発注管理の効率改善で煩雑な管理業務のストレスが低減。やるべき業務に集中できる環境づくりにも一役。

｜はじめに

エリア限定情報をフリーペーパー等で提供する事業を30年以上にわたり続けている地域新聞社様。多くのフリーランスの協力を得てコンテンツを制作する業務の中、フリーランスの発注・請求の管理にpastureを活用いただいています。
今回は、制作部の石塚様と井上様にお話をうかがいました。

｜サービスや事業内容・パートナーへの依頼業務について

― まず、貴社のビジョンやサービスについて教えてください

弊社が行っていることを一言で言うと、地域に根差した情報発信事業です。1984年に創刊したフリーペーパー「ちいき新聞」は、埼玉・千葉・茨城各県内の49エリア、それぞれ３万世帯前後の小さなエリアに向けた地域密着メディアです。新聞折り込みやその他の広告の発行なども手がけ、消費者に近地の情報を届けるとともに、地域の企業様の販促や求人の支援をさせていただいています。ポスティング形式での紙媒体の配布を長年行ってきましたが、最近はWebを活用し、動画配信などにも進出を試みています。

― ご担当者様の所属している部署および職務内容を教えてください。その中で、何名ほどのパートナーとどのように関わっているのでしょうか

自分たちが所属する制作部は、週あたり150本程の記事を作成しています。関わっているパートナーは、主にフリーランスですが、20人程度です。フリーペーパーに掲載する広告などのデザイン制作の協力をしていただいています。

フリーランスといっても、元々ここの正社員だった方が、退職して一旦他企業に行き、その後パートナーとして一緒に仕事をしているというケースもあります。私どもは地域に根差したユニークなメディアを標榜していますが、この点や業務フローは、他メディアのものとさほど違わないのではないでしょうか。

｜pasture導入の背景とその効果は？

― pasture導入前の業務フローと、持たれていていた課題を教えてください

パートナーの発注や請求を含む全ての管理はExcelで行っていました。毎週多い時は約700本の広告を、一覧管理表に書き込み、共有サーバに保存します。データをもとに、まず発注担当者が発注書を各々作成してパートナーに送り、パートナーは受注確認書を返送します。PDFをメールに添付する場合もあれば、紙の郵送の場合もあり、パートナーにより対応が異なっていました。月末になったらパートナーは、各自の受注の集計し、一旦PDFの仮請求書をメール添付でこちらに送り、擦り合わせができたら改めて印刷した請求書を郵送します。

どの局面においても入力ミスの懸念があります。サーバーに置いた一覧管理表が我々の頼りですが、古いものから積み重ねているためデータは重くなっていたり、読み込みの互換性の問題も起きます。内容や発注先の変更・訂正をしても反映できていなかったり、データが消失する可能性もあります。発注単価の種類も様々で、月の合計額で示さめる請求のミスは、発覚しにくい点も課題でした。また請求書と発注内容を付け合わせる際には、件数と、依頼内容を踏まえた単価の両方に注意が必要で、齟齬は頻繁に発生しうる状況でした。

 ― pasture を導入された背景・決め手は何だったのでしょうか

弊社の課題を解決するツールを、費用対効果という観点で検討していました。pastureの導入で効率化を図ると、月あたり400分程度の時間短縮が見込めると計算がたち、それが稟議のうえで説得できる点が決め手となりました。

― 現在実感しておられる、pasture導入の効果を教えてください

今では、パートナーごとにプロジェクトを割り当て、発注担当は月末の請求書確認と同時に、翌月分のプロジェクトを作成するだけで作業が完了します。1依頼あたり30分ぐらいかけてそれぞれの発注書を作成・郵送していたことを考えれば、この手間はほぼゼロに転じたに等しいです。パートナーは、自分に割り当てられたプロジェクトの中のタスクだけを見ていればよい状態になり、こちら側も発注先の誤認をすることがありません。パートナーがWeb上の発注書を確認してから工程が開始されるフローなので、仕事を進める上で双方の合意の元仕事が進められます。金額を含む内容はタスクの終了まで引き継がれ、データの抜け漏れは発生せず、間違いが起きにくくなっています。

以前まで対応していた「仮請求書」のやり取りは必要なくなりました。請求書を郵送で受け取っていた頃は、請求書の封筒を開封し精査、さらにはパートナーとの齟齬が頻繁にあり、その確認・調査をするなど、パートナー1人につき2,3時間を毎月費やしていたと思います。これがかなり削減され、15分程度で済むようになったのです。

また、請求が仮請求の確認を待ってタイミングをとることもなくなったので、請求書の回収が遅れることは少なくなりました。連絡事項や途中の追記入力はログに残って同じ画面の中に表示されるのも、管理上好ましいことです。工程全体を通して、ストレスが取り除かれています。

広告作成という業務自体、また、今までやってきたやり取りの形態も、だいたい紙ベースでアナログなものでしたので、一部のパートナー、特に年配の方などには、Web上の操作というものに初期は不安があったようです。必要とはいえ、初期設定で個人情報を登録することにも抵抗があった方がいらっしゃいました。ここは信用できるということ、漏洩のないよう、セキュリティには十分な対応をされている、エン・ジャパンさんだから、というように説得をしました。

とはいえそれより、pastureを導入した際のメリットを早々に理解してくれたようで、みなさんスムーズに移行に応じてくれました。

パートナーごとに分配するプロジェクト・タスクの作成の場面においてだけは依然、時間と集中力を注いで、金額を含む必要項目の入力をしなければなりません。

依頼する広告のサイズ、すなわち単価の設定は50種類以上もあり、間違えやすい複雑なポイントです。そのため、初期段階で依頼のサイズと単価をリンクさせて入力できるテンプレートをつくりました。これにより、該当する入力作業は定型化できました。このテンプレートをつくる際には、pastureのサポートに大変お世話になりました。手順や設定を定めていく段階においても、迅速に相談に応じていただき、常に心強く感じていました。

｜今後の展開として
― パートナーとどのような関係性を築いていきたいですか

pastureを導入することによって確実に作業の効率化を実現し、勤務時間もきちんと調整され、早く帰宅できるようになったのもメリットですが、煩わしいやりとりに代わって時間が空いたことは大きく、連絡・調整業務ではなく、本来の制作に集中できる環境が整って良かったと思います。

弊社は現在、Web記事や動画の配信を指向したマルチなコンテンツへの対応を拡大する方針をとっています。これから今までと違った多様な企画を生むために、様々なパートナーと関わり、依頼内容もより多種に及んでいくこととなるでしょう。となると、重要になるのは円滑なコミュニケーションです。pastureに備わっている使い勝手のよい連絡機能をこの点についても有利に生かしていきたいと考えています。

― 最後に、pastureを検討中の方へメッセージをお願いします

pasture導入のメリットは多いです。発注管理の効率が一変し、時短が実現し、ストレスから解放されることで、本来の質の高い仕事に集中できる環境が生まれます。加えて、ブラックボックス化されがちな発注管理が、実行者以外にも見える化ができることで、コンプライアンスの観点でも好ましい体制になります。