TOPお知らせ経理業務を効率化するためのコツは?非効率になってしまう理由とは – pasture

経理業務を効率化するためのコツは?非効率になってしまう理由とは – pasture

経理業務は、膨大な業務量のわりに少人数で対応している企業が多く、中小企業では一人の担当者がすべての業務を担っているケースも多々あります。そのため、経理業務は属人化しやすく、業務改善の一手を打ちにくいのが課題として指摘されています。効率が悪いのを分かっていながら、従来のやり方から脱却できずにいる経理部門も少なくありません。

今回は、経理が非効率になりがちな理由から、経理を効率化する方法、経理を効率化するメリットまで詳しく解説していきます。


■主な経理業務

経理業務を端的に表すなら、「会社のお金の流れを記録・管理する業務」と言えますが、その内容は実に多岐にわたります。会社によって「どこからどこまでが経理業務なのか」は違いがありますが、一般的に経理の基本業務と言えば、下記のような業務が挙げられます。

・掛金の管理

・現金・預金管理

・決算業務

・資産管理

・給与計算・年末調整

・税務申告

日々の業務、月次の業務、年次の業務という観点から整理すると、以下のようになります。

 

  • 日々の経理業務

・経費精算

・預金・現金管理

・売上・仕入取引の記録

・伝票・帳簿の記入 など

 

  • 月次の経理業務

・掛取引の管理・記録

・請求書の発行・管理

・給与計算

・所得税・住民税などの計算・支払い

・月次貸借対照表・損益計算書の作成 など

 

  • 年次の経理業務

・決算業務

・年末調整

・法人税・消費税などの計算・支払い

・社会保険料・労働保険料の計算・申告 など


■経理が扱う書類・帳簿

経理業務では、お金の流れを記録・管理するために多種多様な書類・帳簿を扱います。ほとんどの書類・帳簿は法律によって保存期間が定められているため、保存期間を正しく把握したうえで適切に管理していかなければいけません。

書類・帳簿の具体例 保存期間
・会計帳簿および事業に関する重要な資料

総勘定元帳、株主総会議事録、取締役会議事録、株式台帳

10年
・計算書類およびその附属明細書

貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表

10年
・取引に関する帳簿

仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳

7年
・取引証憑書類

請求書、注文書、契約書、領収書、預金通帳、借用書、振込通知書

7年


上記の保存期間は原則的な保存期間であり、書類や企業によっては例外規定もあるため注意が必要です。主な取引証憑書類の保存期間は、以下の記事で詳しく解説しています。

 

>> 注文書・発注書の保管期間は?電子保存の方法を解説 – pasture

>> 領収書の保管期間はいつまで?保管期間の注意点とは – pasture

>> 納品書の保管期間はいつまで?保管方法についても分かりやすく解説 – pasture

>> 契約書の保管期間はいつまで?法律上の保管期間と保存方法を紹介 – pasture


■経理業務が非効率になりがちな理由

非効率な経理業務に頭を悩ませている企業は少なくありません。経理業務が非効率になってしまう要因として挙げられるのは、主に以下の4点です。

・業務が属人化しがちで、改善のメスが入りにくい・「紙」での運用によるムダが多い

・ミスが許されないためスピードが犠牲になりやすい

・他部署とうまく連携できないと作業時間が圧迫される

 

  • 業務が属人化しがちで、改善のメスが入りにくい

経理は、会社に直接の利益をもたらす部門ではないことから人員も最小限に抑えられる傾向にあり、少人数で、もしくは一人の担当者がすべての業務を担っている企業も多くあります。そのため、担当者が独自の方法で業務をおこなっているケースは少なくありません。そうなると、外からは業務内容や問題点が見えづらく、改善のメスが入りにくくなってしまいます。

近年は、経理業務を支援してくれるITシステム・ツールが続々と登場していますが、新しいシステム・ツールの導入に消極的な企業も多く、経理担当者が使い慣れているシステム・ツールを使い続けることで、逆に業務効率の低下を招いているケースも見られます。

 

  • 「紙」での運用によるムダが多い

ペーパーレス化が叫ばれるようになって久しいですが、経理業務においては「紙」から脱却できない企業が目立ちます。経理業務は扱う書類が多いぶん、紙で運用・管理していると様々なムダが生じます。

請求書ひとつとっても、取引先同士のやり取りは未だに紙が主流です。請求書を紙で発行する場合、請求データを入力したら、請求書を印刷する → 印鑑を押す → 送付状を添えて封筒に入れる → 宛名書きをする → 切手を貼る → 投函する(郵便局に行く)という、極めて煩わしい作業が待っています。毎月発生するこのルーティンワークが、経理業務の効率化を妨げている一つの要因だと考えられています。

