法令を遵守しながら契約から発注までにかかる労力とコストを削減

ーはじめに

プロフェッショナルに特化した人材サービスとソリューションサービスを提供する、みらいワークス株式会社様。個人のライフステージに合わせた多様な働き方の機会を提供するプラットフォーム事業を展開されています。2012年にスタートさせた独立プロフェッショナルのためのビジネスマッチングサービス「フリーコンサルタント.jp」をはじめとする各種サービスの登録プロフェッショナル数は38,000名、クライアントは3,200社を超える（2022年3月31日時点）など、成長著しい企業です。

同社は、多様な働き方を推進しており、正社員だけでなく業務委託のパートナーも多いため、管理業務の煩雑さと法令を遵守した効率的なオペレーション構築に課題を抱えていらっしゃいました。導入後に、どのような課題解決を実現できたのか、経営管理部の池田真樹子さんと髙田澄香さんに詳しくうかがいました。

▼目次
・【pasture導入の背景】契約〜請求の管理にかかる労力とコストをなくしたい
・【pastureの導入効果】一元管理で業務の負担を軽減！担当者の伴走が安心感につながっている

【pasture導入の背景】契約〜請求の管理にかかる労力とコストをなくしたい

―まず、おふたりのミッションを教えてください。

池田：経営管理部のミッションは、「会社を守り、フロントが攻める体制を創り出す」ことです。
守りの解釈は致命的なリスクの排除です。パートナーと働く上では各種の法令遵守が重要になるので、私たち経営管理部で法令に対応したオペレーションを構築し、フロント部門が安心して働ける環境を作っています。ただの守りでは攻めのスピードを落としてしまう可能性もあるので、スピードを落とさずにフロント部門が攻められる環境作りを意識しています。

ーパートナー様の職種や依頼されている業務内容について教えてください。

 髙田： プロジェクト導入や運営担当者、また営業を推進していただく方など、さまざまな職種のパートナーに依頼をしています。パートナーの採用経路は、知人の紹介やホームページへの問い合わせなどが多いです。私たちが手掛けているビジネスにも通じるのですが、社員や業務委託など、雇用形態によって担当する仕事に大きな違いはありません。ライフステージに合わせて契約形態を選択できる柔軟性があり、業務委託から社員になる人、反対に社員から業務委託になる人もいます。

基本的には、当社のミッション「日本のみらいの為に挑戦する人を増やす」や、ビジョン「プロフェッショナル人材が挑戦するエコシステムを創造する」といった世界観に共感してくださる方が、パートナーとして当社にジョインしてくださっています。 

ーでは、pasture導入前の契約から請求までのオペレーションについて伺えますか？

髙田：契約書・発注書・請求書はエクセルなどのデータでやり取りしていました。総務部門で内容をチェックして書面を作成。業務が完了したら発注主となる所属長が業務報告書にサインをして、請求書と合わせて総務に提出していました。その後、パートナーの提出した請求書を総務に提出し、それを経理に連携するという流れでした。

ー当時はどのような部分に課題がありましたか？

池田：課題は大きく2つ「回収にかかるコスト」「管理の煩雑さ」です。1つ目については、毎月パートナーに請求書と業務報告書を送っていただく必要がありますが、発注主承認が完了した書面が期日までに提出されない場合もあり、追いかけるリマインドコストが非常に高かったです。2つ目は、契約書の締結有無や請求書の提出状況をエクセルで管理していたのですが、そこの管理表への記入が漏れたら、正しい状況を確認できません。いずれも、人の手作業に頼り過ぎていることが課題でした。

【pastureの導入効果】一元管理で業務の負担を軽減！担当者の伴走が安心感につながっている

ー契約から請求までにかかる管理コストに課題を感じられていた中で、pastureの導入を検討されたきっかけは何だったのでしょうか？

 池田：きっかけは電子帳簿保存法の改正です。もともと別のツールで対応をしていました。ただ、業務委託の発注主は事務作業に不慣れなフロント部門になります。法令改正によって事務作業が増えることは、業務工数および心理的負担の増加につながってしまいます。

重要なのは、社外のパートナーと働くにあたり、法令遵守ができているかどうかコーポレート部門が確認し、フロント部門は安心して本来の業務に集中できることです。そこで、最適なオペレーションを検討するようになり、パートナーについては、pastureの活用を選択。既存のワークフローシステムから切り出してツールを導入することになりました。

ーpastureを導入したことで、解決できた課題や良かった点を教えてください。

 池田：発注書発行と請求書回収担当は格段に楽になりました。pastureでは、発注書と請求書を一覧でみることができ、どのような状況か一目瞭然に管理できます。以前は、あちこちに散らばっているデータを確認して状況を把握していましたが、pastureだけで完結できるようになったので助かっています。

また、経理への連携も紙からデジタルデータへと移行できたことも、経理業務の工数削減に繋がりました。

ーpastureの導入に際して、大変だったことはありますか？

 髙田：パートナーの9割は、スムーズに理解いただけましたが、一部の方については新しいツールを利用することに抵抗をお持ちでした。紙ではなくシステムを利用することに対して抵抗感があったようです。

最初の1ヶ月は既存のフォーマットで提出されたり、使い方について電話での問い合わせをいただいたこともありました。2ヶ月目以降は質問も減り、請求書の提出スピードも早くなったのですぐに慣れていただけたと思っております。

ー最後に、pastureの導入を検討いただいている方にメッセージをお願いします。

 池田：「発注から請求まで一元管理できる」というのは、思っている以上に作業効率向上と精神的負担を減らすことができます。またpastureでは、不明点を質問できる有人チャットの用意があるのですが、問い合わせにスピーディー、丁寧、的確に答えていただけるので導入後も安心して利用することができます。

 髙田：  pastureは導入後も担当カスタマーサクセスがつき、定期的なフォローを行っていただけます。足りない機能についても改善を前向きに検討してくださり、我々の課題感を真摯に受け止めてくれるので安心感につながります。

新しいシステムを導入する際、少なからず抵抗感はあると思います。もしかしたら現場からの反発の不安もあるかもしれません。でも、pastureの場合は、担当の方に伴走していただける心強さがあります。そして何より導入後はこれまで抱えていた業務の負担が減るはずです。最初の大変な時期を乗り越えたら、その後は業務が楽になる、ということをイメージして、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。