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請求書作成を効率化するには電子化がおすすめ!

多くの企業ではExcelや専用ソフトを使って請求書の入力をしており、この作業までは請求情報をデジタルデータとして扱っています。しかしこの後、請求書を紙に印刷し、ハンコを押し、送付状を添え、封筒に入れて取引先へと郵送します。このアナログな作業によって、業務効率化が妨げられている企業は少なくないでしょう。請求書業務を効率化するには、請求書の電子化とともに請求書発行のシステム化が欠かせません。今回は、電子化・システム化による請求書業務を効率化について解説していきます。

 


■請求書業務の課題とは?

テクノロジーが目覚ましい発展を遂げているにもかかわらず、相変わらずアナログな手作業と人海戦術に頼りがちなのが請求書業務。取引先同士の請求書のやり取りは未だに紙の請求書が主流であり、紙ベースであるがゆえに様々な無駄が生じているのが現状です。

請求書業務に関しては、かねてから以下のような課題が指摘されています。

  • 業務効率が低下する

請求書を紙で発行する場合、請求データを入力したら、請求書を印刷する → 印鑑を押す → 送付状を添えて封筒に入れる → 宛名書きをする → 切手を貼る → 投函する(郵便局に行く)という、極めて煩わしい作業が待っています。毎月発生するこのルーティンワークは、業務効率を著しく損なうとともに担当者を疲弊させる原因になっています。

  • コストがかさむ

請求書を紙で発行する際には、用紙代、インク代、印刷代、封筒代、切手代、郵送費など様々なコストが発生します。請求書の件数や取引先の数が増えるほど、コストの負担は見過ごせないものになっていきます。

  • 保管場所が必要になる

取引先から送られてきた請求書は、一定期間、保存しておく必要があります(原則として法人は7年、個人事業主は5年)。また、自社で発行した請求書も控えを印刷して保管しておくのが一般的です。このような紙の請求書を保管するためには、キャビネットや書庫などのスペースを確保しなければいけません。

  • ミスが発生しやすい

請求データの入力や請求書原本と入力内容の突合などでは、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちです。実際に、請求書の金額や会社名、送り先を間違えてしまうトラブルは少なくありません。また、取引先から届いた請求書が他の書類などに混ざって紛失してしまうケースもあるでしょう。このようなミスがあると、請求書の再発行(もしくは、取引先への再発行依頼)を強いられるだけでなく、会社としての信用も低下してしまいます。

  • 偽造や横領のリスクがある

架空の請求書が作成されたり、担当者同士が示し合わせたりして、業務上横領がおこなわれるケースがあります。このような不正行為は、特にアナログな方法で請求書管理をおこなっている会社で起こりやすいと言えるでしょう。


■請求書業務を効率化する方法

紙の請求書から脱却しなければ、上述のような課題を解決することはできません。請求書業務を効率化するための必須の取り組みとも言えるのが、請求書の電子化です。そして、請求書を電子化するのであれば、請求書発行システムを活用するのが賢明です。

請求書発行システムとは、請求データをWeb上で入力し、請求書の発行・送付・入金消込などの業務を効率化できるシステムのこと。請求書発行システムを導入することで、紙ベース&手作業による請求書業務の課題を解消できます。

 


■請求書発行システムを導入するメリット

  • 業務効率化を実現できる

請求書発行システムには、請求データを自動的に保存する機能があるので、取引先情報や請求金額などを都度入力する必要がありません。請求データの入力作業やチェック作業が最小限で済み、スピーディーに請求書を発行できるだけなく、作業の負担や人的ミスを大幅に削減できます。

また、販売管理システムなどと連携すれば請求書を自動で作成することも可能。電子請求書を発行してメールで送信できるのはもちろん、紙の請求書の郵送代行機能を備えたシステムもあります。

