パソコンが苦手な方でも安心！子育て中の忙しいママでも、スマートフォンで簡単に請求業務が可能に

｜はじめに

「おひるねアートは世界を救う」というビジョンを掲げ、イベント企画や運営、講師の育成をされているおひるねアート協会様。講師のほとんどが育児中のママですが、発注・請求業務にpastureをご利用いただくことで、育児や家事で忙しいママでも働きやすい環境を実現しています。
今回はカスタマーサクセスの橋本が、関西事務局 事務局長の安食様にインタビューさせていただきました。

｜サービスや事業内容、パートナーへの業務依頼について

 －貴社のビジョンやサービスについて教えてください。

「おひるねアート」とは、赤ちゃんに背景や小物をつけて撮影する赤ちゃんと一緒に作るアート写真のことです。当協会では、おひるねアート撮影イベントの企画や運営、おひるねアート撮影会を開催する認定講師の育成を行っています。
この活動を通じて、あっという間に成長してしまう貴重な赤ちゃん時期をより可愛く残していただきたい、さらに撮影を通じて家族の思い出作りのお手伝いをしたい、と考えています。
また、協会の認定講師として活動する方たちは、ほとんどが小さいお子様をお持ちのママ。「講師自ら子育てを楽しんでほしい」という思いから、子どもがいても働きやすい環境作りにも力を入れています。

－pastureは具体的にどのようにご活用されていますか？

私どもの協会で行う認定講師育成プログラムを受講された方が「おひるねアート」という名前を使い、全国で撮影会やイベントを開催しています。
事務局では、各地のイベントへ講師の方を派遣しており、講師の方への発注・請求業務にpastureを使用しています。派遣する講師が決まったらpastureで発注し、案件を受けたタイミングで「開始前」、講師が派遣先と打合せを始めたら「作業中」、イベント終了後に「提出済み」に案件のステータスを変更するというルールで、進捗を管理しています。

｜pasture導入の背景、その効果とは？

PCがすごく苦手な講師からも「簡単」との声

－pastureを導入される前は、何を課題に感じていらっしゃいましたか？

pastureを導入する前は、イベント日程や支払い額などをすべてExcelで管理していたのですが、講師数が500人にまで増えると手入力によるミスや、計算式の不備によるミスも増え、限界を感じるようになりました。
講師とのやり取りをするツールもFacebookグループ、Messengerアプリ、メール、LINEと徐々に分散し、どのツールで何の依頼をしたか分からなくなってしまうトラブルも増えてしまって。中には、定期的に依頼をしている講師には金額が曖昧なまま発注することもありました。

また、協会に所属する講師の方には、パソコンなどのITシステムが苦手な方が多く、かつ小さいお子様を抱えていらっしゃいます。だからこそそういった方でも簡単に、片手間でできるような事務処理の仕組みを作らなければならないと以前から思っていました。
この先も講師数が増えるならば早めに管理体制を整える必要があると思い、知人に教えていただいたpastureへ問い合わせたんです。

－pastureを使った講師のみなさんの反応はいかがでしたか？

pastureは1回触ると使い方をほぼ理解してもらえますし、パソコンがものすごく苦手な講師の方から「私でも簡単に操作できるから大丈夫」との声も上がっていて嬉しかったです。今までどんなシステムを導入しても「ログインの仕方が分かりません」といった質問が必ず上がっていたのですが、pastureはそれがないですね。

－100人ものパートナーを1週間程度でpastureに招待されたと伺いましたが、どのように準備をされたのでしょうか。

まず、頻繁に案件を受けてくださっている講師2～3人にテスト的に発注して、電話で説明しながらpastureを触ってもらいました。それが終わり次第、他の講師の方たちにも詳細をお伝えして、リアルタイムで動いている人を優先的に招待していきました。
育児の合間に片手間でも事務作業ができるように、スマートフォン用のマニュアルを用意したこともあり、大きな混乱なく準備ができました。

 

スマートフォンで簡単に請求業務が可能に

－pastureを導入して良かったことを教えてください。

良かったことは大きく分けて2つあります。

1つ目は、案件管理を一元化できること。pasture導入前までは、誰に何の案件を振っていたかを確認するために何度もメールを遡っていましたが、pasture導入後は過去の案件も含め一覧で確認できるので便利です。請求の抜け漏れもなくなりました。

2つ目は、経理業務をアウトソースしやすくなったことです。以前からアウトソースしたいと思っていたのですが、必要な情報が分散していて情報共有の仕方に悩んでいました。pastureがあれば、全ての情報がpasture上に集まるので、依頼がしやすくなります。これを機に在宅秘書の方に経理業務をお願いしてみようと思っています。

－pastureを使う前は、請求書のやりとりはどうされていましたか？

以前はExcelでフォーマットを作り、講師の方からメールにて請求書を送付していただいていた時期もありました。しかし源泉税が引かれていなかったり、金額の不備が多かったりしたので、事務局側のチェックの手間を鑑みて請求書を廃止し、最近は事務局で支払い明細を作って対応していました。
pastureは誰もが決まったフォーマットで、金額の不備なく簡単に請求書を出せますし、パソコンではなくスマートフォンでも確認できるので、パソコンなどのITシステムが苦手な方も安心して使えると思います。

｜今後の展開について

パートナーとともに、子育てを楽しめる環境を作る

－パートナーとの日々のやり取りで意識されていることはありますか？

小さなお子様を抱えながら働くママが多いからこそ、「スムーズに仕事しやすい」「一緒に働きたい」と思ってもらえるような仕組み作りを意識しています。育児と両立しながら働くのはすごく大変ですからね。子育ても仕事も楽しむママがそばにいればお子様もきっと幸せでしょうし、そんなお子様たちが大人になった時に幸せな世界を作っていきたいなと思っています。
とはいえおんぶにだっこではなく、家事や育児と両立しやすいストレスフリーな仕事環境へと整備しつつも、お互い責任を持って仕事ができる関係性ではありたいです。

－今後の事業の方向性を教えてください。

赤ちゃんのかわいい写真をただ撮るだけではなく、おひるねアートの思い出作りを通じて、ママが子育てを楽しめる環境を作っていきます。また、自分たちの活動を通して「子育ては辛い」というイメージも払拭していけたら嬉しいですね。それを実現させるためにまずは認知を広げたいですし、講師の方たちにも活動の場所を広げていただきたいです。

－最後に、pastureを検討中の方へメッセージをお願いいたします。

お子様の預け先の関係で一般の企業では働けずにいるけれど、多彩なスキルをお持ちのママはたくさんいらっしゃいます。パソコンが苦手な方でも簡単に使えるpastureを導入すれば、お互いのストレスを最低限に抑え、個々の能力を最大限に発揮して働ける環境を作れるのではないでしょうか。