間も不要になり、業務効率の改善につながります。社員数が多い企業ほどキャッシュレス化の恩恵は大きく、経理業務の負担を軽減できます。

 

  • アウトソーシングや派遣社員を活用する

近年、経理業務のアウトソーシング(経理代行)を利用する企業が増えています。これは、外部の専門業者や税理士事務所に経理業務を代行してもらうサービスです。

記帳代行・仕分けだけでなく、給与計算や請求書の発行などの業務をピンポイントで代行してもらうことも可能です。自社にとって負担になっている経理業務を洗い出し、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。給与計算のアウトソーシングについては、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 給与計算を業務委託で依頼するメリットと相場を紹介 – pasture

  • マルチディスプレイを導入する

マルチディスプレイとは、複数のディスプレイを並べてPC作業をおこなうことを言います。2つのディスプレイを使うことを「デュアルディスプレイ」と言い、3つのディスプレイを使うことを「トリプルディスプレイ」と言うのが一般的です。

マルチディスプレイのメリットは、単純に業務効率が上がることです。経理業務では同時に複数のファイルを扱うケースが多々ありますが、マルチディスプレイならわざわざ画面を切り替える必要がありません。複数のディスプレイで別のファイルを開きながら作業できるため、たとえば片方の画面でExcelを開きながら、もう一方の画面で会計ソフトに入力することも可能。複数のExcelを並べて比較するのも簡単ですし、Webサイトを参照しながら作業するのもスムーズです。画面の切り替えがなくなるだけで業務効率は大幅に向上し、ミスの低減にもつながります。

マルチディスプレイを導入するにはディスプレイを購入して経理担当者に支給する必要がありますが、性能にこだわる必要はありませんし、接続・設定も簡単です。すぐに安価で導入できるのも、マルチディスプレイのメリットだと言えるでしょう。

 

  • 書類のフォーマットを統一する

経理部門は社内の全部署と関わりがあり、各部署から様々な書類の提出を受ける立場にあります。その際、部署によって(もしくは人によって)書類のフォーマットが異なっていると、チェックミスが生じたり無駄な時間がかかったりしやすくなります。もし、各種書類のフォーマットが統一されていないのであれば、早急に「経理にとって分かりやすい」フォーマットに統一すべきでしょう。

 


経理業務を効率化できるおすすめのツール

経理業務を効率化するために導入したいおすすめのツールをご紹介します。

  • ビジネスチャット

ビジネスチャットはここ数年で広く普及しているコミュニケーションツールで、経理業務にも大きなメリットをもたらします。ビジネスチャットの主なメリットは以下のとおりです。

業務効率化

ビジネスチャットの主要な機能はメッセージ送信やファイル共有ですが、それ以外にも、Web会議やタスク・プロジェクト管理の機能なども備えています。タスクやプロジェクトの管理が容易になり、大幅な業務効率化につながります。

また、ネット環境があれば場所を問わずPCでもスマホでも使えます。経理業務のテレワーク・リモートワークを推進するうえでも、ビジネスチャットは必須のツールと言えるでしょう。

コミュニケーションの円滑化

ビジネスチャットは、チームや部署、プロジェクト単位でグループを作ることでその本領が発揮されます。複数人でのコミュニケーションの便利さは、メールとは比べ物になりません。特に、経理担当者は社内の関係部署とやり取りに追われますが、座席に行って話したり、内線で通話したり、メールでCCを設定してやり取りしたりするのは非常に面倒で、時間のロスにもつながります。その点、ビジネスチャットならスピーディーなコミュニケーションが促され、報・連・相も迅速になります。

ビジネスチャットには様々なツールがありますが、有名なところでは「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」などがあげられます。ビジネスチャットツールは社外の顧客や取引先とのコミュニケーションにも使えるので、シェアの高さで選ぶのもいいでしょう。

  • ScanSnap

ScanSnapは、領収書やレシートをスキャンしてデータ化できるスキャナーです。読み取りがスピーディーで、一度に複数枚をスキャンできるため、大幅な業務効率化がもたらされます。また、鮮明な画質でデータ化できるので、会計ソフトに取り込む際の認識エラーが起きにくいのもメリットです。

ScanSnapは、freeeやMFクラウド会計、弥生会計など、数多くのクラウド会計ソフトと連携しているので、対象の会計ソフトを導入している会社は併せてScanSnapを導入して損はないでしょう。


経理業務効率化を実現するシステムの選び方

経理業務を効率化するうえでもっとも重要な取り組みは、「システム化」だと言えます。システムを選ぶ際に重要なポイントを2つご紹介しましょう。

  • 必要十分な機能を備えたシステムを選ぶ

経理業務を効率化してくれるシステムは多々ありますが、システムを導入する際は「自社にとってネックになっている経理業務は何なのか?」を見極め、それを解消できるシステムを選ぶのが鉄則です。

必ずしも多機能なシステムが良いシステムとは限らず、「コストをかけて導入したけど、コストに見合った効果が得られない・・・」という失敗も少なくありません。経理現場の課題を把握したうえで、必要十分な機能を備えたシステムを選定するように努めましょう。

 

  • 誰でも簡単に使えるシステムを選ぶ

ある日突然、仕事のやり方を変えるのは簡単なことではなく、人は「慣れたやり方」に頼りがちです。システムを導入する際も、「使いにくい」「前のやり方のほうが早い」と思われてしまえば、そのシステムが浸透することはありません。

システム化を円滑に進めるには、ユーザビリティの低いシステムや、時間をかけて使い込まないと使えるようにならないシステムを選んではいけません。誰でもすぐに直感的に使えるシステムを選べるよう、いくつかのシステムを無料体験で試してみるのがいいでしょう


■まとめ~業務改善の効果を最大化できるサービス・製品を選択しよう

経理業務の効率化を図るには、自社の経理業務の現状を把握したうえで、IT化・システム化やペーパーレス化、アウトソーシングの活用など、最適な方法で業務改善を進めていく必要があります。

どんな方法で効率化を図るにせよ、他社の模倣ではうまくいきません。システム化を進める場合は、「自社のボトルネックを解消できるシステム・機能は何なのか?」といった視点が重要です。ペーパーレス化に取り組む場合も、「どの書類をペーパーレス化するのが効果的か?」、アウトソーシングを活用する場合も、「どの業務を代行してもらえば負担が軽くなるのか?」というように、業務改善の効果を最大化できるサービス・製品を選択するようにしましょう。

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