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請求金額を間違えた際のお詫びの書き方と例文を紹介

軽減税率の導入によって、請求書の作成にひと手間増えたという企業も少なくないでしょう。請求書の作成はどの担当者も慎重を期していると思いますが、それでもなかなかミスはなくなりません。特に、請求金額にミスがあると取引先との信頼関係にヒビが入ることもあります。取引先から請求金額のミスを指摘されたときは、丁重にお詫びをするとともにすみやかに正しい請求書を発行するのがビジネスマナーです。

今回は、請求金額を間違えてしまった場合の正しい対応方法や、お詫びの書き方などについて解説していきます。

 


■請求金額に間違いがあった場合は再発行が必要!

役所に提出する申請書などにミスがあった場合は、二重線を引いて訂正印を押し、空いたスペースに正しく書き直すことが認められています。しかし、請求書は取引があったことを証明する証憑(しょうひょう)書類なので、原則として二重線などでの訂正はNGとされています。もちろん、修正テープや修正液による訂正も避けるべきです。

請求金額に間違いがあった場合だけでなく、項目や備考欄などに軽微なミスがあった場合も必ず再発行するようにしましょう。


■請求書を再発行する際のポイント

請求金額などに誤りがあり、請求書を再発行する際は、以下の点に注意するようにしましょう。

 

  • 再発行の請求書であることが分かるようにする

請求書を再発行する場合、それが「再発行された請求書であること」をひと目で分かるようにするのがポイントです。方法としては、タイトルを「請求書(再発行)」としたり、「再発行」という赤字のスタンプを押したりするのが一般的です。また、備考欄に「○年○月○日No.◯◯の請求書の再発行(請求金額訂正のため)」などと記すケースもあります。

再発行の請求書だと分かるようにするのは、二重請求・二重払いを防止するためです。請求書を再発行する場合、本来、取引先に最初に発行した請求書を破棄してもらう必要があります。しかし、取引先がその処理を失念してしまうと、同じ取引に関する請求書が2通存在することになり、二重請求・二重払いが起きてしまうリスクがあります。再発行の請求書であることが明確に分かるようになっていれば、取引先で混同してしまうリスクを軽減できるでしょう。

 

  • 最初に発行した請求書番号に枝番を振る

請求書には固有の請求書番号が付されますが、再発行の請求書の番号は、最初に発行した請求書番号に枝番を振るのが一般的です。これは主に、請求書を発行した会社が訂正前・訂正後の請求書を適切に管理するためです。枝番を振ることで再発行した請求書であることが分かる(新たな売上でないことが分かる)ため、経理処理におけるミスを防止することができます。

 

  • 発行日は最初に発行した請求書と同じ日付に

再発行する請求書の日付は、最初に発行した日にするか、再発行した日にするかのいずれかです。明確なルールは存在しませんが、一般的には、最初に発行した請求書の日付のまま再発行する会社が多いようです。

 

  • 社内で二重・三重のチェックをする

再発行した請求書で再びミスが起こるのは、絶対に避けなければいけません。1回のミスでも失礼なのに、2回ミスが続いてしまうと、取引先に大きな不信感を与えてしまうでしょう。再発行の請求書の場合は、社内で二重・三重のチェックをおこなうなどしてミスの防止を徹底すべきです。


■請求金額の間違い、請求書の誤記があった場合のマナー

自社が発行した請求書に、請求金額の間違いなどがあったとします。その場合、自ら誤記に気付くケースと、取引先から誤記を指摘されるケースがありますが、いずれにしてもお詫び状(お詫びメール)を送る必要があります。お詫び状を送る際のマナーとして、以下の2点は押さえておきましょう。

 

  • 迅速に対応する

請求書にミスの疑いがある記載を発見した場合や、取引先から誤記を指摘された場合は、迅速に調査をおこないます。調査の結果、ミスが明らかになったのであれば、迅速にお詫び状(お詫びメール)を送るとともに正しい請求書を再発行します。

請求書の締め日は会社によって異なりますが、締め日の直前にやり取りされるのが通常です。そのため、対応に時間がかかると翌月の処理に回るなど、会計上のズレが生じてしまうことがあります。取引先に迷惑をかけないよう、できるだけ迅速な対応が求められます。

 

  • 謝罪とともに再発防止の対策を記す

お詫び状(お詫びメール)では、誠実に謝罪の意を伝えます。仮に、誤記の原因の一端が取引先にあったとしても、お詫び状で言い訳をするのはマナー違反です。請求書の発行者として非を認め、丁重に謝罪をしましょう。また、同じ取引先との間で同様のミスが起きると信頼関係が損なわれかねません。同じミスを繰り返さないよう、再発防止の対策を記すことも重要です。