また先述したとおり、経理で扱う書類のほとんどは保存期間が定められています。紙で保存していると、規定されている保存期間分だけ書類を保管する必要があります。加えて、後で参照したいときに目的の書類を探すのに時間がかかってしまいます。

 

  • ミスが許されないためスピードが犠牲になりやすい

お金の流れを記録・管理する経理業務でミスが起きると、取引先からの信用を失いかねません。また、会計処理等でミスがあれば、税務調査が入った際に、加算税や延滞税などが発生して会社に損害を与えることもあります。

その意味で、経理はミスが許されない仕事だと言えます。しかし、「ミスが許されない」という意識が過剰になると、どうしても石橋を叩いて作業を進めるためスピードが遅くなり、業務効率は低下してしまいます。

 

  • 他部署とうまく連携できないと作業時間が圧迫される

経理業務は社内の全部署と関わりがあり、各部署から情報提供や書類提出がないと着手できない業務も多々あります。一方で、期限が設けられている業務が多いため、他部署との連携がうまくいっていないと、必然的に経理の作業時間が圧迫されてしまいます。

期限間近になっても情報提供がなかったり、書類確認のために時間をとられたりすると、経理に大きな負担がかかることになります。


■経理業務を効率化する方法

経理業務にはルーティンワークも多いため、工夫次第で大幅な業務効率化が期待できます。近年、ますます便利になっている経理支援システム・ツールをうまく活用できれば、業務効率は劇的に改善できることが想定できます。経理業務を効率化する方法として、ぜひ検討していただきたいのが以下の4点です。

・IT化・システム化を進める・ペーパーレス化を進める

・キャッシュレス化を進める

・アウトソーシングや派遣社員を活用する

 

  • IT化・システム化を進める

経理の効率化を図るために必須とも言える取り組みが、業務のIT化・システム化です。ひと昔前の経理業務はExcelを使うのが常識でした。しかし、昨今は経理の作業量が増加し、作業内容も複雑化しているため、Excelの事務処理能力では物足りない部分も多くなっています。

Excelに依存していると処理漏れやミスのリスクが高まることから、大企業を中心に「Excelからの脱却やシステム化」が進んでいます。経理業務のIT化・システム化を進めることで入力などの手作業が減り、作業時間の大幅な短縮が見込めます。

 

▼クラウド会計ソフトを導入する

「クラウド会計ソフト」や「経理ソフト」と呼ばれるシステムを導入することで、経理業務を効率よく進められるようになります。

クラウド会計ソフトは様々な製品がありますが、ほとんどの製品に、銀行口座やクレジットカードの明細が自動的に会計ソフト上に反映される機能があります。わざわざ手入力で記帳する必要がなくなるので、これだけでも作業時間は大幅に短縮されます。


▼経費精算システムや請求書発行システムを導入する

経理業務にはルーティンワークも多く、なかでも負担が大きいのが経費精算や請求書発行だと言われます。そのため、「経費精算システム」や「請求書発行システム」を導入して、ルーティンワークの効率化を図るのもおすすめです。ボトルネックになっているルーティンワークをシステム化するだけでも、業務効率化の効果を実感できるはずです。

 

  • ペーパーレス化を進める

経理業務においては数多くの書類を発行・受領し、それぞれの書類を法律で定められた期間、保存していく必要があります。書類の発行・保存を効率化するうえで欠かせないのが「ペーパーレス化」です。国も電子帳簿保存法の改正を重ね、ビジネス文書のペーパーレス化を推進しています。電子帳簿保存法については、以下の記事で詳しく解説しています。


経理関連書類を一斉にペーパーレス化するのは現実的ではないので、可能なものから徐々にデータでの管理へ移行していきましょう。請求書や契約書のペーパーレス化(電子化・データ化)については、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説! – pasture

>> 契約書の保管期間はいつまで?法律上の保管期間と保存方法を紹介 – pasture

 

  • キャッシュレス化を進める

小口現金があると、両替や現金の補充、現金出納帳の記入や金庫の管理など、煩わしい業務が発生します。小口現金の残高と現金出納帳の残高が合わず、原因特定のために無用な時間を費やすケースも少なくないはずです。このような非効率を解消するには、キャッシュレス化が欠かせません。

キャッシュレス化によって小口現金がなくなれば、現金を管理する手間も時間も不要になり、業務効率の改善につながります。社員数が多い企業ほどキャッシュレス化の恩恵は大きく、経理業務の負担を軽減できます。

 

  • アウトソーシングや派遣社員を活用する

近年、経理業務のアウトソーシング(経理代行)を利用する企業が増えています。これは、外部の専門業者や税理士事務所に経理業務を代行してもらうサービスです。

記帳代行・仕分けだけでなく、給与計算や請求書の発行などの業務をピンポイントで代行してもらうことも可能です。自社にとって負担になっている経理業務を洗い出し、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。給与計算のアウトソーシングについては、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 給与計算を業務委託で依頼するメリットと相場を紹介 – pasture

