案件の進捗管理と、期日通りの請求書回収を可能に。パートナーと企業双方が安心して取引できる体制を構築

ーはじめに

株式会社Pictoria様は「エンタメの境界線を、溶かす。」をミッションに掲げ、2017年の創業以来のVTuber関連事業、最新のAI技術を活用したAITuber事業、そしてWeb3関連事業を軸に、自社開発のIPコンテンツをグローバルに展開されています。

事業が急成長を遂げる中、クリエイターへの業務依頼数も増加する中で、月々の発注や請求・支払いの管理が煩雑になっていた際、ソリューションとしてpastureを導入されました。今回は、CFOとして財務をメインに、バックオフィス全般の業務責任者である谷本様にお話を伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】フリーランスへの依頼が増加する中で、案件の正確な管理ができていなかった
・【pasture導入の効果】発注から請求まで案件ステータスの一元管理一を実現
・【パートナーからの評価】不慣れな方でも簡単に、正しく請求書を作成できる
・【pastureの今後の活用】パートナー人数を10倍に増加予定増加予定。pastureで人的コストを増やさずに対応する

【pasture導入の背景】フリーランスへの依頼が増加する中で、案件の正確な管理ができていなかった

―フリーランスの方々へ、どのようなお仕事を依頼されていますか

さまざまなコンテンツを製作する中で、クリエイター、イラストレーター 、3Dモデラー（グラフィックのキャラクターを3Dの形状にモデリングし、立体的なキャラクターを作成するクリエイター・エンジニア）など多くのフリーランスと業務委託契約を結んでいます。人数で申し上げると、毎月約50名の方に仕事を依頼しています。

―pasture導入前の課題とツール導入検討の背景を教えてください

フリーランスで活動しているクリエイターの方々は事務的な作業があまり得意でない方も多く、請求書が期日通り送られてこなかったり、送付いただいても内容に間違いがあったりというのが実状でした。税金の計算ミス、特に源泉徴収税の計算を間違えていることが非常に多かったです。特に、独自のエクセルフォーマットで作成された場合など、計算式が間違っていることがよくありました。請求書もかなりの枚数になるので、弊社の発注担当者もチェックしきれずにそのまま経理に渡り、振込期日が近づいてから間違いに気づいたり、請求書の未着に気づいたりといったことも起きていました。

このような発注と請求書回収業務の煩雑さを解消するために、ツールの導入を検討し始めました。せっかくツールを入れるのであれば、請求のフェーズだけでなく、発注から請求書の回収・支払いまでの一連の流れを一括で管理できるサービスにしたいと考えました。

―ツールを検討される中で、pasture導入の決め手は何でしたか

請求書を回収した後の、振込データや仕訳データを作成するのに便利なサービスはたくさんありましたが、請求書の作成の時点からサポートしてくれたり、受発注についても同様の支援をしてくれたりするサービスはpasture以外に見つからなかったので、ほとんどpasture一択で決めました。また、基本的なのですが、slackと連携できることも重要でした。

―サービスの検討から導入まではどういった流れで進みましたか

弊社の代表がpastureを見つけてきて、その後サービスの提案を受けました。経理の一部をアウトソースしている税理士や、メインで発注機能を使う事業部の役員にも意見を聞いた上で、概ね良さそうという反応だったので、導入を決めました。pastureのことを知ってから導入まで１週間ぐらいで決まったと思います。

【pasture導入の効果】発注から請求まで案件ステータスの一元管理を実現

―どのような業務にpastureを活用していますか

受発注と請求書のやり取りです。新しいパートナーにはアカウントを登録いただき、pasture上でプロジェクトに追加し、具体的なタスクを発注しています。

―特に課題として挙げられていた請求のフェーズでどういった効果がありましたか

以前は、パートナーごとに書式の異なる請求書が送られてきて、その都度弊社で確認すべき項目がどこに記載されているかを探していました。金額も、計算が合っているかどうか再度計算しチェックしていました。pasture導入後も間違っていた場合は訂正の依頼をかけますが、確認に費やす時間は随分と減ったと思います。また、pasture上で依頼したタスクの進捗が分かりますし、未回収の請求書がある場合は個別にリマインドをかけていけるので回収はとても効率的になりました。

