契約から支払いまで、部署を横断した業務をシームレスに。煩雑な契約フローもボタンひとつでスムーズに！

｜はじめに

経営管理支援プラットフォーマーのブリッジコンサルティンググループ株式会社様。日本No.１の会員数を誇る公認会計士ネットワークを持ち、多数のパートナー会計士の方への発注・請求業務にpastureをご利用頂くことで、スムーズで正確な運用を行っていらっしゃいます。

今回はpastureカスタマーサクセスの堀が、ブリッジコンサルティンググループ株式会社、執行役員の本田様、CTOの松下様、経理担当者の岡田様にインタビューをさせて頂きました。

｜サービスや事業内容、パートナーへの業務依頼について

 ― 貴社の事業について教えてください

独立した公認会計士の方（以下「パートナー会計士」）を中心に会計士.jobという自社運営サイトへ登録いただき、プラットフォーム化しています。現在、1,800名程のパートナー会計士が登録しております。主な事業内容は、内部監査や内部統制などのリスクマネジメントサービス（RMS）、新規株式公開（IPO）、IFRS導入や決算開示などのバックオフィスソリューション（BOS）、ファイナンシャルアドバイザリーサービス（FAS）を中心にクライアントの経営課題を解決すべく活動しております。専門的な知識・経験を持つパートナー会計士をアサインし正社員（コンサルタント）とチームを作り、サービス提供をしております。

 ― どういった背景でpastureの導入を検討しましたか？

登録いただいているパートナー会計士が、この２年で1,000名以上増加しており、比例して管理が煩雑になってきたため、pastureの導入を検討させていただきました。

｜pasture導入の背景、その効果とは？

煩雑だった契約書もボタン一つで解決できるように！

― pasture導入前の業務フロー、課題感を教えてください

導入前は、Excelで連番管理をしていて、ヒューマンエラーが起きやすい状況でした。具体的なフローとしては、クライアントと契約締結後、適切なパートナー会計士へ発注をします。コンサルタントが、クライアントとの契約書、パートナー会計士との契約書及び発注書などを全てWordで作成していました。

更に、バックオフィス側では、それらの書類の発送・受領管理のためExcelに転記していました。そして、最後に契約金額・発注金額などを一覧表にまとめて、会計処理や支払を行なっておりました。フロントであるコンサルタント及びバックオフィス側でそれぞれ無駄が生じており課題に感じていたためpastureを導入し業務効率化していこうと導入を決めました。

― pasture導入をして、どのような効果がありましたか？

コンサルタントがWordで都度作っていた業務委託基本契約書は、pastureとクラウドサインの連携で、ボタン一つで締結が完了できるようになりました。発注書はpastureの発注機能で完了します。ペーパーレスになったので、バックオフィスでの印刷、製本、送付などの作業は削減されました。pasture導入前は、サービス提供終了後にパートナー会計士から請求書を郵送してもらい、一枚ずつ封書を開封し、会計システムに入力し、支払うという作業を行なっていました。pastureを導入してからは手作業がなくなったこともあり、1.5倍～2倍ぐらいの量をスムーズに処理できるようになりました。

発注から振込まで業務がシームレスに

発注・請求・振込まで複数の業務を一つの入力で行えるところが魅力です。フロントからバックオフィスまで正確な情報がそのまま流れていくので安心です。パートナー会計士が請求書を提出し、担当コンサルタントが確認し、経理で最終確認するというフローで支払を行なっています。pastureとは別に業績管理ツールを使用しており、そちらと付け合わせることでミスがないかをダブルチェックしています。

パートナーの会計士・担当者・経理がスムーズにやりとりができるように

たくさんのパートナー会計士の方からの請求書に関するやりとりも、以前はメールで担当コンサルタントと経理をいれてやりとりしていましたが、全てpasture上でやりとりができるため、効率化されました。pastureの機能で締切日のアラートが出せるのもすごく便利です。

経理では、アクティビティログで直接メッセージが送れる機能を重宝しています。請求書の振込先が変わった際などの細かい部分の確認は、直接やりとりさせていただけてスムーズです。

 

承認フローが実装されて、より便利に

ツールの中に承認フローがあるのも非常にありがたいですね。実は、導入時には承認フローが実装されていなかったのですが、ご相談してpastureの機能として実装していただきました。

-ありがとうございます。大手企業さんが導入する際に、承認フローがあるかどうかを重要視されることも多く、ご要望いただいて実装できたこと、感謝しております。

― 導入時に苦労したことはありましたか？苦労があった場合、具体的にどのように乗り越えましたか？

導入を「導入プロジェクト」として意識し、マイルストーンを置きながら一気に進められました。導入時にpastureチームが伴走してくださったお陰かなと感じています。社内外向けにマニュアル作成キットをご提供いただき、カスタマイズして一気に導入を進めました。導入1～2ヶ月は多少質問などはありましたが、現在ではスムーズに運用されています。パートナー会計士からの質問も少なかったです。

このようなツールの初期導入には少なからず負荷がかかることが想定されていましたが、当初想定したほどの負荷はかかりませんでした。初めてでも使いやすい使用感かなと感じています。

もともとの業務を効率化したいという思いはみんなが持っていたのも大きいですね。社内には、「新しいツールに慣れるのは大変でも、導入することでより良くなるなら取り入れよう！」というマインドの人ばかりでした。

｜今後の展開について

― pastureを導入検討されている方へメッセージをお願いいたします。

導入時点が一番労力を必要とすると思います。私たちの場合、現状のフロントからバックオフィスまでの業務の流れを把握した上で、理想的な業務フローを作り導入をすすめたので比較的スムーズに運用できています。またフロント・バックオフィス共に役割分担を理解した上で進めていく必要があると思います。使いこなせれば、必ず業務省力化に繋がると思います。