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内部管理体制を構築するためには?目的や要素を解説!

上場会社に不可欠な内部管理体制の構築。内部管理体制の構築によって、上場会社の適格性を確保し、コンプライアンス体制を整えることが実現できます。



■内部管理のあるべき体制の内容について

内部管理を行うには、法律上求められる機関や監査体制のほか、コンプライアンス体制の構築が不可欠です。ここでは、内部管理のあるべき体制の内容について説明します。

監査役を設置する

・取締役の職務が効率的に行われているのか確認する

・使用人の職務執行に関するコンプライアンス体制が整えられている

順を追って解説します。

●監査役を設置する

取締役会設置会社は、会社法上、監査役の設置が義務付けされています。ガバナンスの観点から、株主に代わり、取締役会の業務執行を監査役が監査することが求められています。
監査役が行う監査は、「会計監査」と「業務監査」に大別されますが、上場会社は双方の監査が必要です。

「会計監査」「業務監査」の双方で、日常業務や会計処理において、法令や社内規定、マニュアルに適合しているか、内部統制の不適合がないかなどを監査します。監査役は外部監査を行う監査法人とは違い、監査だけでなく、リスク管理体制の整備の役割もあります。

 

●取締役の職務が効率的に行われているのか確認する

上場会社は、J-SOX法に基づき、業務の適正性を確保するため、内部統制システムの構築義務があります。株式市場において財務報告の信頼性を確保するため、不正行為が行われていないかなど、ガバナンス体制を整える必要があるのです。合わせて、ガバナンスの強化によって業務効率が悪化しないよう、IT統制体制を整備することで、業務効率化を図りながらガバナンス強化が可能です。

 

●使用人の職務執行に関するコンプライアンス体制が整えられている

近年の上場監査は、労務分野の監査が厳しくなっており、上場を目指す企業はコンプライアンス体制の構築が必須です。
働き方改革により36協定が法制化されたことを背景に、とくに時間外労働などの労務管理体制の監査が重視されています。内部管理体制を整えることで、従業員の職務執行に関するコンプライアンス体制を整えることが可能です。


■内部管理体制を構築する目的とは?

上場会社は、株式市場における投資家保護を目的に、内部管理体制の構築が不可欠です。

ここでは、内部管理体制を構築する目的を説明します。

・業務の効率性を図る

・事業活動に係る法令等の順守

順を追って説明します。

●業務の効率性を図る

上場会社は、投資家保護の観点から、業務の適正性を確保するため、内部管理体制の構築が必要です。

ガバナンスの強化は業務効率を下げる要素もあることから、業務効率化とトレードオフの関係にあります。しかし、J-SOX法が求めるIT統制にも対応することで、業務効率を落とさずにガバナンス強化が可能です。IT統制において、ITを有効かつ効率的に活用することで、業務の有効性、効率性を高めることに期待できます。内部統制ツールや請求管理ツールなどのITを導入を行うことで、効率的、かつ効果的な内部管理体制の構築が可能です。

内部管理体制構築におけるITの活用は、上場を目指す企業におすすめです。

 

●事業活動に係る法令等の順守

企業不祥事は、一部の者のコンプライアンス意識の欠落が起因することも多く、従業員一人ひとりのコンプライアンスの意識を高めることが重要です。

従業員のコンプライアンス意識を徹底させるには、コンプライアンス体制構築の下、企業行動規範や社内規定を遵守させる内部管理体制の構築が求められます。内部管理体制を構築することで、改善点の発見から対策、予防など組織の自浄作用が働き、企業の信頼性を高めることが可能です。


■内部管理体制を行うための要素

内部管理体制を行うには、必要な要素があります。

ここでは、内部管理体制を行うための要素を説明します。

・会社全体の統制環境を整える

・体制構築に関するリスクの排除

・IT設備の導入

順を追って解説します。

●会社全体の統制環境を整える

内部管理体制は、内部統制システムに関する社内規程やルールなどのハード面を整えても、従業員の意識などソフト面といえる統制環境を整えることが重要です。この統制環境は、経営者だけでなく従業員を含めた組織全体の意識を高めることが肝要です。
企業全体で内部統制システムを運用すべく、従業員一人ひとりの意識を高めるため、方針の浸透や教育研修などにより、統制環境を整えましょう。