  • 検索・共有が簡単になる

請求書を紙で保管していると、後になって特定の支払いについて確認が必要になったときに請求書を探し出すのに苦労しがちです。

請求書発行システムを導入すれば、すべての請求情報はシステム内にデータで保管されるため、検索性が向上し、必要な請求書を必要なときにすぐに参照することができます。仮に税務調査が入ることになっても、ファイルの束をデスクに積み上げて片っ端から探していく必要はありません。もちろん、請求情報の共有もスムーズで、複数人・複数拠点で参照するのも簡単です。

  • テレワークを推進できる

クラウド型の請求書発行システムなら、ネット環境があればいつでもどこでも請求書業務ができるようになります。リモート環境でワークフローを回すことができるので、在宅勤務でも請求書の承認が可能。請求書にハンコをもらうためだけに出社する必要はなくなり、テレワークを大きく推進してくれるはずです。

また、取引先との連携が必要になりますが、取引先からの請求書が電子請求書になれば、請求書を受け取るために会社のポストを見に行く必要もなくなります。

  • 担当者がコア業務に専念できる

手作業での請求書業務は担当者の負担が大きく、特に月末月初は残業が当たり前という会社も少なくありません。

請求書発行システムを導入すれば、請求まわりのルーティンワークをシステム化でき、担当者の負担軽減やミスの削減につながります。時間にも余裕が生まれるので、目の前の仕事に追われるのではなく、長期的な業務改善などのコア業務に専念できるようになるでしょう。

  • ペーパーレス化によってコストを削減できる

請求書発行システムの導入によって紙の請求書から電子請求書に切り替えることができれば、大きなコスト削減効果が見込めます。まず、紙の請求書発行にかかっていた用紙代、インク代、印刷代、封筒代、切手代、郵送費などのコストを丸ごとカットできます。また、請求書をデータで保管できれば、書庫や外部倉庫などの保管スペースが要らなくなります。

ペーパーレス化によって環境負荷の低減に貢献できるのは言うまでもありません。これは、SDGsに取り組むうえでも重要なアクションの一つになってきます。

  • 請求情報を可視化できる

従来の請求書業務はどうしても業務が属人化しがちで、ブラックボックス化してしまうことが多々ありました。

請求書発行システムを導入することにより、請求データを可視化することができます。これにより、「外注費の負担が増えていないか?」「外注先が特定の会社に偏っていないか?」といった分析や課題抽出が容易になり、最適な意思決定につながります。

 


■請求書業務を電子化・システム化すべき会社とは?

現在の請求書業務について、どんなお悩み・要望をお持ちでしょうか? 下記項目で該当するものが多い企業は、請求書業務の電子化・システム化をおすすめします。

□ 請求書の印刷・封入などのルーティン作業の負担が大きく、月末月初は残業が増える。

□ 紙の請求書の印刷や郵送にかかるコストが増大している。

□ 請求書の金額や宛先の会社名、送り先の住所などでミスが出ることがある。

□ 請求書の作成・発行だけでなく、消込などの業務負担を軽減したい。

□ Excelでの請求書作成・管理に限界を感じている。

□ 請求書業務を紙ベースでおこなっているため、テレワークを導入できない。

□ 請求漏れや未入金が発生することが多い。

□ 請求書の郵送が、取引先から指定されている到着日に間に合わないことがある。

□ 取引先によって請求書の仕様・ルールを変える個別対応が面倒。

 


■まとめ~紙の請求書は時代遅れ!電子化・システム化が急務です~

アナログな手作業と人海戦術に頼った請求書業務は多くの非効率・不経済を招くだけでなく、多様な働き方を阻害することになります。時代遅れの紙の請求書から脱却し、請求書の電子化・システム化を進めましょう。

フリーランスとの取引が多い企業には、電子請求書を簡単に作成できる「pasture」が役立ちます。フリーランス自身が電子請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が電子請求書を作成してフリーランスに承認をもらうことも可能。月末月初の忙しさから解放される「pasture」の詳細はこちら

※ pastureでは通常、企業と取引するフリーランスや協力会社を「パートナー」と呼称しますが、本記事中では説明のために便宜上、外注(外注先)などの用語を使用している箇所がございます。

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