紙の発注・請求書をデジタルシフト。内部統制をはじめ、効率的な発注と請求書処理の体制をpastureで整える

ーはじめに

北日本新聞社様は、2024年に創刊140周年を迎える富山県を代表する企業です。日刊新聞「北日本新聞」を約20万部発行し、県内シェアは約60%と高い支持を獲得。このほかにもWeb新聞「webun（ウェブン）プラス」の運営や美術展などのイベント企画運営、書籍の刊行など総合メディアとして事業展開されています。

多岐にわたる事業の中で、デザイナー、ライター、カメラマンなど業務委託の方々にお仕事を依頼することが多く、発注・請求書の処理業務が煩雑になっていました。抱えていた課題をpasture導入によりどのように解決されたのか、経理部長の堀岡様と請求書の管理を担当している窪田様にお話を伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】紙ベースの請求書のやり取りが、発注担当者の負担になっていた
・【pasture導入の効果】案件のステータスが「見える化」され、効率的な発注・請求書処理や内部統制強化を実現
・【pasture導入へのパートナーの反応】段階的な移行で、pastureへの抵抗感をなくす
・【pastureの魅力】パートナー情報の共有で制作物の質を向上させる

【pasture導入の背景】紙ベースの請求書のやり取りが、発注担当者の負担になっていた

―業務委託の方々と多く協業されていますが、どんな課題がありましたか

堀岡：新聞社は「職種のデパート」とも称されるように、一般的にイメージされる記者職だけでなく、広告営業やデザイン制作、イベント運営など仕事は多岐にわたります。それぞれの部署の仕事を成し遂げるには、取引先である専門性の高いパートナーの協力が不可欠で、具体的には広告デザインの制作・撮影、営業案件の取材、コラムの執筆などを依頼しています。pasture導入前は、細かい案件の発注から請求までのフローに課題を感じていました。

―発注から請求まで、どの様な業務フローだったのでしょうか

窪田：pasture導入前のフローですが、各部署の担当者が案件ごとパートナーの方々へ発注し、納品完了後に紙の請求書を受領。その後各部署に配置された経理担当者が支払伝票を起票し、経理部が取りまとめて振込を行うというフローでした。請求書はすべて紙ベースで取り寄せており、パートナーを多く抱える発注担当者にとっては大きな負担となっていました。また、経理部は支払伝票が起票されて初めて案件の存在を知る状況でしたので、支払いまでのフローのどの段階で作業がストップしているかがすぐにはわからず、現場とのやり取りが煩雑になっていました。現場担当者への催促も少し、負担になっていたかもしれません。

―pastureのことはどのように知り、何が導入の決め手となりましたか

窪田：私の個人的な知り合いが勤める会社でpastureを導入していて、数年前から話には聞いていました。お話したような課題意識で受発注管理システムを検討する中で、pastureに問い合わせたという経緯です。半年ぐらい検討して、pastureを導入しようと決めました。導入の決め手は、他社システムと比較して、コストパフォーマンスに優れ、UIがわかりやすい点です。見やすくシンプルで、誰にとっても使いやすいツールなので、我々だけでなく、パートナーさん達からも高評価をいただいています。導入にあたり、弊社内のスタッフが馴染めるかというところはもちろん大きなポイントでしたが、社外のパートナーも巻き込んで利用していただく形になるので、そういったお声を伺っていることにはほっとしています。

―導入に際して、社内外の理解を得るために行ったことがあれば教えてください

窪田：社外の取引先・パートナーさん向けには、pastureの担当の方にオンライン説明会を開催していただきました。基本的な操作方法やメリットなどを丁寧に伝えてくださり、皆様の理解が深まったと思います。また、紙の請求書からpastureへの移行は段階的に進めました。pastureではお仕事をパートナーに依頼をかければ、その情報と突合した状態で請求書を作成できるため、確認・転記する手間が省けます。パートナーさん達にはそういった利点を訴求しながら、徐々に紙からデジタルに慣れていただくフローを作っていきました。また、その後の社内からの問い合わせに対しては、pastureで用意していただいているヘルプページや有人のチャットを利用してもらうように積極的に呼びかけていきました。直接経理部に問い合わせがくることもありましたが、ヘルプページやチャット機能が充実しているので、作業手順や詳しく知りたい機能は担当者自身で調べることができます。皆さん実際に利用するうちにすぐに慣れていったかと思います。

 

