TOPお知らせ請求書の電子化のメリットと注意点を解説! – pasture

請求書の電子化のメリットと注意点を解説! – pasture

請求書は従来、Excelなどで作成したものをプリントアウトして郵送するのが常識でしたが、最近では、PDF化した「電子請求書」をメールなどでやり取りする企業が増えています。紙の請求書を電子化することで様々なメリットが得られますが、企業によっては、社内の業務フローや文書の管理体制の問題から電子請求書への切り替えがうまくいかず、紙の請求書から脱却できないケースも少なくないようです。今回は、請求書の電子化を検討する企業が知っておきたいメリットや注意点などを解説していきます。


■電子請求書とは?

電子請求書とは、文字どおり「電子化された請求書」のことで、PDFデータで作成されるのが一般的です。

従来、請求書はExcelや専用ソフトなどで作成したものをプリントアウトして郵送するのが当たり前でした。ですが、「請求書を印刷する → 印鑑を押す → 封筒に宛名書きをする → 送付状を添える → 封筒に入れる → 切手を貼る → 投函する」という一連の請求書発行業務が、多くの企業にとって業務効率化の足かせになっていたのも事実です。そのようななか、紙の請求書に代わる存在として普及し始めたのが電子請求書です。


■電子請求書の保存について

請求書をPDFなどの電子データで作成し、取引先に送信すること自体に法的な問題はありません。取引先との合意があれば、紙の請求書の代わりに電子請求書でやり取りすることができます。

一方で、請求書の「保存」に関しては、電子請求書ならではの注意点があります。そもそも、受け取った請求書は一定期間、保存しておく必要がありますが(原則として法人は7年、個人事業主は5年)、電子データとして保存するためには法令が定める要件を満たさなければいけません。


■e-文書法と電子帳簿保存法

少しややこしいのですが、請求書を電子データで保存できる根拠としては、「e-文書法」「電子帳簿保存法」という類似した2つの法律が存在しています。ちなみに、e-文書法は内閣官房が、電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律です。

  • e-文書法とは?

e-文書法(電子文書法)とは、法的に保存が義務づけられている請求書などの文書について、紙だけでなく電子化した文書ファイル(電磁的記録)での保存を認める法律です。後述する要件を満たすことによって、請求書を電子データで保存できるようになります。

  • e-文書法における電子請求書を保存するための要件

①見読性

電子請求書は、ディスプレイなどで明瞭な状態で読めるようにしておく必要があります。また、紙としてもプリンタで出力できることが求められます。

②完全性

電子請求書が操作ミスなどで消失・破損するのを防止するとともに、万が一、データの改変・改ざんがあったときはその事実を確認できる措置を講じておかなければいけません。

③機密性

電子請求書の機密性を守るため、許可した人以外はアクセスできないようにするなど、不正アクセスに対するリスク管理が必要です。

④検索性

必要に応じて電子請求書をすぐに参照できるよう、インデックスで検索できるシステムを整備するなど、体系的に保存しておかなければいけません。

  • 電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、請求書などの国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律です。従来、紙による保存が義務づけられていた国税関係の帳簿書類について、後述する要件を満たすことで電子データによる保存が認められます。

なお、パソコンで作成したデータのほか、紙の書類をスキャンして電子化したデータも電子データとして認められるほか、要件を満たせば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したものも電子データとして保存が可能です。

  • 電子帳簿保存法における電子請求書を保存するための要件

①税務署長の承認

紙で保存していた請求書を電子データでの保存に変更する場合は、事前に税務署長の許可を得る必要があります。電子保存を始める日の3ヶ月前までに所轄税務署長に申請書を提出しなければいけません。

なお、電子取引で(電子ファイルのままで)請求書を取り交わした場合もデータの保存が必要ですが、税務署長の承認は不要です。フリーランスとの契約・発注・請求を一元管理できる「pasture」なら、クラウド上で電子請求書のやり取りを完結でき、請求書のデータは自動でクラウド上に保存されます。スキャンする手間もかかりませんし、税務署長への申請も不要です。

②真実性・可視性

電子請求書を保存するためには、真実性と可視性の確保が求められます。真実性とは「請求書が改ざんされておらず本物であると証明できること」、可視性とは「誰でも容易に視認できること」を言います。電磁的記録による保存とスキャナ保存では要件が異なるので、詳しくは国税庁のパンフレットをご確認ください。

>> はじめませんか、帳簿書類の電子化!|国税庁

>> はじめませんか、書類のスキャナ保存!|国税庁


■電子請求書のメリット

紙の請求書から電子請求書に切り替えるメリットとしては、一般的に以下の点が挙げられます。

  • コストを削減できる

請求書を紙で発行する場合、用紙代、印刷代のほか、封筒代や切手代などの費用がかかります。取引先の数や請求件数が多くなるほどコストが膨らんでいきますが、電子請求書に切り替えればこれらのコストを削減できます。

  • 業務効率化を実現できる

請求書を紙で発行・保管する場合、印刷、封入、宛名書き、切手貼り、投函、ファイリングなど、決して少なくない手間がかかります。その点、電子請求書はこのような手間がかからず、作業効率が向上します。加えて、電子請求書は紙の請求書に比べて検索性に優れているので、後に参照したい場合もすぐに目的の請求書を見つけられるでしょう。

  • スピーディーに請求書を発行できる

通常、電子請求書はパソコンで作成したら、メールなどに添付して送信するだけ。取引先が求めるタイミングでスピーディーに請求書を発行できます。紙の請求書のように、郵送によるタイムラグが生じることはありません。

  • 省スペース化できる

上述のとおり、請求書の保存期間は原則として、法人の場合は7年、個人事業主の場合は5年とされています。この期間中にストックされていく請求書を紙で保存する場合はキャビネットや書庫などが必要になりますが、電子請求書であれば場所を取らず省スペース化につながります。

  • 環境負荷を軽減できる

環境負荷を軽減するため、あらゆる領域でペーパーレス化が進んでいます。請求書に限らず、紙での保存から電子データへの保存に切り替えることで環境保全にも貢献できます。


■請求書を電子化する際の注意点

請求書を電子化するメリットは多々ありますが、自社の意向だけで電子請求書へ切り替えられるものではありません。

たとえば、取引先が紙で請求書を管理している場合は、先方に業務フローを変えてもらう必要があるかもしれません。取引先にPDFで請求書を送付しても、結局、先方がプリントアウトして紙で保存するなど、取引先に負担をかけてしまうケースも考えられます。電子請求書への切り替えを検討する際は、必ず取引先各社の了承を得るようにしましょう。


■まとめ~電子請求書の導入準備は入念に~

電子請求書の導入が進んでいるとはいえ、まだ請求書の電子保存に対応している企業は多くはありません。社内ルールで、「紙の請求書をもらえないと支払いができない」という企業もあるでしょう。

長い目で見れば、電子請求書は発行する側にも受け取る側にもメリットをもたらしてくれます。だからと言って、ある月から突然、一方的に電子請求書に切り替えるのはビジネスマナー違反です。電子請求書を導入する際は、事前に取引先の業務フローなどを確認したうえで、相談・提案するようにしましょう。

フリーランスとの取引が多い企業には、電子請求書を簡単に作成できる「pasture」が役立ちます。フリーランス自身が電子請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が電子請求書を作成してフリーランスに承認をもらうことも可能。「pasture」の詳細はこちら

 

一覧へ戻る