発注請求の一元管理と部門間のスムーズな連携で、 1人経理の負担を軽減

｜はじめに

「Carely」で知られる健康管理システムを開発・提供し、300社超の企業で健康管理の課題解決に寄与しているiCARE様。システムだけでなく、産業医の紹介・実務のサポートを実施するにあたり、パートナーとなる産業医への発注と請求の管理にpastureを利用していただいています。 

今回は、人事の岡田様、パートナーサクセス部の高野様、花山様、経理の酒井様にお話をうかがいました。

｜サービスや事業内容・パートナーへの依頼業務について

− 貴社の事業について教えてください。

「働くひとと組織の健康を創る」をビジョンに掲げるiCAREでは、健康管理システムCarely（ケアリィ）を通して、人事労務が抱える健康管理の業務効率化と法令遵守をサポートしています。

　企業の健康管理上の課題は人事や経営者だけでは解決できません。法律で定められている通りに産業医を選任し、企業と従業員の間で中立的に指導・助言にあたってもらう必要があります。そのため産業医の紹介も私たちの重要な事業です。

― pastureは具体的にどのように活用されていますか

産業医の業務は企業規模で変わりますが、多くの企業では毎月1〜4時間程度発生します。基本的には業務時間を決めておくのですが、従業員との面接指導や衛生委員会によっては臨時での時間数増加が発生します。その業務の中で、紹介している産業医との発注・請求業務として使っています。

具体的には、定期タスクの機能を使って、毎月1日に産業医へ発注書を自動的に発行、送付します。そして月末が近づいたら、請求書発行の依頼を産業医各位に一括でメッセージ送信します。受け取った請求書は、パートナーサクセス部で内容を確認し承認後、経理で支払い業務を行うというフローです。

｜pasture導入の背景とその効果は？

煩雑な請求業務が、1人経理の負担に。

― pasture導入前の業務フロー、課題感を教えてください

酒井様（経理）：pasture導入前は、産業医との連絡や請求書の回収などのやり取りを全てメールで行っていました。月末にメールで受け取った請求書をGoogleドライブに格納し、請求金額は別の一覧シートに転記して管理していましたが、管理すべきツールがたくさんあり、業務が煩雑になっていました。また、産業医の先生からの請求書の回収が遅れてしまうと、それを元にした弊社からクライアントへの請求作業が間に合わないこともあり、たった1人の経理担当として常に不安を抱えていました。

岡田様（人事）：スプレッドシートでの管理では、抜け漏れも発生し限界でした。産業医の先生からの問い合わせには経理だけでは対応できないので、先生との窓口であるパートナーサクセス部と連携が必要になりますが、複数人で対応すると、どこまで対応ができているのか、社内でのステータスの共有が大変でした。マンパワーでしのぐのではなく、ツールで解決できないかと思い調べたところpastureを知りました。　

ーpastureの導入にあたって、他のツールとも比較検討されていらっしゃいましたが、最終的にpastureを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

　営業の方が親身に対応してくれたことです。既存の業務フローに沿った形で操作を説明していただいたので、導入した際のイメージがしやすかったです。また、画面も見やすく、使いやすいと感じました。ITツールになじみのうすい産業医でもスムーズに使ってもらえそうだったのも決め手の１つです。

発注・請求業務の一元管理で効率化、俗人化しない体制に

― 現在実感しておられる、pasture導入の効果を教えてください

経理の月末の請求業務については、体感的にはかつては5営業日を要していたものが、2営業日ほどで済むようになりました。

発注・請求情報を一元管理できることの効果は大きいです。パートナーサクセス部も経理も、部門をまたいで全員が同じ画面を見ながら、誰がどのように対応しているのかをリアルタイムで把握できることで、社内での確認のタイムラグや情報の行き違いがなくなりました。

また、決まったフローに沿って対応するようになったので、各々の部門の役割分担が明確になるとともに、イレギュラー対応をつくらない、属人化しない体制が整えられています。

当初課題に感じていた請求書の回収についても、提出依頼が自動でリマインドされますし、ステータスが未提出のものに絞りこんで一斉にリマインドを送ることもできるので、スムーズに回収できるようになりました。さらに請求データは全銀データで出力できるので支払いも効率的にできています。

金額のデータは、発注から請求書の発行時まで引き継がれるので、二重、三重の金額の確認工程も減り、ミスの防止にもつながっています。

― 導入に際して不安に感じていたことはございますか。また、どのように乗り越えましたか？

産業医の中には、ITツールに慣れない方も多いので、スムーズに使ってもらえるかという懸念はありました。　 

そこで、最初はCarelyを活用している産業医を中心に、事前にデモ画面を見てもらいながら意見をもらい、使い方のイメージを定めていきました。その後、すべての産業医へ向けて説明会を複数回実施したり、操作説明の動画をメールで送付しました。お互いに安心して取引を行うためのツールであることを伝えながら、気持ちよく使用開始できるようにということを意識してご案内を進めました。

 

 

産業医からも、質問や確認の連絡を適宜頂き、丁寧に対応してくださったおかげで、導入はスムーズに進めることができました。だんだん使い方にも慣れてきているようで、pastureの利用が定着し始めています。

ただ、中にはまだpastureではなく直接のメールやメッセンジャーで問い合わせをいただくケースもあります。今後は、使い方に関する問い合わせは、pastureのチャットサポートを活用いただいたり、普段のコミュニケーションもpastureの中で完結できるようになるといいなと思います。

｜今後の展開について

専門性を発揮した、価値の高い仕事を支えたい

― パートナーとどのような関係性を築いていきたいですか

産業医の中には、臨床で多忙な合間に協力いただいているような方も多くいらっしゃいます。専門性を発揮して業務に注力してもらいたいので、タスクのマネジメントや請求等の周辺業務に負担をかけないよう、サポートをしていくことを意識しています。

また、産業医としての業務が初めての場合、人事とのやりとりに課題を感じてしまったり、産業医同士の横のつながりが少ないため問題解決に１人で悩んでしまうことが多いです。このような方々に情報交換やコミュニケーションの機会を提供し、業界での横のつながりの構築を私たちがサポートできたら、皆がもっと価値の高い仕事ができるのではないかと思っています。 

― 最後に、pastureを検討中の方へメッセージをお願いします

経理業務を1人だけで担当されている方は多いと思います。そのような方の、仕事の煩雑さの解消には、管理の一元化ができるpastureをおすすめします。ぜひ使ってほしいです。