学生モデルやインフルエンサーも簡単かつ正確に請求書を作成。パートナー100名体制でも案件管理と紐づけて請求漏れを防ぐ！

ーはじめに

Z世代向けのアパレルブランドを展開する株式会社yutori様。22の自社ブランドの企画・販売を行っています。pasture導入前からフリーランスのモデルやインフルエンサーとの協業が多く、案件の発注から請求書作成・管理に課題を感じていました。導入後は、業務効率化をはじめ、上場に向けた内部統制強化をpastureで実現されています。今回は経理部の樋口様・坂本様にお話を伺いました。

▼目次

・【pasture導入の背景】売上が拡大する中、パートナーの請求書作成に膨大な工数が発生
・【pastureの活用方法】学生フリーランスでも簡単に請求書を作成。ブランドごとの管理も可能に
・【pasture活用の効果】8時間かかっていた請求書管理が1時間に短縮。請求漏れも防ぐ

 

【pasture導入の背景】売上が拡大する中、パートナーの請求書作成に膨大な工数が発生

―お二人の経理部での業務内容とミッションについて教えてください

樋口：私は経理部全体の取りまとめが主な役割です。前期と比べて1.5倍と売上が急拡大しているため、日々の業務をこなしながら、新規事業に臨機応変に対応していくことが求められています。また、監査対応など上場に向けての準備、会計上の論点整理を実施しています。

坂本：私は、請求書の管理、カード決済の明細確認などを行っています。カスタマーサクセスも兼任しているため、限られた業務時間の中で効率的に請求書管理を行う必要があります。

―pasture導入前はどのようなお困りごとを抱えていましたか

坂本：弊社ではモデルやインフルエンサーを始め、取引先の約半分をフリーランスかつ未成年の学生が占めています。自身で請求書を作成した経験のない人が多いため、pasture導入前は、弊社で請求書を代理作成しておりました。しかし、取引数も増えるにつれて自社の負担が増え、請求書作成に膨大な工数がかかるようになりました。

―pastureを知ったきっかけは何でしたか

坂本：約2年前、請求書作成ツールを検索していく中で知りました。請求書作成と発注管理ができることが便利だと思い、問い合わせをしました。当時、別の請求書作成ツールも使用していましたが、pasture導入後はpastureに集約することにしました。

―導入の決め手を教えていただけますか

樋口：年々取引件数が増えてきていましたが、一方で、経理部の人員数は変わらないため業務効率化が急務でした。

坂本：実際にpastureを操作してみて、学生でも操作できそうな画面の見やすさが魅力的だと思いました。また、発注案件の管理から請求書管理までpasture上で一貫して行うことができ、1つのツールで完結できるということがポイントでした。導入前はブランド部門が発注を担当していたのですが、「どういう案件を発注したのか」を後に経理部と連携する必要がありました。とはいえ、日々の業務で忙しく、連携漏れが生じていました。

pastureがあれば経理部も発注した案件を簡単に確認できるという点を知り、まず連携漏れの心配がなくなると思ったことが大きなきっかけとなりました。

 

 

【pastureの活用方法】学生フリーランスでも簡単に請求書を作成。ブランドごとの管理も可能に

―どのような方々がpastureを利用されていますか

坂本：モデルや店舗スタッフ、カメラマンなど多種多様なパートナーに使用してもらっています。年齢も高校生・大学生のインフルエンサーから40代のカメラマンまで様々です。pasture導入時は毎月50名程度のフリーランスが在籍していましたが、現在は約100名に拡大しています。

―具体的にpastureの活用方法について教えてください

樋口：元々8ブランドでの導入を予定していましたが、現在は22ブランド全てで導入しています。ブランドごとにプロジェクトを作り、それぞれパートナーに発注する案件の管理ができるようにしています。各担当者が撮影日ベースで案件を作成し発注、その発注履歴を経理が確認し、請求書を作成するというのが、大枠の流れです。請求に関するやりとりはpasture内のアクティビティログ機能を使って履歴を残しながらコミュニケーションしています。また社内では個人事業主に報酬を支払う場合は必ずpastureを通すことにしていて、請求情報を一元管理できています。

