事業拡大後の取引にも耐えうる発注〜請求フローを構築。パートナーエンゲージメントを高めながら、業務の効率化を実現！

ーはじめに

「すべての個性が調和した世界をつくる」をビジョンに掲げ、3ヶ月10STEPでやりたいこと探しを終わらせるコーチングプログラム「自己理解プログラム」と、コーチ養成講座「自己理解コーチアカデミー」を提供する株式会社ジコリカイ様。

代表の八木様の著書『世界一やさしい「やりたいこと」の見つけ方』が話題になり、事業拡大となりました。一方で100人のフリーランスとの契約を想定した、発注・請求書の管理や発行をどうするかに頭を抱えていらっしゃいました。それらの課題はpasture導入によってどのように解決されたのか。経営企画から、経理・情報システム・お客様やパートナー対応などのバックオフィス面を一手に担当される、経営推進部の桐谷様に詳しく伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】請求書の手戻りや問い合わせをなくす。急増するパートナーに対応できる体制をpastureで構築
・【pasture導入効果】8倍に増えたパートナーを工数増やさず一人で管理
・【pasture導入後の反応】パートナーからの問い合わせはほとんどない。pastureは企業もフリーランスも使いやすい仕組み

【pasture導入の背景】請求書の手戻りや問い合わせをなくす。急増するパートナーに対応できる体制をpastureで構築

―最初にpasture導入前の課題について教えてください

事業拡大にあたり、元々代表の八木が提供していたコーチングサービスを、他の人でも実施できるようにプログラム化し、2021年から「自己理解コーチ」の養成をスタートさせました。目標は3年後に100人のコーチ体制にすること。つまり、100人のフリーランスのコーチの方々とやりとりをするということになります。経理は私が一人で担当していたので、100人分の発注から支払いまでのフローを想像して、正直頭を抱えていました。

―1人でフリーランス100人の管理は大変ですね

はい。私も元々フリーランスだったので、請求書作成の大変さもわかります。消費税や源泉徴収税の計算は厄介ですし、インボイス制度が始まることもわかっていました。副業解禁の流れによって、簡単に仕事を始められるようになりましたが、そういったことが苦手な方々も多い。請求書修正のやり取りに手をかけていられないと感じていたのと、加えてインボイス制度や改正電子帳簿保存法の話もありました。自社だけで管理するのは無理だと思い、何か良いツールがないか探すところからスタートしました。

―pastureのことは何で知りましたか

まずは「請求書管理」といったワードでネット検索するところから始めましたが、なかなか良いサービスに出会えませんでした。ただ単純に請求書をPDFで管理し、データで送付するというサービスが多くて。それ以前の管理は自分たちでやらないといけない、全然DXではないなと思っていました。その後pastureと出会い、担当の方の話を聞く中で、このサービスであれば自分たちで100人を管理することができそうだと思いました。フリーランスマネジメントシステムという言葉もその時に知って、他のサービスも調べましたが、当時はpastureと比較できるようなサービスは出てこなかったと記憶しています。

―導入にあたって特に重視した点を教えてください

一番は請求のフェーズですね。支払い額の把握が手集計だったのと、請求書をフリーランス側に作成いただいていたので、どうしても間違いが起きやすく手戻りが多かったので、そこを改善したいと思っていました。また、正社員として企業で働きながら副業として弊社の業務を行なってくださる方も多く、初めて確定申告する方も多いと想定していました。個別の問い合わせが増えるのは極力避けたく、支払調書の発行についてもシステムの中で完結させたいと考えていました。あとは法令面への対応です。小さい企業ですべての情報を把握し、都度フローを変更するのはなかなか難しいので、その点をシステム側にお任せできるのは安心でした。

 

