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経理は自動化!自動化可能な業務やポイントを解説- pasture

すべての経理業務を手作業でおこなっていると、どうしても作業時間が長くなり、人的ミスが起きるリスクも高くなります。だからと言って、経理の人員を増やせば解決できるという話でもありません。経理業務の正確性を高めると同時に効率化を図るため、今注目されているのが「経理の自動化」です。今回は、経理自動化のメリットや自動化する方法などについて解説していきます。

■経理業務の内容
経理業務を端的に説明すると「企業のお金の流れを記録・管理する業務」ということになりますが、その内容は多岐にわたります。企業によって経理業務の範囲は異なりますが、大きく分類すると「日次業務」「月次業務」「年次業務」に分かれます。それぞれの代表的な業務内容は以下のとおりです。

●日次の経理業務
・経費精算
・預金・現金管理
・売上・仕入取引の記録
・伝票・帳簿の記入 など

●月次の経理業務
・掛取引の管理・記録
・請求書の発行・管理
・給与計算
・所得税・住民税などの計算・支払い
・月次貸借対照表・損益計算書の作成 など

●年次の経理業務
・決算業務
・年末調整
・法人税・消費税などの計算・支払い
・社会保険料・労働保険料の計算・申告 など

 

■経理業務の課題とは?
経理業務は、売上や仕入れ、経費など企業活動によって生じるお金の流れを毎日記録し、管理していきます。数字を扱う業務なので、ミスが起きてしまったときの影響は大きくなりがちです。たとえば、請求書にミスがあれば取引先の信用を失いますし、給与計算にミスがあれば社員の信用を失います。試算表にミスがあれば経営陣が判断を誤る原因にもなりますし、会計処理にミスがあれば税務調査が入るなどして会社に損害を与える可能性があります。

このように経理はミスが許されない業務だと言えますが、それゆえ、石橋を叩くように作業を進めるため業務効率は低下しがちです。また、ミスが起きないようにダブルチェック・トリプルチェックをおこなうのが通常ですが、チェックに時間をかけるほど業務効率は悪くなります。

多くの経理業務は期日が決まっているため、経理担当者は限られた時間のなかで正確かつスピーディーに仕事を進める必要があります。ですが、マンパワーで対応するのは限界があると言わざるを得ません。このような経理業務の課題を解決する方法として、「経理自動化」に注目が集まるようになりました。

■経理業務を自動化するメリット
経理の業務内容は多岐にわたりますが、入力、転記、チェックといった定型的な作業が多いのが特徴です。このような定型業務はツールやシステムの活用によって自動化することができます。経理業務を自動化することで、以下のようなメリットがもたらされます。

●01:ヒューマンエラーを削減できる
限られた時間のなかで、手作業によって膨大なデータを処理しようと思ったら、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。ですが、手作業でおこなっている入力や転記、計算などの作業を自動化できれば人的ミスが減少し、ミスにともなう修正作業などの無駄な時間も削減できます。請求関連の業務では、二重請求や支払い遅延など、取引先の信用を失うようなミスも防ぐことができるでしょう。

●02:作業時間を短縮できる
特定の経理業務を自動化できれば、人が関わるタスクが減り、作業時間を短縮できます。特に忙しくなりがちな月末月初の業務を自動化できれば、経理の負担は大幅に軽減できるでしょう。作業時間が短縮され残業が少なくなれば、人件費の削減にもつながります。

●03:より重要な仕事に力を注ぐことができる
時間・労力を奪われていた定型的な経理業務を自動化できれば、より重要な仕事に注力できるようになります。目の前のタスクを処理するだけで精一杯という状況から抜け出し、予実管理や財務戦略、経費削減案の提案など、付加価値の高い仕事に時間を使うことができるでしょう。

●04:タイムリーかつ的確な経営判断ができる
目まぐるしく経営環境が変化する昨今、企業が経営環境の変化に柔軟に対応していくには、迅速で的確な経営判断が欠かせません。経理の自動化によって業務効率化を実現できれば、試算表の作成もスピーディーになります。会社の数字をリアルタイムで報告できるようになれば、経営陣はタイムリーかつ的確な経営判断を下せるようになるでしょう。

■経理業務を自動化するポイント
経理業務の自動化を検討するにあたっては、自動化すべき業務を選定することが重要です。経理業務のなかでも、自動化に適した業務と自動化に適さない業務があります。自動化に適した経理業務としては、たとえば以下のような業務が挙げられるでしょう。
・請求書など帳票の作成・発行
・レシート・領収書など証憑データの取り込み
・各種データの照合・突合
・経費精算 など
また、企業によって優先して自動化したい経理業務は異なってくるはずです。「現時点で、その経理業務に毎月どのくらいの時間・経費がかかっているのか?」「その経理業務は、どんな方法で自動化できるのか?」「その経理業務を自動化することで、どのくらい作業時間や経費を削減できるのか?」といったことを検証したうえで、どの経理業務から自動化するのかを決めるようにしましょう。

 

■経理業務を自動化する方法
経理業務を自動化する方法はいくつかありますが、一般的に用いられている方法は以下の3つです。

●Excelを活用する
Microsoft社のExcelには、マクロ(VBA)機能が搭載されています。マクロ機能を使えば複数の命令を順番どおりに実行できるので、Excel内の定型業務であれば自動で処理できるようになります。
●RPAを導入する
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)」の略で、ロボットによって定型的な業務を自動的に処理させる仕組みのことを言います。RPAを実装すれば、データ入力やファイルのアップロード・ダウンロード、メールへの定型文入力や送信など、作業手順が明確に決まっているPC作業の自動処理が可能になります。
●システムを導入する
経理業務にはルーティンワークも多く、なかでも大きな負担になっているのが経費精算や請求書発行だと言われます。「経費精算システム」や「請求書発行システム」を導入することで、このようなルーティンワークを自動化・効率化することができます。

経理業務を自動化・効率化できるシステムは続々と開発されていますが、そのぶん、導入すべきシステムを選ぶのが難しくなっているのが現状です。システムの選定を誤ったがために、導入しても定着せず、すぐに従来のやり方に戻ってしまうケースも少なくありません。シェアの高さや料金などで判断するのではなく、自社の課題に合ったシステムを選定することが重要です。

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■まとめ~経理の自動化でミス削減&業務効率化を
少子高齢化が進む我が国では、経理に限らず、様々な職種で人手不足が深刻になっています。自動化できる業務を人の手で処理していると、近い将来、手詰まりになってしまうでしょう。ルーティンワークが多い経理業務だからこそ、自動化できる業務は自動化することが重要です。ルーティンワークを自動化できれば、人的資源の有効活用にもつながり、より貢献度の高い経理部門へと成長できるでしょう。

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