―特に役立っているpastureの機能はありますか

樋口：発注した案件に紐づけて請求書を作成できる点です。自動的に発注情報と請求情報の付け合せがされるので、とても便利だと感じています。また、プロジェクトごと個別に案件を管理できることも便利です。弊社では現在21のブランドがありますが、プロジェクトとして管理しています。pastureを利用することでどのブランドでいくら費用が発生しているのかが一目瞭然となりました。事業成長によりブランドが増えていき負担が増加しているタイミングでしたので、とても助かっています。

坂本：パートナーが1クリックで簡単に請求書作成できる点はパートナーからも評価されています。弊社のパートナーは学生が多いため、スマートフォンからpastureをログインされる方が多いですが、それも問題なく使っていただいています。

 

【pasture導入による効果】8時間かかっていた請求書管理が1時間に短縮。支払漏れも防ぐ

―pasture導入後、どのような効果を実感されていますか

樋口：経理としては支払漏れはパートナーからの信用を失うために避けなければなりませんが、発注案件と請求書の内容を紐づけられることで、支払漏れを未然に防げるようになったことが、pasture導入の最大の効果だと感じています。情報が一箇所に集まり、かつ多くのメンバーが情報を確認できるため、監査・監視の観点でもメリットがあると考えています。

坂本：また、これまでインフルエンサーとはインスタグラムのDMで業務の依頼をしたり報酬の調整を行ったりしていました。その後、ブランドの担当者が共有ファイルで発注内容と報酬額をまとめ、口座情報を付与して経理部に送付。さらにその後、経理がスプレッドシートでそれぞれの請求書を作成していました。このやり方では、発注担当者と経理担当者の認識・咀嚼の違いや、誤った情報が入力されていないかなど、1つずつ確認を取る必要がありました。定量的に言うと、当時パートナー50名ほどの請求書を作成するのに1人あたり5〜10分ほど、最大8時間、1日の業務が請求書処理で終わってしまうほどの時間を毎月要していました。さらに毎月約10件程度支払漏れが発生していました。

pasture導入後は、請求書はパートナーに作成いていただいており、簡単かつ正確に作成できています。弊社側はいただいた請求書を1件30秒ほどのチェックで済んでいます。また、源泉徴収税の計算も自動で行えるので、請求書の確認や管理の工数は大幅に減りました。そのため、パートナーが100名に増えても、毎月の請求書の管理は1時間以内で終了できていますし、請求漏れもなくなりました。

―pastureの導入により、業務効率化やコスト削減など、具体的な成果はありますか

樋口：自動的に請求書発行ができる点は、取引人数も増えていく中、短時間で請求業務を行えるため、業務効率化につながっています。また、各ブランドで原価管理ができるため、コスト削減やブランドごとの損益管理に役立っています。弊社は上場に向けて、証券会社や監査法人から資料や質問の回答を求められることが多いのですが、pastureに全て履歴を残しながら、追って整理・参照し、各所に回答できると言うのはとてもありがたいです。

―pastureを導入したことで締め作業はどれくらい短縮できましたか

樋口：弊社は親会社もあるため締日が早く、5営業日以内に締める必要があります。導入前は請求書回収に2~3日かかっていましたが、今では1日に短縮できました。費用の計上漏れを防ぐことにもpastureは寄与しています。

―もしpastureを導入いただいていなかったら、内部統制にどのような影響があったと想定されますか

樋口：監査法人から請求書の内訳を聞かれた際、メールから探していたら、かなりの工数がかかっていたと思います。pasture上でしっかりとエビデンスを残すことが出来ているのはとても安心です。pasture導入により、業務の効率化だけでなく上場に向けた内部統制強化もしっかりと実現できたのではないかと導入効果を感じています。また、下請法の遵守にもpastureの機能が大きく寄与しています。下請法により作成が義務付けられた書面について自動で作成されるため、法令遵守の概念が払拭されている点は非常に助かっています。