【pasture導入の効果】案件のステータスが「見える化」され、効率的な発注・請求書処理や内部統制強化を実現

―具体的にどのような業務で、pastureをお使いいただいていますか

堀岡：弊社の場合、まずプロジェクトを営業部や事業部など部署単位で作成し、その部署の担当者がパートナーへ案件を発注しています。そして成果物の納品完了後、請求書を各担当者が取り寄せるところまでpasture上で行っています。請求書は基本的にパートナー側で作成いただき、弊社で確認しています。

―まだ導入間もないですが、現時点で効果を感じている点を教えてください

堀岡：導入前は、現場の担当者が通常業務に追われ、事務作業への苦手意識もあり、紙の請求書の取り寄せや処理が後回しになりやすい状況でした。pastureを利用することで、プラットフォーム上で案件発注を済ませれば、あとは経理部や同じ部署のメンバーも案件の進捗状況をすぐに確認できるため、周りからのフォローアップがしやすくなりました。

窪田：紙ベースの請求書のフローでは、担当者の手元で処理が滞る場合もあれば、パートナーさんがうっかり出しそびれることもありました。納品は完了しているのに、そこが漏れてしまうと、支払い漏れにつながったり、後から発注内容と請求書の内容を突き合わせたりするのに時間がかかっていて、負担となっていました。pasture上の請求書は、発注と結びついているので、確認がしやすいというところもあるのですが、内容が適切か、重複がないかなど気になる点があれば、経理の方ですぐに遡って確認することができます。

―社内で発注内容を共有できるようになったということですね

窪田：はい。pastureを導入して、案件発注から、請求書の受領、支払いまでの一連の流れが「見える化」できたことが大きなポイントだと感じています。「ステータス管理」の機能で、タスクや請求書ごとに、どの段階まで進んでいるかが一目でわかります。支払い期日が迫っているのに未処理の案件があれば、「リマインド」の機能を利用してパートナーへリマインドしています。これまでは発注先や金額、納期などの情報が社内で共有されておらず、担当変更による引き継ぎなどにも苦労していました。pasture導入後はパートナーとの契約内容や補足資料、過去の発注内容などもpastureで保管することができるので、属人化していた情報を社内で共有することができています。

―法令対応や内部統制整備の観点ではいかがですか

窪田：適格請求書発行の観点で申し上げますと、パートナーが事業者登録番号をお持ちか否かで経理の処理方法が変わってきますので、どちらの属性にあるかがきちんと管理できていることが非常に重要です。pasture上では、インボイスの登録番号を保有しているかがわかりやすく見えるようになっているので、確実な処理につながっています。pastureによって承認フローが導入され、請求内容の確認を取りまとめて行えるようになり、非常に効率的になりました。現場担当者が請求書を回収し、それを上長に提出。その後経理内で取りまとめられた内容を私が最終的に確認しています。このような承認のフローを確立できたことと、経理担当者が容易に発注内容や案件のステータスを遡って確認できるようになったことなど、内部統制的なフローをしっかりと強化できた点は良かったと思います

【pasture導入へのパートナーの反応】段階的な移行で、pastureへの抵抗感をなくす

―導入に際してパートナーの方々からの反応はいかがでしたか

窪田：弊社のパートナーには、20代～60代まで幅広い年齢層の方々がいらっしゃいます。中にはITに詳しくない方もいますので、段階的に導入することにしました。徐々にpastureに慣れていただく中で、手書きやパソコンで一から作成していた請求書をpasture上ではもっと楽に作ることができそうだ、と感じていただく方が増えていきました。pastureへの抵抗感を減らし、最終的にpasture上での請求書の発行に切り替えていただいています。導入初期の2～3ヶ月間は、月末の請求書作成時に、操作方法に関する個別の質問をいただくこともありましたが、その後は皆さん操作に慣れられたようで、問い合わせは減っていきました。現在パートナーとして登録いただいている人数は約300名で、そのうち毎月発注があるのは約100名です。pasture上のやりとりに問題なく移行いただけており、大変助かっています。

【pastureの魅力】パートナー情報の共有で制作物の質を向上させる

―pastureはどのような良さがあると思われますか

堀岡：弊社では、成果物のアイデアやクオリティを保証してくれるパートナーを重要視しており、登録していただいたパートナー1人ひとりを大切にしていく方針です。パートナーとの信頼関係を築き、最適な方へお仕事を発注することで、結果的に業務の効率性を高めると考えます。そのため、発注の履歴をきちんと管理できることや、社内で情報共有できることは、パートナーとの信頼の積み重ねにつながるpastureの優れた点だと感じています。