多様なパートナーとの発注請求業務を一元管理。締め作業を83%効率化に成功。事業の成長をpastureで加速する!

ーはじめに

ビジネスパーソンに向けた経済やビジネスの情報を発信するPIVOT株式会社様。元TBSアナウンサーの国山ハセンさんが映像プロデューサー就任したことでも大きな話題を呼び、2023年8月にYouTube公式チャンネルの登録者数80万人を突破しています。

PIVOTでは創業当初からpastureを導入することで、映像クリエイター・フォトグラファー・ライター・翻訳家といった多様なクリエイターとの迅速な取引を実現。pasture導入を担当されたコネクトチームの國森理恵さんにお話を伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】事業の急成長において、請求管理業務が負担に
・【pasture活用の効果】多様な職種のパートナーへの発注・請求処理を一元管理
・【pastureを検討中の方へ】3時間掛かっていた締め作業が30分に短縮

【pasture導入の背景】事業の急成長において、請求管理業務が負担に

―最初にpasture導入前の課題について教えてください。

「PIVOT」サービスローンチに向けてコンテンツ制作が佳境に入っている中、パートナーへの発注や請求処理の煩雑さが業務の負担となっていました。請求書の宛先や口座番号の間違い、源泉税の有無のミスなどで請求書の差し戻しが発生することも多く、100名以上のパートナーとのやり取りには大幅な時間が取られていました。また、私は総務・経理・労務・情報システムなどコーポレート業務全般を担っていたため、業務効率化は急務でした。加えて、将来を見据えて、創業当初から業務フローを整えて、発注請求情報をデータとして保管できる状態を作っておきたいと考えていました。

―pastureを知ったきっかけは何でしたか？

サービスに関するリリース記事を見ていたことと、既にpastureを利用しているフリーランスのパートナーがいたため、関心を持ちました。パートナーの方に利用してみた感想を聞いてみたところ、「使いやすい」と高評価でした。pastureのサービス画面を実際に見てみると、UI/UXがとても分かりやすく、フリーランスの方々にとって使いやすいだろうなと感じました。フリーランスの方々が使いにくいシステムを導入してしまうと、システムに関する問い合わせが発生し、業務が増加することもあります。pastureにはそういった心配がないと感じられたのが、導入の決め手でした。また、誰がどの案件を担当しており、請求処理がどこまで進んでいるか、進捗を可視化できることも魅力に感じました。

 

【pastureの活用方法】多様な職種のパートナーへの発注・請求処理を一元管理

―現在、どのような方々がpastureを使用されていますか？

PIVOTには業務委託のパートナーがおり、pastureを通して発注から請求処理まで対応していただいています。映像クリエイター、フォトグラファー、スタイリスト、外国語の音声を日本語にしていただく翻訳家など職種は多様で、年齢層も20代から50代までと幅広いです。

―パートナーの方々からサービス導入に対する不安などはなかったですか？

招待メールを送ってから1週間以内に8割の方が登録してくれたため、非常に順調に導入が進みました。pastureはヘルプページの情報も充実しているため、使い方に関する問い合わせが来ないことも助かっています。

―具体的にどのようにpastureを活用されているか教えてください。

コンテンツごとにプロジェクトを立ち上げて、タスクの作成、発注を行っています。過去に似たような案件を発注している場合にはタスクのコピー機能を活用できるので、発注時間を大幅に縮小できます。毎月発注内容が同じ案件は、定期タスクを利用すれば自動発行することができます。契約の期間に合わせて定期タスクの自動発行期間も設定できるので、とても便利です。データの納品や請求書作成の依頼、請求書管理までpasture内で完結しています。

―導入にあたり、工夫されたことはありますか？

社内に対して、ツールを使うように促すだけでなく、使用するメリットを伝えることを意識しました。導入後しばらくは、操作のサポートを行ったり、問い合わせに答えたりすることで定着が進みました。運用ルールの管理を徹底したほか、月に1回MTGを設定し、進捗度合いを細かく確認するようにしました。

 

【pasture導入による効果】3時間の請求書管理業務が30分に短縮

―pasture導入後、どのような効果を実感されていますか？

その月に集めなければいけない請求書の枚数と提出状況を把握できるのがありがたいです。リマインド設定をすればパートナーへの通知もpasture内で出来ます。導入前はメールやslackで請求書の作成を連絡し、その返信を待つのに4〜5日かかることもありましたが、今は10分もかからずリマインド業務を終了できます。宛名や口座番号など請求書の作成ミスも圧倒的に減りました。 締め作業については、当時3時間程度かかっていたのが、30分程度で終わるようになりました。 請求書の情報に間違いがないこと、リマインド業務もスムーズに出来ることが時間の短縮になっています。

また、発注における可視化が出来るようになりました。コンテンツは複数本を同時進行で制作するため、発注漏れなどヒューマンエラーは起きがちです。そこで、本来動いているはずのコンテンツ数と、pasture上に登録されているプロジェクトやタスクを照合し確認するフローを取り入れることで、ミスにいち早く気づくことができるようになりました。さらに、pasture上で発注から請求書の回収を完結することができ、内部統制の強化ができました。事業の成長に伴いこれから人材が増えていくので、業務をスムーズに分担できるのも嬉しいです。

―パートナーの方々から特に評価いただいている機能はありますか？

請求書の作成において、ご自身で記入する項目が減り、簡単に正しい請求書を作成出来るようになった点です。入力ミスが減ったことで、パートナーの方々の負担もなくなり、喜んでいただいております。また、pasture上のメッセンジャー機能で連絡が取りやすくなったことも好評です。最近ではパートナーの方々にpastureについてお話しすると、「あー、pastureですね！」という反応も多く、パートナーの方々から支持されているサービスなのだと実感しています。

―pasture活用に関して今後どのように考えられていますか？

毎年の支払調書の発行が苦行とも言えるほど大変でしたが、今年からはpastureで行う予定です。頻繁に新機能もリリースしており、開発スピードに驚いております。今後のさらなる機能拡充にも期待しております。

 

左: pasture マーケティングチーム 沓澤