■請求金額の間違い、請求書に誤記があった場合のお詫びの書き方・構成

書面のお詫び状とお詫びメールでは多少形式が異なりますが、基本的な書き方・構成は以下のとおりです。

 

  • 件名

件名は、「請求書の間違いに関するお詫び」「◯月◯日発行の請求書の誤記について」など、簡潔かつ具体的に記します。

 

  • 前文

時候の挨拶や、日頃の感謝を伝える文言を記します。

 

  • 本文

請求書に間違いがあった旨の報告・謝罪とともに、「いつ発行した請求書に誤記があったのか」「請求書のどこに間違いがあったのか」「誤った記載と正しい記載」「今後の対策」などを記します。加えて、最初に発行した請求書の処理方法(取引先に破棄してもらうのか、返送してもらうのか)も記します。


■請求金額の間違い、請求書に誤記があった場合のお詫びメールの文例

請求書に間違いがあった場合、自らそれに気付くケースと取引先から指摘されるケースがあります。この2パターンで、お詫びメールの文例をご紹介します。

 

  • 自社で請求書の間違いに気付いて、再発行する際のお詫びメールの例文

件名:請求書の誤記に関するお詫び

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

先日発行させていただいた◯月度の請求書ですが、
以下のとおり、請求金額に誤りがあることが判明いたしました。

(誤)◯◯◯◯円
(正)◯◯◯◯円

急ぎ、正しい請求書を再発行させていただくとともに、
ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。

また、大変お手数ではございますが、
お手元の請求書を破棄していただけますようお願い申し上げます。

以後、チェック体制の強化に力を注ぎ、二度とこのようなことが起きないよう
徹底してまいりますので、この度の件はどうぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。

今後も変わらぬお引き立てのほど、お願い申し上げます。

 

  • 取引先から請求書の間違いを指摘され、再発行する際のお詫びメールの文例

件名:◯月度の請求書の間違いに関するお詫び

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

先日、ご指摘いただいた◯月度の請求書の件でご連絡を差し上げました。
弊社にて調査したところ、ご指摘のとおり請求金額に誤りがあったことが判明いたしました。

正しくは、請求金額◯◯◯◯円ではなく、◯◯◯◯円となります。

弊社のミスによりご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
併せて、正しい請求書を発行させていただきますので、大変お手数をおかけしますが、
お手元の請求書を破棄していただけますようお願い申し上げます。

以後、このようなミスが起こらぬよう、社内のチェック体制を見直していく所存です。
今後も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。


■請求書の間違いをなくすために

現在、請求書の発行方法としては、Excelで作成した請求書をプリントアウトして取引先に送る、というケースが多いと思います。ですが、この方法で請求書を発行している限り、請求書の間違いをゼロにすることはできないでしょう。請求書の間違いをなくすためには、Excelでの作成から脱却し、システムを使って請求書を発行するのがおすすめです。

 

  • システムを使って請求書を発行するメリット

近年、「請求書発行システム」や「帳票作成システム」と呼ばれるシステムを導入して請求書の発行・管理をおこなう企業が増加しています。このようなシステムを導入するメリットは、請求書の作成業務を効率化しながらミスを削減できることです。

一般的な請求書発行システムや帳票作成システムは、元になる請求データを取り込むだけで半自動的に請求書を作成できます。既存の会計ソフトと連携できるシステムなら、会計ソフトへの入力データがそのまま請求書のデータとして反映されるので入力の手間がかかりません。また、ほとんどのシステムには自動入力や入力補助の機能があるため、手入力による間違いを削減でき、正確かつ迅速に請求書を発行できるようになります。

また、不正行為を防止できるのも一つのメリットです。アナログな方法で請求書を発行している企業では業務が属人化しやすく、それゆえに架空請求などによる横領事件が起きることもありました。しかし、請求書発行システムなどを導入することで、社内の請求データがすべて可視化され一元管理できるようになるため、不正行為の抑制につながります。

 


■まとめ~請求金額の間違いを防ぐためにシステムの導入を!

請求金額など請求書の間違いは非常にセンシティブな問題であり、軽微なミスでも取引先との信頼関係が悪化してしまうことがあります。請求書のミスを防ぐには、請求書発行機能を備えたシステムを導入するのが賢明です。

昨今、様々な特色のあるシステムが登場していますが、フリーランスとの取引が多い企業にはフリーランスに特化した発注・請求管理システム「pasture」がおすすめです。フリーランスとの取引情報をすべて可視化でき、発注から案件進行中のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、業務フローを一元管理することができます。

また、「pasture」を導入すれば、取引先であるフリーランスにも活用してもらえます。フリーランス自身が請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業側で請求書を作成してフリーランスに承認してもらうことも可能。請求書の間違いを軽減して業務効率化を推進できる「pasture」の詳細はこちら

 

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