TOP導入事例TETAU事業協同組合

煩雑な業務をITの力で解決し、発注する側と受注する側全員が本来の業務に集中できる環境に

TETAU事業協同組合

ーはじめに

和歌山県の紀南地域を拠点に、自治体や企業からWebサイト制作、ECサイトの運用、記事執筆、事務サポートなど多岐にわたる仕事を請け負うTETAU事業協同組合様。代表者をはじめ全員が個人事業主で構成する組織で、多様性やグラデーションを大切にした働き方を実践。コアメンバー約10名を中心に、TETAUのこころざしに共鳴するパートナー数十名が集結し全員がリモートワークでお仕事をされています。 

発注から請求までの煩雑なやり取りの効率化と、パートナーへ不利益が発生してしまうリスクを防ぐためにpastureを活用。導入前の課題や効果について、同組合理事の森脇 碌さんをはじめ、同組合の中心メンバーでありWebディレクターの堀内 孝充さん、取引先や社内の案件調整を担当されている中嶋知子さんの3名に聞きました。

 

▼目次
・【pasture導入の背景】お金のやり取りの曖昧さをクリアにしたかった
・【pasture活用の効果】発注~請求の一元管理であらゆる負担が減った

 

【pasture導入の背景】お金のやり取りの曖昧さをクリアにしたかった

―最初に、pasture導入前の課題感から教えてください。

堀内:TETAUでは全員が個人事業主の組織なので、請け負った案件を個人事業主から個人事業主へ依頼するかたちになります。基本的なお金の流れとしては、クライアントから事業協同組合に一度お振込いただき、各パートナーに再分配する流れです。
ただ、案件の依頼時に費用が曖昧なままだったり、依頼が煩雑になったりといった課題がありました。ときには案件を納品した後に金額が決まることもありました。請求書発行や支払いのタイミングが正確に決まっていなかった状況もあり、請求や支払い業務も煩雑でした。

―値決めは個人事業主の皆さんの裁量に委ねられていた、ということですね。

堀内:そうですね。本来ならば、発注→契約→納品→請求書発行→支払い、という流れだと思いますが、発注金額を明確にしないまま案件を進めてしまい、案件終了後に金額を探ることが多々ありました。パートナーの皆さんは遠慮がちなこともあってか、「この案件はいくらなのか?」と聞くやりとりが辛かった部分です。

 森脇:皆さんの性格かもしれませんが、「この追加作業について費用を請求していいのだろうか」と気にされて、言い出せないこともしばしば。それによってトラブルが生じることはありませんでしたが、メンバーに不利益が起こらない良い方法を考えたいと思っていました。

 ―どのようなきっかけでpastureを導入されたのでしょうか?

 中嶋:広告を通して知りました。課題として大きかった発注の曖昧性が解決できそうと感じたため導入しました。私たちは普段からITサービスを多く利用しており、良いと思ったツールはとにかく試しに使ってみることにしています。pastureに関しても、デジタル上で受発注を一元化できる点に魅力を感じ、これは便利だなと。特に導入のハードルの高さを感じることもなく、とりあえず使ってみようということになりました。

【pasture活用の効果】発注~請求の一元管理であらゆる負担が減った

 ―実際にpastureを活用されてみて、どんな効果を実感されていますか?

 中嶋:案件の依頼はpastureを通して行うようになり、且つ決まったフォーマットで発注書を作成できるので、発注の曖昧性が大きく減り安心して仕事をできるようになりました。案件ごとの金額が決まるタイミングが明確になったことで、パートナー同士の交渉の場面が減り、金額の聞きづらさもほぼ解消されました。また請求や支払いを管理する私の立場としては、案件の管理を一元化できるようになったので管理の抜け漏れや煩雑性が減ったことも大きな効果だと感じています。
最も評価しているのは、TETAU側で請求書を作成し、パートナーが承認するだけで請求書が成立すること。全員からの請求書発行を待つのは時間がかかるけれど、こちら側から請求書作成できるのは効率的ですね。

―コアメンバーも含めて全員個人事業主でいらっしゃるということで、pastureのアカウントはどのように管理されているのでしょうか?

 中嶋:現在は、pastureの企業担当者(仕事を依頼する側)としては10名程度がアカウントを持っています。企業アカウントを持っているメンバーは、パートナーとしてのアカウントも持っており、仕事を受ける側でもあります。

 堀内:全体の案件はSalesforceで管理をしていて、パートナーさんへの発注から請求までのプロセスはpastureで一元管理しています。pastureの請求情報はCSVとして出力できるので、Salesforceにインポートし売上や予算管理に利用しています。 

―パートナーの方は、pastureに対してどのような評価をされているか教えてください。

 中嶋:最初は使い方に関するレクチャーが必要でしたが、比較的スムーズにご利用いただけました。過去の請求書発行の手間を考えると、pastureなら数クリックで請求書作成と送付ができるので、「こんな方法があるんですね。すごく便利です」と喜ばれている方も多いです。

 ―今後、pastureをどのように活用されたいですか?

 森脇:タレントマネジメント機能をもっと活用していきたいです。これまでスプレッドシートで管理してきましたが、基本的に文字情報のみなのでピンときません。でも、pastureならハッシュタグで管理できたり、評価を星5段階で表せたりと検索性と視認性が高いので、使い勝手がいいと思います。これからパートナーのタレントマネジメントの方法を整える予定なので、日常的に評価できるように仕組化していきたいです。

 堀内:タレントマネジメントについては、パートナーの皆さんの興味や嗜好性を踏まえて、能力やスキルだけではなく360度で評価できるようにしたいです。その点、pastureのタレントマネジメントの仕組みは、いろいろな角度からの評価をデータとして保存できるので、今後積極的に使いたいなと思っています。

 ―最後に、pastureの導入を検討いただいている方にメッセージをお願いします。

 森脇:私たちのようにフルリモートで働いている立場からすると、ITサービスは仕事を支えてくれる大事なツールです。なかでも、pastureはパートナーと良い関係性を築くためのツール。pastureは仕事を発注する側と受注する側の安心感につながりますし、何より時間と手間を節約できるので、本来かけるべきことに時間をかけられます。煩雑な業務をITの力で解決することで、皆が本来の業務に集中できます。パートナーを大切に思うのであれば、pasture導入をすることもぜひ検討いただきたいと思います。

TETAU事業協同組合

TETAU事業協同組合

業種
マーケティング
フリーランス数
フリーランス 30~50人
サイト
https://www.tetau.jp/
事業内容
和歌山県紀南地域で活動し、自治体や企業からWebサイト制作、ECサイトの運用、記事執筆、事務サポートなど多岐にわたる請負事業を展開。