請求書ってFAXで送付してもいいの？FAX送付時の注意点を解説

請求書を発行したら、郵送で取引先に送付している企業が大半だと思います。ですが、請求書を送る方法としては「FAX」という選択肢もあります。そもそも、請求書をFAXで送って問題はないのか？ また、請求書をFAXした場合、原本はどうすればいいのか？など、今回は「請求書のFAX送信」にフォーカスして解説していきます。

■請求書をFAXで送るのは問題ない？

企業が発行した請求書は郵送で送るのが一般的です。しかし、取引先から「FAXで送ってほしい」と連絡をもらうケースもあると思います。その場合、取引先に言われたとおり、請求書をFAXで送信してよいのでしょうか？

結論としては、請求書をFAXで送信すること自体に問題はありません。実際のビジネスシーンでも、取引先が事前に請求金額を確認したい場合や、郵送では締日に間に合わない場合など、請求書をFAXで送信するケースは多いようです。

ただし、請求書をFAXするのは、あくまでも取引先からFAX送信を求められた場合だけにしておくのがいいでしょう。請求書を発行する側の判断で、FAX送信を選択するのはおすすめできません。というのも、FAXは文字・数字が鮮明に表示されないケースもありますし、受信した側で他の書類・FAXに紛れ込んでしまうケースも少なくないからです。請求書をFAXで送付したい場合は、事前に取引先の了承を得るようにしましょう。

また、受信した側で紛失する可能性があるだけでなく、送信する側がFAX番号をミスして送信エラーが起きることもあります。そのため、請求書をFAXした後は確認の電話を入れるのがいいでしょう。

■請求書をFAXする際の送付状・文例付き

請求書をFAXする場合、請求書だけを単体で送るのは取引先に失礼です。ビジネスマナーとしてだけでなく、受信した側で紛失するリスクを避けるためにも、必ず送付状（送り状）を添えるようにしましょう。FAX送付状の例文は以下のとおりです。

■請求書をFAXで送付した場合、原本はどう扱う？

請求書をFAXで送信した場合、気になるのが「原本はどうするのか？」という点です。

そもそも、請求書は証憑（しょうひょう）書類として一定期間の保管が義務付けられています（原則として、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間）。請求書の保管方法は通常、「紙」もしくは「電子データ」になりますが、紙で保管する場合は原本を保管するのが原則です。そのため、FAXしただけでは取引先が保管するのに困ってしまいます。請求書をFAXした場合、その後、すみやかに原本も郵送するようにしましょう。

請求書を郵送するときも、送付状（送り状）を添えます。また、封筒には「請求書在中」のスタンプを押すのが一般的です。

■請求書は電子化してデータで送る時代に

これまでの請求書のやり取りは、「紙に印刷して郵送」が当たり前でした。しかし近年では、PDFなどで作成した「電子請求書」をメールに添付して送ったり、「請求書発行システム」や「帳票作成システム」などで作成した請求書をシステム上でダウンロードしてもらったりする形が増えています。

ペーパーレス化の推進によって、紙の請求書から電子請求書へ切り替える企業が徐々に増えてきました。さらに、新型コロナウイルスの流行でテレワークが推進されるようになり、電子請求書を導入する企業が一気に増加しました。

電子請求書のメリット

紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、郵送する際に必要な紙代や切手代、封筒代が不要になります。また、印刷や押印、封入や切手貼りなどの作業も不要になるので、請求書発行業務の大幅な効率化につながります。

請求書発行システムや帳票作成システムを導入すれば、元になる請求データをシステムに取り込むだけで、半自動的に請求書を作成可能。ほとんどのシステムには自動入力機能や入力補助機能があるので、手入力によるミスを削減でき、正確かつ迅速に請求書を発行できるようになります。加えて、システム上で請求書を一元管理できるようになるので、請求書の発行忘れなどのミスも軽減します。

電子請求書を導入する際の注意点

メリットの多い電子請求書ですが、自社の一存で切り替えられるものではありません。たとえば、取引先が「請求書を紙で保管する」社内規定であれば、電子請求書を送信したとしても取引先はそれを印刷する必要があるので、逆に負担を強いることになります。

長い目で見れば、電子請求書は発行する側にも受け取る側にもメリットをもたらしてくれるものです。だからと言って、自社の意向だけで電子請求書に切り替えるのは身勝手です。取引先が紙で請求書を管理している場合は、取引先に業務フローを変更してもらう必要があります。電子請求書を導入する際は、事前に取引先の業務フローなどを確認したうえで相談するようにしましょう。

■まとめ～これからの時代は請求書の電子化が急務！

請求書をFAXで送信すること自体に問題はありませんが、FAXを送信して終わりではなく、通常はその後に原本を郵送する必要があります。そうなると結局、二度手間になってしまい、決して業務効率が良いとは言えません。ペーパーレス化の観点からも、テレワークを推進するためにも、これからの時代は請求書の電子化が急務です。社内のルールづくりや環境整備をおこない、電子請求書への切り替えを進めていきましょう。

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