pasture導入により効率的な業務委託管理体制を構築。業務委託人数を増やし、事業拡大に成功！

ーはじめに

デジタルマーケティングのコンサルティング事業を展開する株式会社Shift様。700社以上の広告運用を行なっており、多くの外部パートナーと共に事業を推進しています。また、最近ではフリーランスメンバーの方々も主要メンバーとして参画した新規事業を立ち上げられました。現在は約40名のフリーランス・業務委託の方々とお取引をされています。pastureを活用してどのように多くの発注・請求業務を効率化させているのか、ビジネスサポートチーム兼エージェンシーチームの渡邊様にお話を伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】発注や案件管理の負荷が大きく、コア業務に注力できなかった
・【pasture導入による効果】下請法に対応しつつ、発注業務を効率化し、コア業務に専念できるよ専念できるように
・【パートナーからの評価】pasture導入によりパートナーも請求書作成が楽に

 

【pasture導入の背景】発注や案件管理の負荷が大きく、コア業務に注力できなかった

―業務内容とミッションについて教えてください

pastureを導入した当時は、クラウドチームとして、会社のサポート部門を取りまとめているビジネスサポートチームに所属しており、社員やパートさんなど、社内のリソースでカバーしきれない業務をフリーランスや業務委託の方々に依頼していました。現在は、総合広告代理店様とのやり取りをするエージェンシーチームにも所属しています。

―pasture導入前はどのようなお困りごとを抱えていましたか

当時、20名ほどの業務委託の方と取引をしておりましたが、しっかりと下請法に準拠した発注を行うことが難しく、チャット上でのテキスト発注や、Excelで作成した発注書をメールで送付したりと、都度状況に合わせた発注となっておりました。しっかりと下請法に対応したいと感じておりましたが、法令に即した正しい発注を行う場合、これまでよりも作業が煩雑化することを懸念しており、なかなか着手できていませんでした。

また、社内の情報管理上、発注業務は特定の部署で集約してエクセルで行っていたのですが、発注や納品状況の確認等にかなりの時間を要していました。そのため、その部署のキャパシティがいっぱいになると発注が滞る場合もありました。さらに、当時は20名ほどから毎月請求書を回収しておりましたが、必ずどこか1箇所は請求書内容に間違えがありました。そのため、確認や差し戻しの工数が多く発生しておりました。

―pastureを知ったきっかけは何でしたか

発注・請求書管理を効率化できるサービスを探して情報収集をしていたところ、pastureを知りました。現場メンバーが使いやすいシステムを導入したいと考えていたので、問い合わせをしました。他のサービスも説明を聞いて比較をしてみたのですが、弊社が抱える課題を解決できると感じたサービスは、当時、pastureしかありませんでした。

―pastureの検討開始から導入までに、どのようなプロセスがありましたか

発注担当がまず導入検討を行い、その後、経理などの各部署がそれぞれ検討していきました。pastureは画面がシンプルで、下請法に則った取引ができるため｢使いやすそう｣と好評であり、導入しようと決めました。

―サービス導入にあたって不安だったことはありますか

不安よりも期待の方が大きかったです。パートナーとの外注管理をエクセルで行っておりましたが、世の中の法令の変化の動きもあり、情報収集が追いつかなくなっていると感じていました。pastureであれば、法令の改正等に合わせて対応する機能が自動的にアップデートされるので、その点に関して安心できます。また、事業を拡大するには外注管理をしっかりと行う必要がありますが、pastureであれば正しい運用ができると感じ、pastureのようなツールの力を借りたほうが会社としてスムーズに事業拡大が行えると考えました。

 

【pasture導入による効果】下請法に対応しつつ、発注業務を効率化し、コア業務に専念できるように

―pastureを導入することでどのような効果がありましたか

pasture上で必要情報を入力するだけで下請法に則した発注書や五条書面を自動で作成することができるため、効率的かつ法令に則した発注業務を行えるようになりました。元々、発注業務を担っていたメンバーが手一杯になると、キャパシティの問題で新たな発注を行えないこともあったのですが、pasture導入により発注を効率化し発注件数も増やすことができました。その結果毎月の粗利も向上させることができました。大体ですが、発注に関わっていた社員について、一人あたり10時間/月ほどの作業時間を削減することができるようになりました。また、pasture導入前に懸念として感じていた、｢法令対応による発注の煩雑化｣についても法令対応工数を増やさずに、しっかりと下請法対応をする」ことができました。その結果、発注管理の負担を減らし、本来専念したかった｢売上を立てるための業務｣に集中できるようになりました。

―請求書回収に関しては、どのような導入効果がありましたか

回収する請求書についても金額などの間違えがなくなり、差し戻し工数の発生を抑えることが出来るようになりました。これまでは、回収する請求書に間違えがある度に都度修正依頼をしておりましたが、pasture上で請求書を作成していただくことで、正しい金額で請求書を回収できるようになりました。

―特に役立っているpastureの機能はありますか

毎月同じ発注内容の方に対しては定期タスク機能を使うことで、毎月決まった内容で自動的に発注書を送付することも出来るようになり効率化に繋がっております。また、全銀データのエクスポート機能も活用しています。以前はExcelで支払いデータを作成して、一件ずつ個別に振込をしていましたが、pasture導入により、全銀データ形式で支払いデータを作成し、一括振込ができるようになったのでとても楽になりました。

―pasture導入後、新規事業を立ち上げられたのですね

pastureを導入することで業務委託と効率的に取引ができる状態を構築できました。そのおかげで、安心して業務委託を増やすことができるので、​​事業の主要メンバーとして多くの業務委託の方に参画いただいた新規事業を立ち上げることができました。この新規事業は順調に売上も上がってきているので、事業拡大にともない今後さらに業務委託の方の数も増える予定です。

 

【パートナーからの評価】pasture導入によりパートナーも請求書作成が楽に

―pasture導入後、パートナーからはどのような声があがっていますか

請求書を作るのが楽になったと聞いています。発注の案件数が多いので、以前はフリーランスの方が請求書の記載漏れや申請漏れをしてしまうというケースが多くありました。pastureではタスクを作成すればそれに紐付けて納品・検収が行え、請求書を作成することができます。請求書の抜け漏れやミスがなくなったことは、パートナーにとっても大きなメリットとなっています。

―pastureをもし導入していなかったら法令対応の観点でどのような大変さがあったと感じますか

下請法への対応を社内のリソースだけで行おうと思うと、多くの作業工数がかかり、そこまでリソースを割けないという理由から業務委託への発注数も減っていたと思います。現在は下請法に関しては3条書面、5条書面を自動的に生成することができるため、確認工数を割かずに済んでいます。インボイス制度への対応についても、pastureを導入していなかったら、適格請求書の確認等含め、さまざまな対策を講じる必要があったかと思いますが、pastureで対応できるので安心です。

―事業拡大に伴って今後も業務委託の人数は増え続けていく予定ですか

今後の労働人口の減少から、社員の採用が難しくなると想定されますので、今後フリーランスや業務委託の方々を増やす予定です。pastureを利用すれば業務委託の人数が増えても安心して運用できるイメージがあるので、今後も積極的にパートナーの数を増やし、事業を推進していきたいです。