 

●体制構築に関するリスクの排除

内部統制は、リスクの評価の対応が不可欠です。J-SOX法に基づく内部統制報告制度において、不正が生じないようリスクコントロールを行う体制設置が求められています。

適切にリスクをコントロールするため、事業に影響するリスクや不祥事が生じそうなリスクには、事前にリスクを防ぐ「リスクコントロール」を整備することが必要となります。上場を目指す企業は、内部管理体制の構築を阻害するリスクは排除し、予め問題点を改善することが求められます。
リスクの洗い出しや評価、リスクコントロールの整備をすることで、リスクマネジメントにおける内部管理体制を構築しましょう。

 

●IT設備の導入

J-SOX法では、内部統制に必要な要素として「ITへの対応」があげられています。

事業活動において、基幹システムや財務システムなどITの活用は、必要不可欠なものとなっています。これらのITへの対応を適切に行うことで、効果的・効率的に内部管理体制を構築することが可能です。

一方、上場会社は監査対応のため、財務報告における適正性の観点から、請求管理や会計処理などの監査対象書類を適切に管理する必要があります。

請求管理や経費精算など煩雑な実務は、ITツールを導入することで、社内業務の効率化を図るとともに、上場に向けた内部管理体制の構築を実現できます。とくに、フリーランスと取引がある企業は、発注から請求までワンストップ対応できる仕組みや、承認フロー設定ができるなど、内部統制に適した請求管理ツールを選定することが肝要です。

フリーランスに特化した請求管理システム「pasture」は、発注から請求のほか業務のやり取りまで一元管理できる、内部管理体制構築に最適な請求管理ツールです。

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■内部管理体制を行う際の注意点

内部管理体制を構築するには、IT統制環境や内部統制の継続的な改善を図るなどの注意点があります。

ここでは、内部管理体制を行う際の注意点を説明します。

・導入するシステムやツールの精度

・PDCAのサイクルを回す必要がある

順を追って見ていきます。

●導入するシステムやツールの精度

内部管理体制構築に向けて、ITシステムやツールを導入する場合、内部統制に対応していることが必要です。

電子帳簿保存法に対応していることはもちろん、システムログやアクセス権限、誤操作防止など、内部統制に不可欠な機能が搭載されているシステムを選定すべきです。加えて、監査対応で必要なドキュメントをシステム上で管理できることも求められます。

内部管理体制構築のために、せっかくITを導入しても、内部統制に必要な要件を備えていないシステムやサービス等の場合、内部統制上の不備や重要な欠陥と判断される可能性が高いでしょう。

内部管理体制構築に向けたIT導入は、内部統制に対応していることを条件に、精度を見極めて選定してください。

 

●PDCAのサイクルを回す必要がある

内部管理体制は、一度構築すれば永続的に機能するものではありません。

永続的な内部管理体制を構築するには、PDCAサイクルを回す仕組み化することが不可欠です。

常に、内部統制環境の評価を行うべくモニタリングし、内部統制上の不備や欠陥が生じた場合、リスクの評価、改善のサイクルを回し、永続的に運用していくことが求められます。

自社の事業リスクを常に洗い出し、リスクの評価、対応・改善するリスク管理体制におけるPDCAサイクルを回すことも極めて重要です。


■請求管理システムなどのITを活用し、効果的・効率的に内部管理体制を構築しましょう!

本記事では、内部管理体制のあるべき内容や構築の目的、備えるべき要素のほか、内部管理体制構築における注意点を解説しました。

内部管理体制を構築するには、法律が求める監査役の設置の下、取締役の職務執行を監視するガバナンス体制を構築することが求められます。加えて、上場会社は、財務報告の信頼性を確保するため、企業不祥事を防ぐためのリスク管理体制が必須です。

こうしたガバナンス体制の構築は、業務効率を下げる要素がありますが、ITの活用により業務効率を下げずにガバナンス体制の構築が可能です。とくに、請求管理など煩雑な実務は、ITツールを導入することで業務効率化と内部管理体制が同時に実現できます。

請求管理システムなどのITを活用し、内部管理体制を効率的・効果的に構築しましょう。


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