【pasture導入の効果】8倍に増えたパートナーを、工数を増やさず一人で管理

―導入後、どのような効果を感じていますか

3年前、導入当時のパートナーID数は10名未満だったのに対し、現在は約8倍の80名程度にまで増えました。しかし、変わらず私一人で回せています。請求書については弊社で代理作成*しており、フリーランスの皆さんにはpasture上で承認ボタンを押していただくだけです。手戻りはほぼ発生していません。完全にゼロではありませんが、あっても月1、2件です。それも発注の際の登録の間違いであったり、発注先との認識の違いが原因であったり、請求時のミスではありません。発注情報に紐づけて請求書を作成できるので、そもそも間違いが起きにくい仕組みになっているのがありがたいです。

*pastureの請求書作成機能は取引先(パートナー・業務委託の方々)に請求書を作成いただく形、企業側で作成しパートナーで承認いただく形のどちらも可能です。

―間違いがあった際の修正のやり取りはどうされていますか

ほとんど間違えはありませんが、たとえ間違いが起きたとしてもpasture上で簡単に修正できます。以前のようにパソコンのフォルダから請求書のPDFファイルを探して、作り直すという煩雑さはなくなりました。ミスがあった際の確認もpastureの中でやり取りができて、ログが残るのもいいですね。さらに、まだどなたが請求書を承認していないかも一覧でわかるので、一括コメント機能でリマインドも一斉に送れることはとても便利です。

―気にされていた法令面への対応についてはいかがでしょうか

インボイス制度については、パートナーの皆さんに事業者登録番号を登録していただいて、企業側で課税か非課税事業者かの判別がつくことや、免税事業者が請求書に消費税を乗せられないようにできる設定も便利です。適格請求書の要件を満たしているかの確認作業が必要ないことも助かっています。電子帳簿保存法についても、保存の仕方や変更した時のログの残し方などさまざまなルールがあるので、その点をお任せできるのは安心ですし、気になることがあっても担当の方に気軽に質問できるのがありがたいですね。

―その他、活用されている機能があれば教えてください

フリーランスとの取引以外でも、基本的にすべての請求書をpastureシリーズの「pasture請求書受取**」で管理しています。請求書をデータで送付してくる相手先には、クラウド上にアップしていただけるようご案内していますし、ダウンロードが必要な場合は自分でアップしています。

**pasture請求書受取は現在、「請求書回収β版」のサービスとしてご案内しております。詳細はこちら

【pasture導入後の反応】パートナーからの問い合わせはほとんどない。pastureは企業もフリーランスも使いやすい仕組み

―パートナーの反応はいかがですか

まず、請求書を作らなくていいのが楽と言われます。請求作成作業に手間がかかるという声は一切聞かないですね。請求書を作成して送付しようと思うと、どうしてもパソコンが必要になってきますよね。pastureは承認作業だけならスマートフォンで移動中でもできますし、便利かと思います。正直なところ、フリーランスの方々への発注を増やしていくにあたり、「請求書ってどうやって作るのですか？」といった初歩的な質問が出ることも想定していました。pastureのおかげで、そういった個別のやり取りを発生しない体制をつくることができたのは大きいです。パートナーさんの年齢層は20代から50代まで幅広いですが、pastureならそもそもフリーランス側で請求書を1から作成していただく必要がなく、最初のアカウント登録で住所や口座を登録していただくだけです。その点についてもわかりやすいマニュアルキットを導入時用意していただけたので、パートナーに登録の仕方がわからないと聞かれたことは一度もないです。

「pastureについては初めて知りましたが、こんな便利なサービスあるのですね！」というお声をいただいたこともありますよ。

―それは嬉しい反応です。今後もパートナー様の人数は増やしていく予定ですか

はい。次の3年ではさらにフリーランスを増やしていきたいと考えています。繰り返しになりますが、現状パートナーさんからの問い合わせはほとんどなく、先月分の請求書を月初に一斉に送るだけで済んでいます。また、一人で対応できているので、他の人に引き継ぎ教育するための指導やマニュアル作成の時間も発生していないのは大きいです。pastureをさらに活用し、さらなる事業拡大に耐えられる仕組みを構築できたと思います。