「パートナー社員とのスムーズなやり取りにより、関係性が向上！」 理想のフリーランスマネジメントと共に、新しい働き方のインフラを創る

はじめに

「ハタラクを自由化し人生の可能性を広げる」をミッションとし、副業したい人と企業をつなぐサービス「シューマツワーカー」を運営されている、株式会社シューマツワーカー様。
企業と副業したい人をマッチングさせることで、多様な働き方を提供し、人生の幸福度を上げるためのサポートを行っています。

今回は、pasture事業責任者の高澤とカスタマーサクセスの政岡にて、pastureをご利用いただいている高萩様、太田様、山下様にインタビューをさせて頂き、企業・事業概要や今後の展望、またpasture導入後の効果などについてお話いただきました。

サービスや事業内容、パートナーに依頼している業務について

多様な働き方を自社パートナーにも広げていきたい 

ー　貴社の事業について教えてください

副業したい人と企業を繋ぐサービス「シューマツワーカー」を運営しています。

現状、多くの企業が人手不足の課題を抱えており、その中でも特に優秀なIT人材の採用は難しく、多大な費用と時間を要すと言われています。
そこで、シューマツワーカーは企業と副業社員のマッチングを提案し、副業がスタートした後はスムーズに副業がワークするようサポートしています。
これまでにご登録をいただいた会員数は13,000人を超えており、マッチング数は700件以上にのぼります。

働き方改革が進むなか、今後はますます「契約形態、労働時間量、労働時間帯、労働する場所」は多角化し、複雑になっていくでしょう。
これはネガティブなことばかりではなく、それぞれの人のライフスタイルに合わせ、最適な労働を選択することができるようになるメリットも大いにあります。
シューマツワーカーは、”新しい働き方”のインフラになることで、人々の人生の可能性を広げるサポートができればと考えております。

ー　パートナーに任せている業務は主にどのような内容ですか？

全社員のうち50％ほどが業務委託で、職種は、マーケティング、キャリアアドバイザー、コンシェルジュ、人事、エンジニア、デザイナー、経理と多岐に渡ります。
自社としてもパートナーを積極的に活用することで、スキルアップや働き方の自由を提供したいと考えています。

pasture導入の背景、その効果とは？

テンプレートの柔軟な活用に成功。発注におけるガバナンス向上も 

ー　pastureを導入された背景、決め手は何だったのでしょうか？

導入前は、パートナー数が多く、どの部署で、何名のパートナーが、月に何時間稼働しているかについて、バックオフィス側で把握ができていない状態でした。
これは、パートナーへの依頼は現場社員の主導で行っていることに加え、パートナーの人数や稼働状況が毎月のように変わる状況もあり、全ての情報を一括で管理する方法を確立できていなかったことによるものです。

毎月の請求処理に関しては、専用のメールアドレスを作り、そこにまとめて請求書が送付されるフローでしたが、そもそもパートナー全員を把握できていなかったため、請求書が全て到着しているか否かの判断ができず、リマインドも現場社員任せになっていました。
また、パートナーによって請求書のフォーマットが異なっており、処理に時間がかかる点も課題として感じておりました。

すぐに何か手を打とうと考えていたわけではなかったのですが、高澤さんにpastureをご紹介いただき、「一度ワークフローを整理し、今後の検討材料にしたい」と思ったことがきっかけでした。

ー  現在実感しておられる、pasture導入の効果を教えてください

導入後の効果としては、大きく分けて2つあります。

1つ目に、パートナーの稼働や報酬を可視化できたことにより、課題であった情報の一括管理を実現することができました。

弊社ではタスクごとの依頼ではなく、パートナーの職種ごとにプロジェクトを作成しており、時給や見込み勤務時間等の固定情報でテンプレートを作成したうえで、発注作業を行っています。
報酬や稼働時間が変わった際は、テンプレートを更新して管理をするというフローで、日々アクティブに利用するというよりは、月末月初の請求作業での利用がメインです。
また、全てを可視化できたことにより、「本当にこのパートナーにこの仕事を依頼する効果があるのか」といった精査までできるようになり、発注におけるガバナンスが強化されたのも大きなメリットでした。

2つ目に、タスク発注～請求書承認の部分で、業務時間や報酬といった情報の変更・修正などを柔軟に行えるようになったことと、請求書の漏れがなくなったことですね。
情報修正が柔軟に行えるようになったので、交通費や消費税といった細かい部分を改めて見直すキッカケにもなりましたし、請求書のフォーマットも全てpastureの仕様になったので、請求書内容の確認が容易になりました。

 ー  導入時に苦労したことはありましたか？ それをどのように乗り越えましたか？

導入～定着まで、運用面では大きな苦労はなかったです。
元々、請求書の発行送付のフローが簡素化されていたため、全パートナーに対してpastureを導入する背景を説明し、納得してもらうということが必要となりました。

一部のパートナーは自身で利用されている請求管理ツールがあったので、これまでのやり方から変更してもらったのですが、その一方で、新たにフリーランスとしての活動を始めたばかりの方にとっては、システムで請求を一括管理できるのはメリットになったようです。
中には、「他社のプロジェクトもpastureで管理したい」とのことで、他社に勧めていた方もいましたね。

 ー pastureのビジョン「働き方をなめらかに」を実感されたシーンがあれば教えてください。

私たちバックオフィス側の目線で言うと、以前はほぼ関わることがなかったパートナーの方と接点を持てるようになったことが大きいですね。
pasture内で各パートナーの情報が可視化できるため、コンタクトが取りやすくなりました。

さらに、私たちがパートナーと直接コミュニケーションを取ることで、みなさんのスキルだけでなく人物面も見ることができるようになり、業務を円滑に進めることにつながっていると思います。

今後の展開について

パートナーと共創できる世界観を深めたい

ー　今後、実現していきたい働き方や事業の方向性について教えてください。

pastureの活用を通じて、パートナーと共創できる仕組みやコミュニケーション方法をブラッシュアップしていきたいと考えています。
パートナーとの関係性を深め、共にビジョンを叶えられる世界観を築いていきたいですね。 

～オフィス内でのミーティング中の1コマ～

ー　最後にpastureを検討中の方へメッセージをお願いいたします。

これからパートナーの活用をスタートされる場合は、初期段階でpastureを導入することをおすすめします。
途中からの導入となると、過去の管理とpastureを行き来することになるので、煩雑になりやすいからです。

パートナーの情報整理やスムーズなコミュニケーションに、きっと大きな効果を発揮してくれると思います。