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【イベントレポート】freee×pasture 連携記念イベント 事業成長の基幹となるバックオフィス構築とは?

2020年2月5日、クラウド会計ソフト「freee(フリー)」とフリーランスマネジメントシステム「pasture(パスチャー)」の連携記念イベント「事業成長の基幹となるバックオフィス構築とは?」を開催しました。

イベント開催の背景

事業を成長させるための手段といえば? 資金調達、人材確保、社内オペレーションの構築、サービス改善、PR強化… 方法は様々ありますが、一体何から手をつけたら良いのか悩まれている方も多いと思います。 安心して事業成長に邁進していただくために、今回はどの事業にも欠かせないバックオフィス構築に焦点を当てて、業務フローの基礎作りについてお話させていただきました。

「事業成長の基幹となるバックオフィス構築とは?」

エン・ジャパン株式会社 pasture事業責任者 高澤 真之介

 

バックオフィス業務におけるデジタル化プロセスについて(概論)

-事業成長のためにデジタルなバックオフィス体制をいかに構築していくか

デジタル化によって実現する競争力には大きく分けて3つの側面があります。

ひとつめは「付加価値の創出」です。具体的には、「顧客体験価値の向上」と「デジタルによるビジネスモデル」の変革です。 例えば、動画のサブスクリプションの「ネットフリックス」は、もともと郵送でDVDを送って視聴できるサービスを行っていましたが、オンラインで視聴できるようになり、かつ裏側でデータを蓄積することでビジネスモデルもデジタル化しました。

ふたつめは、「業務改革」です。具体的には、「デジタル活用による業務改革」と「デジタル改革を支えるERPの高度化」です。 最後に、「組織力強化」です。具体的には、「経営インテリジェンスの創造」と「働き方・コミュニケーションの改革」です。例えば、salesforceでは、経営会議にAIの席が一つ設けられていて、経営に対してフィードバックを行ったりしています。
デジタル化では、この6つの観点でゴールを設定することが多いと思います。

-事業成長の基幹となるバックオフィスの構築方法

業務改革、組織力強化につながるバックオフィスの構築の具体的なフローについてご紹介します。まずデジタル化が可能なバックオフィス業務を洗い出してみましょう。

この中で、企業が生み出したい競争力と管理業務の組み合わせが重要になります。どういう付加価値を得たいのかと、改善したい業務はどこなのかというスコープをきちんととっておくことが重要です。
理由は、バックオフィスデジタル化のSaaSは増えてきているので、デジタル化のためのツールを導入する際に、目的をもって使用していくことが大切だからです。

-どのようなプロセスでバックオフィスを構築すればよいか

SaaSツールの導入プロセスには7ステップあります。

まず、「ゴール/ビジョンの設定」です。先ほどご説明した「どういう付加価値を得たいのか」と、「どのような業務を改善したいのか」を最初に決めます。続いて、「目標とKPIの設定」です。これらを言語化していくことが大切です。
そして、「ロードマップ策定」と「サポーター運用体制構築」です。社内を巻き込んでいくプロセスが重要なので、プロジェクトの方向性をしっかり伝えていきます。
続いて「定着化支援」です。3ヶ月以内の早期立ち上げをすることで、そのあとのツール活用が変わってくると言われています。最後に「業務プロセス改善」と「システムとデータ品質の確認」です。一回導入して終わりではなく、継続的にチェックしていく体制が非常に重要です。

-導入時の落とし穴になる要素

導入時の落とし穴として、特に多いのは「ゴール/ビジョンの不在」や「KPIの設定がされていない」まま導入スタートしてしまうことです。計画段階では、「管理部署が不明」や「プロジェクトチームが生成されていない」ことも大きな問題になります。
さらに、定着化の段階では「マネジメント層がしっかり使わないと定着しない」と言われています。
最後に、「業務フローをしっかり明確にしておく」「法改定をキャッチアップしておく」ことが大切です。 このような落とし穴を最初から潰して、プロダクト導入をしていくと、バックオフィスが効率よく構築できると思います。

フリーランスなど外部人材の登用と受注プロセスの効率化について(各論)

-フリーランスを交えた組織づくりにおいて必要なこと

フリーランスを交えた組織では、正社員の管理に必要な「労務管理」「勤怠管理」「給与管理」「タレントマネジメント」にプラスして、「契約管理」「発注管理」「請求管理」「支払い管理」などの管理工数が発生します。単純に管理工数が増えてしまうので、業務の効率化が必要となります。

フリーランスのマネジメントは、複数部署にまたがることが特徴です。
例えば、経理の方であれば「支払請求管理」、現場の方であれば、誰に何を発注するのかを考える「タレントマネジメント」、法務であれば「契約管理」など、かなり多くの方が関わってくることになります。
フリーランスマネジメントのプロジェクトとしては、リーダーシップを持っている方が推進していく必要があります。