―発注まわりでの効果はいかがですか

発注関連では、発注書を作成できるようになったのはまず大きいです。依頼する案件をタスクとしてpasture上で作成しますと、自動で下請法に則した形で発注書が作成されます。定期的に依頼しているタスクで、毎月同じペースでのイラスト制作の発注も、担当者が意識せずに自動発注を行うことができ、業務効率化の効果があったと実感しています。

―案件の一連の流れを一括で管理できる点も、検討時に重要視されていましたよね

はい。現状、発注から請求書の回収・支払いまでをpasture上ですべて完結できているので、その点は「達成できた」と思っています。以前はエクセルで案件を管理していましたが、情報の漏れも多く、発注が正しく行われているか、スケジュールが予定通り進んでいるのかどうか、担当者ではないとわからない状態でした。

導入後は、今月発注した案件がどのくらいあって、翌月に請求はこのくらい来るだろうというと把握することもできるようになりましたし、案件のステータスが管理できているので、請求書が期日までに回収できないという問題も無くなりました。さらに、依頼した案件の変更履歴もpastureで残るので、発注内容と請求書をいつでも照合でき、助かっています。

―経理業務との連携はうまくいっていますか

pastureからCSVデータで請求情報をエクスポートして、会計ソフトにインポートしていますが、とてもスムーズに行えています。これにより、プロジェクトごとの収支を見られるようになりましたし、締め作業もすごく楽になりました。

―承認フローなど内部統制強化の観点ではお役に立てていますか

発注する際には、担当者が起案し、事業部の責任者が承認。請求書は、事業部の担当者が受け取り、責任者が承認し、その後、経理の責任者が最終的な承認をするというフローにしています。メールなどでやり取りしている中では、こういった承認フローは組めないので、pastureを導入して良かったと思います。あと私の立場で言うと、弊社で行われている取引を一望できるようになったので、今後の計画がつくりやすいとったことにも繋がっています。そういった意味でもpastureが内部統制整備の一助になっている実感があります。

【パートナーからの評価】不慣れな方でも簡単に、正しく請求書を作れる

―パートナーの方々からの評判はいかがですか

発注も請求書の提出も特に問題が起きておらず、スムーズにpastureを使っていただけています。改めて、パートナーの立場でpastureを見ると、同様のプロジェクトで複数の企業と関わっている方が多いと思うので、アカウント一つで複数社とやり取りできるのは便利なのではないでしょうか。

―「正しい請求書を作成する」という観点ではいかがでしょうか

そうですね。優れたUI/UXで請求書を作成しやすいpastureのようなツールは、パートナーの方々にとってのメリットも大きいと思っています。例えば、クリエイターの方の中には趣味の延長で仕事を受けている方もいらっしゃいますし、アウトソーシングのプラットフォームを活用してしか仕事を受けたことがない、という方もいます。そういった場合、納品完了したら自動的にお金が振り込まれるよね、といった感覚の方もいて、そもそも請求書を作ったことがないというケースもあります。請求書作成が不慣れな方々でも、使いやすいというところはpastureがクリエイターの方々に評価されている点なのでは、と思います。また、正しい請求書を作ることができるので、企業側からの指摘や差戻しを何度も受けなくて良いという点で、随分と負担が軽減されているのではないでしょうか。

 

【pastureの今後の活用】パートナー人数を10倍に増加予定。pastureで人的コストを増やさずに対応する

―今の事業規模でpastureを導入していなかったら、と考えることはありますか

はい。まず、締め作業は確実に遅れていたと思います。pastureの導入以前は、パートナーとやり取りする手段はさまざまでした。メールだったりSNSのDMだったり。そうすると、請求書の間違いや未着など何か問題が起きたときに、それぞれ確認方法が異なるので、取引先が増えるたびにプラスで時間的なコストがかかっていたと思います。現状、毎月50人程度のパートナーとのやり取りが発生していますが、一年前と比べると約2倍の規模感です。しかし、pastureを導入していたことで、人的リソースは増やさずに済んでいます。今後規模が増えていっても、コストを増やさずに対応できると感じています。

―今後もフリーランスや業務委託のパートナーは増えていく予定ですか

そうですね。事業規模の拡大に伴って、業務の外注は増えていくと思います。ここ3年ぐらいで考えると、今の10倍ぐらいの依頼規模になっているのではないでしょうか。pastureもどんどん進化していくと思いますので、引き続き目一杯活用させていただきます。