多様な年齢層の方にも使いやすいUIが導入の決め手に。140を超える通信講座の一元管理に成功。

｜はじめに

通信教育でおなじみのユーキャン。「学ぶ喜びをあなたに」をキーワードに、通信講座以外にも、書籍、CD、DVDなどのさまざまなメディアを通じたサービスを展開しています。

通信講座の運営にあたって、外部講師の方々とのやりとりや委託先情報の管理を効率化するためにpastureを導入されました。

今回は、教育事業部の生産性向上を担う講座指導部・指導管理1課の増尾崇宏様に、導入の背景や効果についてお話をお伺いしました。

｜サービスや事業内容、パートナーへの依頼業務について

− まず、貴社の事業について教えてください。

私の所属する教育事業部では、主に通信講座の運営を担当しています。趣味・実用・資格などの多様な分野の講座を運営しており、その数はおよそ140講座に上ります。

運営に関わってくださる外部講師の先生方は400名以上。それぞれの講座の企画や、お客様の対応を含めた、講座運営に関わるあらゆる業務を行うことが私たちの役割です。

※オンラインでインタビューさせていただきました。

− パートナーには、どのような業務を依頼しているのですか？

パートナーとなる外部講師の先生方は、添削指導や質問回答、教材制作など、講座運営にかかわるさまざまな業務を担当されています。円滑な講座の運営にあたり、先生方との密な連携は欠かせません。

外部講師とは、いろんな書類のやりとりが発生するので、請求書や発注書などのやりとりを一元化して業務を効率化したいと考え、pastureを活用することになりました。

｜pasture導入の背景について

− どういった背景でpastureの活用を決めましたか？

業務改善に取り組む「指導管理1課」という部署が、新しく作られたことが背景にあります。

世の中の流れとして、生産性向上が求められていますよね。私たちの教育事業部でも、丁寧なお客様対応を行いながらもより多くの講座運営が求められ、業務効率化の必要性が高まっていました。そこで業務改善に集中的に取り組む部署として、この指導管理1課が新設されたのです。

この動きの中で、pastureの活用を私が掛け合いました。これまで長く続いてきた業務フローを変えることになるので、当初、社内の説得は簡単ではありませんでした。まだ、全講座に展開を進めている途中なので、現在進行形で苦労しているものの、生産性向上という課題認識を共有していたこともあり、関係部門の協力のもと何とか導入まで運ぶことができました。今はpastureの活用方法を一つ一つ丁寧に説明しながら、前に進めているところです。

｜コンプライアンスを遵守した発注請求フローと、未だ残る紙文化のジレンマ

 − pasture導入前は、どのようなことを課題に感じていたのですか？

もともと複数の講座運営を担当する中で、煩雑な業務に課題を感じていました。講座数と、関わる先生方の人数が非常に多いので、誰に何を依頼しているのか把握することさえ一苦労でした。外部講師を多く抱える講座を担当していたときは、月に100通を超える請求をチェックすることもあり、本当に大変でした。

さらに社内の紙文化の影響で、業務はより複雑化していました。Wordで発注書を作成し、印刷して社内で回したり、履歴を残すためにグループウェアにPDF化したものをアップしたりと、色々な手間がかかっていたのです。

それに加え、下請法の施行も影響していました。コンプライアンス遵守のために厳密に書類を管理する必要があり、発注内容と請求書の付き合わせや、金額に誤りがないか確認する作業が発生することで、月末処理の負担が非常に大きかったです。

なんとかできないかと考えていた矢先、Webの記事でpastureの存在を知りました。詳細をお聞きする中で「これなら課題を解決できる」と感じ、導入に至りました。

｜pastureの効果とは？

業務効率化と紙文化からの脱却で、リモートワークもスムーズに

−pastureを実際に使って感じられた効果を教えてください。

やはり紙ベースの書類対応が効率化されたことは、最大の効果として実感しています。毎月の発注・請求業務にかける時間が大幅に低減されました。

それ以外にも、想定以上の効果がいくつかありました。まず、委託先のパートナーを一覧で見られるようになったことが非常によかったですね。「この先生は、実はこういう知識やスキルを持っていたんだ」という新しい発見があり、他の講座との連携も強化されました。

もともとは講座運営の多くが担当者に任せられていたので、担当者しか知らないことも多かったですし、独自のローカルルールができているケースもありました。つまり、属人的な業務がいろいろあったんです。

しかし今回、pastureで委託業務に関する情報を一元化することによって、講座ごとの微妙なルールの違いを全体で統合できつつあります。ずっと同じ担当者が講座を受け持つわけではないので、誰が担当しても同じやり方で運営できるようになれば、ユーキャンの今後にとっても大きな財産となるでしょう。 

さらに、コロナ禍であらためて実感した効果もありました。非常事態宣言下で、在宅勤務をせざるを得なくなっても、pastureのおかげで在宅勤務でも大半の発注・請求業務を行うことができて非常によかったです。

どんな年代の方でも感覚的に操作できる、わかりやすいUI

− pastureならではの魅力とは何でしょうか？

実はpasture以外のフリーランスマネジメントツールと比較検討したこともありました。機能的に似ているサービスは他にもありましたが、pastureは何と言ってもユーザーインターフェイスがわかりやすく、使いやすかったです。

画面の情報量が適切で、シンプルに構成されています。「ここを押せば、ここに行ける」と予測することができて、初めてでも簡単に操作できました。親近感のわくデザインも魅力です。講座の先生方には年配の方もいるので、どんな年代の方でも感覚的に操作できるということは大きなポイントでした。 

もう一つの魅力は、サポート面です。チャットやメールを通じてpasture運営事務局に気軽にお問い合わせができ、本当にいつも助けられています。pastureの使い方についてパートナーから私に問い合わせがくることも多いのですが、すぐに詳細な回答を教えていただけるので、非常にありがたいです。

｜今後の展開について

−これからのビジョンについて教えてください。

引き続きパートナーとの密な関係を築きながら、より多くの方々に喜ばれるように商品やサービスを進化させていきたいと考えています。

そのために社内の運用方法を見直し続け、生産性向上を進めていきたいです。世の中の流れに取り残されないよう、これからも新しい業務管理の方法を模索していきます。  

−最後に、pastureの導入を検討いただいている方にメッセージをお願いします。

pastureは、使いやすくて優秀なサービスです。システムそのものだけでなく、pasture事務局の担当者の皆さんの迅速な対応が強みになっていることは、一人のユーザーとして確信しています。

何より毎月発生する業務を自動化できることは、企業の生産性向上において大きな効果を期待できます。かゆいところに手が届いて安心できるpastureを、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。