請求書受領後のメールは必要？受領後の流れと効率的な管理法
請求書はお金のやり取りに関わる書類なので、ルーズに管理することはできません。しかしビジネスの現場では、どうしても請求書の紛失や振込の遅れ、金額の間違いなどが起きてしまいます。このようなトラブルをなくすには、請求書をどのように管理するのがいいのでしょうか？ 今回は、取引先から受領した請求書にフォーカスして、受領後の流れや効率的な管理方法などを解説していきます。
請求書とは、受注者側が発注者側に成果物や役務サービスなどの報酬を請求する際に発行する書面のこと。法律によって発行が義務付けられているわけではありませんが、日本の商習慣においては請求書を発行するのが通例となっています。
企業がフリーランスに仕事を発注した場合を前提に、請求書の役割を見ていきましょう。この場合、請求書を発行するのはフリーランスであり、請求書を受領して報酬を支払うのが企業になります。
報酬を支払う企業はフリーランスから請求書を受け取ることで、発注した内容・金額と請求を受けた内容・金額に相違がないかを確認することができます。また、支払いをする際に必要な振込先などの情報を提供してもらうことで、スムーズな支払いが可能になります。一方、フリーランス側にとっては「請求書を発行すること＝支払いを促すこと」であり、請求書の発行によって確実な入金が期待できます。
- 請求書受領後の連絡
請求書を受領する方法は、「紙で郵送されてきた請求書を受け取る」、もしくは「メールに添付されてきた請求書を受け取る」のいずれかでしょう。メール添付の請求書を受領したら、返信メールを送るのがビジネスマナーです。郵送されてきた紙の請求書を受領した場合、特に連絡を入れないケースも多いと思いますが、受領した旨を伝える電話やメールをするのが親切です。
- 請求書受領後の管理
取引先から受け取った請求書は、一般的に、以下のステータスで管理します。
▼①未確認の請求書
請求書を受領したら、いったん「未確認の請求書」として管理します。
▼②確認済の請求書
請求書の請求内容や請求金額に間違いがないかをチェックします。間違いがなければ「確認済の請求書」として管理します。
▼③支払済の請求書
支払期日が到来して支払いが完了した請求書にはチェックや印などを入れ、「支払済の請求書」として管理します。
- 請求書の保管期間
支払いが済んだ請求書は、すでに目的を果たしているので処分していいようにも思えます。しかし、請求書は支払い・入金を確実にするためだけの書類ではなく、取引の内容や条件を明らかにする証憑（しょうひょう）書類として、一定期間の保管が義務付けられています。
▼法人は7年間（例外：9年間、もしくは10年間）
法人における請求書の保管期間は、原則として7年間とされています。ただし、例外的に欠損金（赤字）がある場合は、9年間もしくは10年間の保管が求められるケースがあります。
・平成20年4月1日以降に終了した欠損金の生じた事業年度については、9年間保管
・平成30年4月1日以降に開始する欠損金の生じた事業年度については、10年間保管
※ 参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁
▼個人事業主は5年間（例外：7年間）
個人事業主における請求書の保管期間は、原則として5年間とされています。ただし、例外的に消費税の課税事業者である個人事業主は、消費税法によって請求書を7年間保管しなければいけません。
※参考：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁
請求書に限らず、ビジネスでは様々な書類がやり取りされます。A社がフリーランスのBさんに発注するケースを前提に、取引の各過程でやり取りされる書類についてご説明しましょう。
- 01：見積依頼（A社→Bさん）
A社がBさんに対して見積依頼をします。
- 02：見積書を発行（Bさん→A社）
Bさんは、A社に「見積書」を発行します。見積書は、取引をする前に商品やサービスの金額や取引条件を相手方に提示するための書類です。
- 03：注文書を発行（A社→Bさん）
A社がBさんに発注することを決めたら、「注文書（発注書）」を発行します。注文書は、相手方に対して「あなたに発注します」という意思表示をする書類です。
- 04：注文請書を発行（Bさん→A社）
A社から注文書を受け取ったBさんは、その申込みを受ける場合、A社に「注文請書（発注請書）」を発行します。注文請書は、相手方からの発注の意思表示に対し、それを「引き受ける」という承諾の意思表示をする書類です。
- 05：納品書を発行（Bさん→A社）
Bさんは、A社に商品やサービスなどを納品します。このときに「納品書」を発行する場合があります。
- 06：受領書を発行（A社→Bさん）
A社は納品を受けたら、Bさんに「受領書」を発行する場合があります。受領書は、発注者が納品物を受領したことを通知するために発行する書類です。あくまでも「受け取ったこと」を通知する書類であり、内容を確認したことを証明する書類ではありません。
- 07：検収書を発行（A社→Bさん）
A社は納品物に不備がないことを確認したら、Bさんに「検収書」を発行する場合があります。検収書は、受け取った納品物に問題がなかったことを通知するために発行する書類です。検収書を発行した発注者は基本的に、それ以降、納品物に関してクレームを言うことはできなくなります。
- 08：請求書を発行（Bさん→A社）
BさんはA社に「請求書」を発行します。
- 09：報酬の支払い（A社→Bさん）
請求書を受け取ったA社はBさんに報酬を支払います。
- 10：領収書を発行（Bさん→A社）
入金を確認したBさんは、A社に「領収書」を発行します。
上述した流れは、ビジネス上で発行される可能性のある書類を網羅したもので、取引によっては発行されない書類もあります。とはいえ、多くの取引において見積書や注文書、請求書は発行されており、発行された書類は証憑（しょうひょう）書類として一定期間の保管が義務付けられています。誤って処分することがないよう、社内で管理方法を徹底しなければいけません。
ビジネスでやり取りされる書類を確実に管理するためには、自社の取引の現状に合ったシステムを導入するのがおすすめ。フリーランスや業務委託のパートナーとの取引が多い場合は、フリーランスマネジメントシステム「pasture（パスチャー）」が役立ちます。
「pasture」は、フリーランスに特化した発注・請求管理システムです。フリーランスとの取引情報をすべて可視化でき、発注から案件進行中のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、業務フローを一元管理することができます。過去の取引履歴から現在の取引状況まで社内で簡単に共有できるため、管理のムダがなくなり、管理コストの削減や業務効率化を実現できます。
また、「pasture」は取引先であるフリーランスにも使ってもらうことができます。たとえば、「pasture」上でフリーランス自身が請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が請求書を作成してフリーランスに承認をもらうことも可能。フリーランス側の負担軽減にもつながります。
※ pastureは、発注書や請求書の発行が可能ですが、納品書や検収書、領収書などの発行機能はございません。
従来、請求書と言えば紙で郵送されてくることがほとんどでしたが、最近は請求書の電子化が進んでおり、PDFなどのデータで送られてくるケースも増えています。紙とデータが混在していることは、管理する側の手間や負担が増加する要因にもなっています。くれぐれも、支払い漏れや支払いミスによって取引先の信頼を失わぬよう、きちんとルールを整備したうえで請求書を管理していきましょう。
