月末の請求処理業務を8割効率化。編集者がより作品づくりに集中できる環境を整える！

ーはじめに

株式会社ソラジマ様は、「今世紀を代表するコンテンツを創る」をミッションに掲げ、Webtoonという、スマートフォン向けの縦スクロール型の漫画を制作・配信しています。制作の現場で、膨大かつ煩雑になってしまっていた請求処理業務の効率化を行うため、pastureをご導入いただいています。今回は、コーポレート部門の部門長の八木様、事業推進の中野様に導入時の課題から決め手、導入後の効果まで詳しくお話を伺いました。

 

▼目次

・【pasture導入の背景】毎月届く数百枚の請求書の確認が、編集者の大きな負担だった
・【pasture導入の効果】請求書の差し戻しが大幅削減でき、業務の効率化を実感
・【pastureを検討中の企業様へ】フリーランスとの取引が多い制作業界に最適なサービス

 

【pasture導入の背景】毎月届く数百枚の請求書の確認が、編集者の大きな負担だった

―最初に、コーポレート部門の業務内容とミッションについて教えてください

八木：ソラジマには “Freedom & Responsibility” と呼ばれる「自由に業務を行う代わりに、きちんと裁量やスピード感を持って仕事をしよう」というカルチャーがあります。私が管轄するコーポレート部門では、その社内の文化が活きるように、リスクを最小限にしながら、すべての制作関係者が最良のパフォーマンスを発揮できる環境を整えることを目指しています。

中野：私は当時コーポレート部門の中で、社内の業務効率化を推進する役割で、ツール導入や、業務フローの整備を担当していました。編集者がより作品づくりにフォーカスできる環境をつくっていく中で、外注先のフリーランスや業務委託のクリエイターの方々からの請求・支払業務の煩雑さに課題を感じていました。

―pasture導入前はどのような業務フローで、課題として何がありましたか

中野：漫画制作はかなり分業化されていて、脚本、ネーム、線画、着彩、背景、仕上げなど各プロセスをさまざまなパートナーの方にご依頼しています。関係性のあるパートナーの人数は1,000〜2,000名にのぼり、月々500〜600名の方にお仕事を依頼している状況でした。パートナーの方々から送られてくる各々のフォーマットの請求書を、編集者がまず確認し、その後経理がチェックするという二重構造になっておりましたが、口座番号の間違いや、消費税や源泉所得税の計算ミスなどが散見され、数百枚にのぼる請求書を編集者がチェックしきれない状況がありました。

八木：また、弊社のビジネスモデルとして書店ビジネスの仕組みを導入していて、印税をパートナーの方々にお支払いしています。社内で売上げを計算して、支払明細書のPDFを作成して送るのですが、エクセルに入力してつくっていたので、こちらもかなりの管理工数がかかっていました。

―pastureを知ったきっかけは何でしたか

中野：IPOの支援をされている方からご紹介いただきました。それ以前から色々と請求処理業務を効率化できるツールを探してはいたのですが、なかなか理想的な運用のものに出会えませんでした。自社開発も考えましたが、フルスクラッチで開発となると、制作期間もかかり、保守やメンテナンスも大変です。GAS（Google Apps Script：Googleが提供するアプリケーション開発プラットフォーム）を使っての開発も検討しましたが、開発の制約もあり、今回は課題を早く解決することを優先して、pastureの導入に至りました。

―導入の決め手を教えていただけますか

中野：まずUI、使いやすさは魅力でした。あとは、取り込んだデータをpastureのシステムの中で修正できるところです。当時、比較検討していた他のツールでは、CSVファイルでデータを取り込んだあとにデータを修正しようとすると、CSVを修正してもう一度インポートし直さないといけなかったので、業務効率化の観点で検討から外しました。また、pastureでは修正の履歴がきちんと残るところも良いですね。誰がどう修正したかも確認できるので、その点も余計な確認工数が発生せずに済むと感じました。

 

【pasture導入の効果】請求書の差し戻しが大幅削減し、業務の効率化を実感

―どのような業務にpastureを活用していますか

中野：大きく二つあります。一つは、外注するパートナーへの報酬の支払いです。先ほどお話ししたような漫画制作の各プロセスで、さまざまなフリーランスや業務委託のクリエイターにご依頼していますので、pasture上で支払明細書を作成して送付する使い方をしています。もう一つは、印税の支払いです。作品の売り上げデータをpastureにCSVで取り込み、支払明細書を作成して、クリエイターの方々に送信しています。

―支払明細発行をpastureで行っているのですね

中野：はい。当初は発注から請求書の発行までをpastureで一元管理したかったんですが、弊社の場合、発注については「スピードが大切」なのです。現状、パートナーとのやり取りは主にslackで行い、依頼する内容を決めてそのまま発注しています。現場と話し合った結果、発注のやり取りはこれまで通りslackで行い、pastureは主に支払明細書の発行に使うことになりました。

―導入の効果はどのように感じていますか

中野：導入前はクリエイターの方々から請求書をいただく形にしていたので、消費税や源泉徴収税の計算など、記入ミスによる差し戻しが多く発生していました。pastureを導入してからは、こちらからお送りする明細を先方に確認していただく形となり、大幅に修正にかかっていた時間が短縮されました。

八木：経理から、請求書の差し戻しがほとんどなくなったと聞いています。編集者、経理それぞれ、請求内容の確認に要する時間は3分の1から4分の1に削減されました。月末の請求処理業務全体で考えると、8割ぐらいは効率化できた実感があります。

中野：あとはインボイス制度や電子帳簿保存法などの法令への対応ですね。事業者登録番号の確認もスムーズに行えていますよ。

―パートナーの方々からの評価はいかがでしょうか

中野：そうですね。例えば、銀行口座の番号を間違えてないかの確認や、口座情報を変えたい時など、経理に直接連絡をいただかなくても、マイページ上からパートナー側で登録・変更できるので、そういった点は非常に効率的になったのではないかと思います。

―カスタマイズ機能の開発もご依頼いただいていましたね

中野：はい。これは結論、依頼して良かったです。自社の会計システムへのデータの取り込みをカスタマイズ発注しましたが、問題なく使えています。その他にもいくつかの機能をカスタマイズで開発いただきましたが、特に「支払明細の税込対応機能」は、これがカスタマイズだったとは思えないぐらい、良い意味で普通に使っています。もし、カスタマイズでの開発についてあまり対応していないサービスであったり、自社で開発したシステムだったら、運用している中でバグが起こった場合、対応への工数がさらにかかっていたと思います。開発も迅速に対応いただき、お願いして良かったです。

 

【pastureを検討中の企業様へ】フリーランスとの取引が多い制作業界に最適なサービス

中野：pastureはエンジニアを多く抱えるIT関連企業や、漫画やアニメ制作などフリーランスとの取引が多い会社に最適なサービスだと思います。弊社は、今までの業務フローとの関係で支払明細の発行機能を中心に活用していますが、支払明細書の発行・送付・管理だけではなく、発注から請求書・明細書の発行までpastureで一元管理できますので、発注から使えるともっと効果が見込めるのではないでしょうか。また、印税の支払いがある会社様には、ぜひ弊社のように、支払明細の発行機能も併せて使うことをおすすめしたいです。