TOPお知らせメディア編集長Aさんのpasture活用術 ~Excel管理からpastureへ~

メディア編集長Aさんのpasture活用術 ~Excel管理からpastureへ~

自社メディアの編集長を務めるAさん。外部のライターさんを30人ほど抱え、発注/タスク管理/請求まで、全ての業務を担っています。

今まではExcelで案件を管理しながら、ライターさんとのやりとりはSNSやメール、電話で行っていました。しかし、ライターさんが増えるにつれ使用ツールも増え、管理が煩雑に。毎月の請求書回収にもかなりの時間を費やしていました。

そこで、業務効率化を目的にpastureを導入。毎月の管理業務の効率化に成功しました。そんなAさんの、pasture活用術をご紹介します!

≪導入前の課題≫
① ライターさんによって連絡手段がバラバラ。過去のやりとりを様々なツールを遡って確認するのが大変・・・
② ライターさんからなかなか請求書が来ない。月末の請求書の催促が大変・・・

 

≪pasture活用ポイント≫
① ライターさんとのやりとりはpasture上で一元管理!
② 企業側からの請求書発行で、請求書の催促から解放!

 

|pasture活用ポイント①
ライターさんとのやりとりはpasture上で一元管理!

チャットツールやメールなど、ライターの方によってバラバラだった連絡手段を、pastureで一元化。過去の会話や、やりとりした資料を探す手間もなくなりました。

タスクを記事毎に制作し、発注書を自動発行!

pastureでは、発注書の発行単位でタスクを制作するのがオススメです。
Aさんは、プロジェクトをメディア毎に、下の階層のタスクは記事毎に制作。

タスクを制作すると、pasture上で発注書の発行ができるので、発注書作成、送付の手間も省けます。

記事に関するやりとりは全て、pasture上で完結!

pastureではタスクに紐付けて会話ができるので、簡単に会話の履歴を追うことができます。


また、タスク一覧では、記事ごとの進捗が一覧で分かり、進捗管理も簡単に。やりとりのボールが自分にあるのか、相手にあるのか明確になるので、作業がストップすることがなくなりました。
提出済みステータスでソートをかけ、納品物のチェックを行うなどもできます。

slackと連携して随時状況をチェック

slackと連携しておけば、pasture上で更新があった場合に、slackにも通知が送られます。わざわざpastureを開かなくても、状況を把握できるので便利です。


※chatworkとの連携も可能です。

|pasture活用ポイント②
企業側からの請求書発行で、請求書の催促から解放!

これまでは、月末になると、請求書の発行依頼を全ライターさんに連絡していました。
そこから、ライターさんから送られてくる請求内容に問題がないか、発注書と照らし合わせながら確認。確認が終わって、やっと請求書が発行できます。
なかなか請求書を発行してもらえず、経理への提出期限ギリギリまで請求書の催促に追われることも多くありました。

pastureでは企業側からの請求書発行も可能です。請求書が届かないライターさんには、Aさんが請求書を発行し、ライターさんの承認をもらうようにしています。連絡のつきにくいライターさんでも、承認ボタンを押すだけなら、すぐに対応してもらえます。

最初に制作した発注書の内容に紐づいて、自動で請求書が発行できるので、請求書作成の手間もかかりません。内容の確認の手間も大幅に削減できるようになりました。


また、請求書一覧では、タスクごとの進捗(ステータス)も確認できます。未到着の請求書も一目でわかるので、対応漏れを防げて安心です。


pastureを使うことで、発注、進捗管理、請求までの一連の管理業務を効率化することができたAさん。空いた時間は、本来の仕事である企画に費やせるようになりました。


Aさんのpasture活用術は参考になりましたでしょうか?
pastureは企業とフリーランスとのやりとりをシンプルに、効率化できるツールです。ぜひ、業務効率化にお役立てください。

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