決算期や年末年始は、経理業務が特に忙しくなります。そのため、繁忙期だけアウトソーシングを活用する企業もありますし、同じ目的で繁忙期だけ派遣社員を活用する企業もあります。


■経理業務を効率化するメリット

経理業務を効率化することで得られるメリットは多くあります。特にインパクトが大きいところでは、以下の4点が挙げられます。

・タイムリーかつ的確な経営判断を下せるようになる・遅延やミス、不正のリスクを低減できる

・コストを削減できる

・テレワーク・リモートワークを推進できる

 

  • タイムリーかつ的確な経営判断を下せるようになる

目まぐるしく経営環境が変化する昨今、新型コロナウイルスの流行もあり、1年先も見通せない状況が続いています。企業が経営環境の変化に柔軟に対応していくには、すばやく試算表を確認し、迅速に経営判断を下す必要があります。そのためには、経理業務の効率化が欠かせません。

経理担当者が目の前のルーティン作業だけに追われている状況では、どうしても試算表が出てくるのが遅くなり、分析やアクションが後手に回ってしまいます。しかし、経理業務を効率化できれば、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。試算表の作成をはじめ、会社の数字をリアルタイムで報告できるようになれば、経営陣はタイムリーかつ的確な経営判断を下せるようになるでしょう。

 

  • 遅延やミス、不正のリスクを低減できる

中小企業の経理部門は少人数、もしくは一人の担当者が業務を担っているケースが多々あります。このような体制だと、どうしても業務が属人化しがちです。もし、経理担当者が突然退職することになったら、業務が大幅に遅延するリスクがあります。また、特定の担当者に依存している業務があるとチェック機能が働かず、ミスや不正のリスクも高くなります。

経理支援システムの活用などによって経理業務を効率化できれば、属人的な業務フローを改善することができます。経理担当者が突然退職した際の影響も最小限に抑えられますし、ミスや不正のチェック機能を持たせることも可能です。

 

  • コストを削減できる

経理業務の効率化によってルーティン業務に要する時間を削減できると、経理担当者の負担が軽くなります。結果的に、トータルの業務時間・残業時間の短縮につながり、経費の削減が期待できます。

また、経理関連書類のペーパーレス化によるコスト削減効果も見逃せません。関西大学の宮本勝浩名誉教授が試算した興味深い数字をご紹介します。

宮本勝浩名誉教授が、新型コロナウイルス感染症の影響によって進展している「請求書の電子化」による経済効果について計算した結果、日本の企業全体の利益は、約1兆1,424億2,182万円(年間)となりました。宮本名誉教授は、「請求書が電子化されることで、企業は紙の請求書郵送に必要な発送費用の削減、紙の請求書作成・発送作業の労働時間の削減によって大きな利益が得られる」と述べています。

※ 関西大学 プレスリリース「宮本勝浩名誉教授が試算。請求書の電子化による経済効果は約1兆1,424億円(年間)」より引用

 

  • テレワーク・リモートワークを推進できる

経理業務のIT化・システム化を進めることで業務の柔軟性が高まり、テレワーク・リモートワークを推進することができます。

たとえば、クラウド型の会計ソフトや請求書発行システムは、ネット環境さえあればいつでも管理画面にアクセスできます。いつでも、どこからでも、端末を問わず作業ができますし、複数人での管理も可能です。場所・時間を問わず経理の業務フローを回すことができるようになれば、経理のテレワーク化・リモートワーク化も現実的なものになるでしょう。


■まとめ~業務改善の効果を最大化できるサービス・製品を選択しよう

経理業務の効率化を図るには、自社の経理業務の現状を把握したうえで、IT化・システム化やペーパーレス化、アウトソーシングの活用など、最適な方法で業務改善を進めていく必要があります。

どんな方法で効率化を図るにせよ、他社の模倣ではうまくいきません。システム化を進める場合は、「自社のボトルネックを解消できるシステム・機能は何なのか?」といった視点が重要です。ペーパーレス化に取り組む場合も、「どの書類をペーパーレス化するのが効果的か?」、アウトソーシングを活用する場合も、「どの業務を代行してもらえば負担が軽くなるのか?」というように、業務改善の効果を最大化できるサービス・製品を選択するようにしましょう。

フリーランスとの取引が多い企業には、フリーランスに特化した発注・請求管理システム「pasture」がおすすめです。毎月の発注・請求業務を大幅に効率化でき、ヒューマンエラーも削減可能。請求書や発注書の電子化によってペーパーレス化も推進できる「pasture」の詳細はこちら

 

一覧へ戻る