フリーランスの業務フローでは、下請法や2023年から導入されるインボイス制などの法改正にも注意が必要です。
例えば、「2023年にフリーランス主体の組織を構築しよう」というゴールを設定する場合、2020年中にフリーランス全員の契約から受発注のフローのデジタル化を目指すと良いでしょう。2023年の法改正までに準備を終わらせておくことがポイントです。

-バックオフィスの業務フローで注意すること

フリーランスへの発注をする際の業務フローで注意することは、3つあります。
まず、契約の際には「下請法(3条書面)」がクリアできているか。納品の段階からは「60日以内の支払い」ができているかどうか。そして、インボイス制に移行するにあたり「フリーランスからの請求書を回収」できているかどうか。
最後に、発注と請求の整合性、会計ソフトとの連動ができていると、バックオフィスの業務フローは綺麗かなと思います。

このようなバックオフィスの構築をエクセル等で管理すると、管理フローが煩雑になります。
pastureは、フリーランスとの契約・発注・請求・支払いの管理業務を一元管理できうるフリーランスマネジメントシステムです。
例えば、取引のあるフリーランス/企業をリスト化することができ、発注の際も発注書をワンクリックで発行でき、請求業務も自動化されます。また、発注金額をリアルタイムで可視化できるので、予算管理も行えます。
次にお話しされるfreeeさんとの連携も行なっておりますので、ぜひご検討なさってみてください。

「事業成長の基幹となるバックオフィス構築とは?」

freee株式会社

freeeのミッションは、「スモールビジネスを、世界の主役に。」を掲げております。
「アイデアやパッションやスキルがあればだれでも、ビジネスを強くスマートに育てられるプラットフォーム」です。

-ビジネスにおけるスピードとは?

働き方改革が進められる中で、ビジネスにはスピードや効率性が求められています。では、ビジネスにおけるスピードとは何なのでしょうか?色々な観点があると思いますが、ビジネスにおけるスピードの観点をお話ししていきます。

例えば、東京から新大阪へ新幹線で移動する場合、「こだま」は3時間57分かかります。一方「のぞみ」は2時間23分です。
使用車両も同じで最高速度もほぼ同じですが、これだけの違いがあるのは何故でしょうか?
「のぞみ」は、停車駅が少ないからですよね。「のぞみ」に乗って、早く新大阪に到着すると、時間が生まれ行動が増やせます。
では、ビジネスに置き換えてみるとどうでしょうか?ビジネスにおいては、立ち止まる瞬間を減らすことが大切です。

-ビジネスの成長の阻害・鈍化につながる要因とは

ビジネスで立ち止まる瞬間は、どのようなものがあるでしょうか?ビジネスが立ち止まる瞬間は、作業が発生する時です。
例えば、従来の経費精算フローですと、入力・申請・承認・提出・確認・集計・支払い管理・仕訳入力・旧入力・振込・仕訳入力と作業が発生します。これがfreeeの経費精算フローでは、申請・承認・一括振込で完了します。作業が減ると業務がストップするタイミングが減るのでとても効率的です。

freee株式会社 プロダクトマーケティング マネージャー平山公規氏

さらに、作業の発生は人的リソースを必要とします。作業の数だけ、人的コストが必要となります。この作業を減らすことで、ビジネスが止まるタイミングを減らすことができます。また、作業の発生は「誰々にしかできない」という属人化が起きるリスクを生みます。

このような「業務速度の低下」「リソースの圧迫」「属人化の発生」が、成長の阻害・鈍化につながります。

何故、これらが成長の阻害・鈍化につながるのでしょうか?スピード感の違いが組織のGAPを生み出します。現場が早く動きたいのにバックオフィスが早く動けないと、GAPがうまれます。組織GAPがあると、組織変更に影響があります。具体的には、人事異動、組織の成長、事業・製品の追加に影響が出ます。スピード感をもって動くためには、組織のGAP をなくすことが重要です。

-組織のGAP はどのように解決していけば良いのか

事業のフェーズが変わると課題がうまれてきます。起業・成長・拡大とそのタイミングに応じて課題が生まれてくるので、今は課題がなくても将来を見据えた業務構築が重要です。
課題が発生した際に、初めて考える体制では考慮漏れの分の時間的損失があります。
また、そのタイミングまで何とかやってきた業務フローを置き換えなければいけないので、自社の仕組みと新しく導入するシステムがぴったりはまらずに、システム選定やカスタマイズのコストがかかります。
今困っていることに対してシステム構築するのではなく、何ヶ月後、何年後を予測して導入しておくことが大切です。

