内部統制強化のために自社システムからpastureに切り替え。工数増加を抑えつつ、発注・請求書回収・承認フローを構築 !

ーはじめに

「テクノロジーを使って企業間がスムーズにつながる共創社会をつくる」を理念に掲げ、BtoB企業のマーケティングを支援するテクロ株式会社様。企業のオウンドメディア運用代行を中心とした実働型支援と、企業内のマーケティング人材を育成する内製化支援のサービスを展開されています。

2023年7月で、設立から8期目に突入。急成長を遂げる中、運用代行するメディア向けの記事制作は月100件以上。発注先のライターを中心とした外部パートナーの管理に加え、上場を見据えた内部統制強化のために、業務フローや社内システムの見直しも迫られる状況でした。それらの課題は、pasture導入によってどのように解決されたのか。取締役COOであり、経営企画財務部のマネージャーを務める森川さんに詳しく伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】毎月100件以上の発注。上場を前に業務フローを見直したかった
・【pasture導入検討のプロセス】約1ヶ月のテスト導入で、実際の業務フローとマッチするかを丁寧に検証
・【pasture活用の効果】法令への対応も安心。自社システムからのリプレイスで、内部統制の大幅強化を実現

【pasture導入の背景】毎月100件以上の発注。上場を前に業務フローを見直したかった

―最初にpasture導入前の課題について教えてください

テクロでは、BtoB企業様向けのWebマーケティングを支援するにあたり、さまざまな業種のオウンドメディアの運用代行を請け負っています。コンテンツマーケティングやSEO強化を目的とした記事を大量に制作しています。大半がフリーランスのライターへの業務委託であり、毎月の発注数は100件を超えていますが、pasture導入前は発注書の発行や請求書の回収などは行えていませんでした。上場を見据えており、発注書の発行と請求書の回収を行えるよう体制を整えたかったのですが、それを行うと作業工数が大幅に増えてしまうことが課題でした。また、当時は発注請求の承認フローもありませんでしたので、しっかりと承認を行う体制も作りたいと思っていました。

―毎月100件の管理は大変ですね。pasture導入前はどのような業務フローでしたか

記事コンテンツの作成を行う上で、プロジェクトマネージャーがプロジェクトごとに必要な記事の数を管理し、エディターが記事の内容に応じて依頼するライターさんを選定し、発注を行っていました。pasture導入前は、スプレッドシートで誰に何を依頼するかを管理し、ライターさんへの発注はテキストのみで行なっていたのが実状です。請求周りに関しては、自社開発のシステム上で支払金額を管理しており、フリーランスの方は支払予定金額を確認いただくだけで、請求書の回収自体は行っていませんでした。

―発注書の発行や請求書の回収はされていなかったのですね

そうです。もちろん、それで法的効力が弱いことはわかっていたのですが、発注に関しては毎月100件となると大幅な工数増加を懸念していました。請求書については期日通りに正しい金額で提出いただけるかが不安でしたので作成いただいていませんでした。発注請求の承認も行えていなかったのですが、上場準備を進める中でガバナンス強化が大きな課題でしたので、「できるかぎりの策を講じる」という意識で改善に踏み切りました。

 

【pasture導入検討のプロセス】約1ヶ月のテスト導入で、実際の業務フローとマッチするかを丁寧に検証

―導入に向けてのプロセスを教えてください

まずは複数のフリーランスマネジメントシステムを比較検討するところからスタートしました。各サービスを比較した記事なども参考にしましたが、実際の業務フローとマッチするかは使ってみないとわからない部分もあるなと思ったので、一旦テスト導入をすることにしました。pastureを選んだ理由は、他社のフリーランスマネジメントサービスと比較して、UIが優れていたこと、一番機能が豊富な点、そして、導入事例も一番多く安心感がありました。

―テスト導入後、実際に導入となりましたが、何が決め手になりましたか

テスト導入の期間、一部の案件を対象に検証をして、業務フローがマッチするかを確認しました。どんな問題点が出るのか、pastureでどのように解決できるのかを具体的に検証していき、最終的にpastureで問題ないと判断ができたので、本導入に進めることができました。

 

【pasture活用の効果】法令への対応も安心。自社システムからのリプレイスで、内部統制の大幅強化を実現

―導入後、どのような効果を感じていますか

発注に関しては、pasture上で発注情報を入力するだけで、自動的に発注書の発行ができるようになりました。これまでは100件以上の発注書を人力で作成することが困難でしたが、それがpastureによって実現できる体制をつくることができました。ライター10人ほどに一度に発注しなければならない状況もありますが、その場合はCSV一括インポートによる発注機能も活用しています。また、pasture上で発注に紐づいた形で請求書を作成いただき、その回収状況も可視化することができるようになりました。提出リマインドも簡単に行えるので、とても助かっています。さらに、プロジェクトごとの予算管理ができるようになった点も良かったです。

―重点課題だった内部統制の強化について、効果はいかがでしたでしょうか。

pasture導入により、発注や請求のプロセスに承認フローが加わったことで、内部統制については大幅に強化できたと思います。自社システムのまま承認フローを構築しても、きっとガバナンスが脆弱なままでした。また、インボイス制度など自社で法令に対応していくのは大変ですし、今後法令の改正があった場合もシステム改修のコストがかかっていきます。このあたりをクラウドサービスに任せられるのはとても安心です。自社システムは、pasture導入を機に完全にリプレイスしています。そもそも、保守運用にかなりの労力がかかっていたので、その人的コストの削減につながったのは良かったと思っています。

―パートナーの方々からの反応はいかがでしょうか。

請求書はフリーランスの方々に作成いただいていますが、pastureのシステムの中で簡単に作成でき、喜んでもらっています。元々他社様との取引で、既にpastureを使っているフリーランスの方々も結構いらっしゃいました。導入当初は使い方に関する質問がありましたが、最近はほとんどなくなっています。

―パートナー共々上手に活用いただいているようで大変嬉しく思います。今後もpastureを活用していただけそうでしょうか。

はい。事業方針としてオウンドメディア運用代行のサービスもまだまだ伸ばしていきたいと考えています。それに伴い、ライターの方々を中心に外部パートナーへの依頼は増えていく予定です。今後発注先が増えても、pastureを活用して問題なく対応できると思います。