-組織のGAPをなくすために重要なこと

組織のGAPをなくすためには、以下の3つが重要です。
1. 使うシステムは極力少なくする
2. 手作業を行う領域を減らす
3. 早い段階で将来を見据える

freeeで作る次世代のバックオフィス

freeeは経営志向のシステムです。
今までの会計ソフトでは、仕訳を軽く打つために特化したツールでした。しかしそれ以外にも、情報源があり、それをもとに経理業務があり、計算して財務諸表に落とし込み、分析する業務が必要です。それらまでカバーしたバックオフィス全体を効率化するシステムがfreeeです。

-生産性を落とす4つの要素

生産性を落とす要素には「移動」「転記」「伝達」「収集」の4つが挙げられます。

「移動」移動中は業務ができませんよね。
「転記」紙からパソコンに入力し、それをまた印刷するなどの作業です。
「伝達」属人化の話に近いのですが、同じソフトを使っていればスムーズですが、違うソフトを使っていると、「この部分のここです」と説明をして伝える作業が発生します。
「収集」銀行の通帳やクレジットカード明細など、色々な情報を収集する必要があります。

では、生産性を上げるために必要な要素は、どのようなものでしょうか?
クラウド化することで、いつでもどこでも業務が可能になり、移動中はもちろん、遠方でも業務が可能です。
あらゆる業務データを1つのシステムに集約することで、「転記・伝達」の課題が解決。
そして、人工知能によって電子取込・ルーチンワークを自動化することで、「収集」の手間も削減されます。

-入力作業を軽くする

金融機関・カード・決済サービスと連携し、仕訳入力が自動化されます。また、会計と経理業務を一体化することで、転記作業の排除が可能です。freeeは、4,000社以上のサービスと連携しています。
記帳作業も効率化されます。例えば、クレジットカードの明細を取り込み、日付と金額は自動で入力されます。さらに、「タクシー」であれば「旅費交通費」、「新聞」であれば「新聞図書費」というように勘定科目も自動入力されます。もし間違っていたら、項目だけ選び直すだけなので、非常にスムーズです。
これは、全てを自動化しましょうということではなく、ルーチン業務を自動化していきましょうということです。人が介在すべき業務と自動化していくべき業務を切り分けていきます。

-見える化を軽くする

目標と現状のGAPを発見し、対策を考えていくために、freeeではレポートを自動生成することができます。予実管理の全てをfreeeで賄おうとするのは、機能の差分が出てくるかと思いますが、ざっくりとしたデータはすぐにfreeeで確認し、詳細分析はエクセルで行うなど二重構えにしていただくと、週次や日次での予実管理もしやすくなります。
また、予算に対して利用可能な金額もすぐに把握できるので、稟議の事前申請にて予算超過を防止することができます。

-拡張性を重視する

先ほど、将来的に課題が増えていくというお話をしましたが、「拡張性」は非常に重要です。 freeeは、行政手続き、給与計算、勤怠管理、債務管理、会計、請求管理、債権管理と、バックオフィスの様々な領域に対応しています。フロント業務については、freeeはAPIを公開していますので、フロントとバックオフィスをどんどんつなげていくことができます。

-まとめ

組織のGAPをなくし、将来を見据える
作業と見える化を軽くする
拡張性を重視してフットワークを軽く

この3つの観点に気をつけていただくと、事業の成長に貢献できるバックオフィスの構築ができるのではないでしょうか。

pasture × freee 連携について

pastureは、企業とフリーランスの間に発生する、契約、発注、請求、支払い、評価やスキルの蓄積などの一連の業務を一元管理できるフリーランスマネジメントシステムです。企業側、フリーランス共に管理画面を持ち、発注書や請求書をお互いに承認し合いながら、オンラインで業務を完結することができます。

pastureで作成した請求書データをfreeeの1つの取引として登録できるようになります。これにより、会計ソフトへの記載のコストなくデータを入れることができます。今まで請求書の内容と勘定科目を会計サービスに都度入力したり、pastureでCSVデータを抽出して加工していた経理担当者の負担を減らすことができます。

こちらの連携機能は、オプションとなっておりますので、ご希望の方はpastureの担当者までご連絡ください。
リリース内容についてはこちら

まとめ

デジタルを活用し、バックオフィスからフロント業務までシームレスに繋ぐことで、事業成長の基盤となるバックフォィスの構築ができるということがよくわかるイベントになりました。フリーランスを活用する際には、正社員だけの組織よりも増えるバックフォィス業務がいくつかあります。効率的な運用体制を構築するためには、freeeやpastureの活用をご検討いただければと思います。

pastureでは、今後も新しい機能やイベントを随時リリースしてまいりますので、ぜひご期待ください。

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