請求書を再発行する際の対応方法を解説
多くの企業ではExcelや専用ソフトを使って請求書の入力をしており、この作業までは請求情報をデジタルデータとして扱っています。しかしこの後、請求書を紙に印刷し、ハンコを押し、送付状を添え、封筒に入れて取引先へと郵送します。このアナログな作業によって、業務効率化が妨げられている企業は少なくないでしょう。請求書業務を効率化するには、請求書の電子化とともに請求書発行のシステム化が欠かせません。今回は、電子化・システム化による請求書業務を効率化について解説していきます。
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■請求書の役割
請求書とは、受注者側が発注者側に成果物や役務サービスなどの代金を請求する際に発行する書面のことです。法律で発行が義務付けられているものではありませんが、日本の商習慣においては請求書を発行するのが慣例となっています。
話を分かりやすくするため、A社がB社に発注した場合を前提に、請求書の役割を見ていきましょう。
・A社：発注者、請求書を受領する側
・B社：受注者、請求書を発行する側
この場合、請求書を発行するのはB社であり、請求書を受領して代金を支払うのがA社になります。
請求書を発行するB社から見ると、請求書はA社に対して「支払いを促す」役割があり、A社からの入金を確実にするためのものだと言えます。請求書は、取引の事実を証明する証憑（しょうひょう）書類なので、事実と異なる内容を記載することはできません。B社は、細心の注意を払って請求書を発行する必要があります。
一方、請求書を受け取るA社から見ると、請求書があれば、発注した内容・金額と請求を受けた内容・金額に相違がないかを確認することができます。また、請求書を見れば振込先などの情報も確認できるので、スムーズな支払いが可能になります。
- 請求書は双方に保管義務がある
請求書は、取引関係を明らかにする証憑（しょうひょう）書類として、一定期間の保管が義務付けられています（法人の場合は原則として7年間、個人事業主の場合は原則として5年間）。この保管義務は、請求書を発行する側にも請求書を受け取る側にもあります。請求書を発行する側は、発行した請求書の「控え」を保管しておく必要があり、請求書を受領する側は、受け取った請求書を保管しておく必要があります。
そのため、たとえばA社がB社から受領した請求書を紛失してしまった場合、B社に連絡をして、金額や振込先を確認して支払いを済ませればOK、というわけにはいきません。B社に請求書を再発行してもらわなければ、請求書の保管義務を果たせず、将来、税務調査が入ったときに対応することができなくなってしまいます。
請求書の再発行は、いくつかのパターンがあります。請求書の再発行を依頼する理由として多いのは、「紛失」と「記載内容の誤り」です。再発行を求める理由が違えば、再発行をする側の対応も変わってきます。パターン別に、請求書再発行の対応方法を見ていきましょう。
- 取引先が請求書を紛失し、再発行の依頼を受けた場合
B社がA社に請求書を送付 → A社が請求書を紛失 → A社からB社へ請求書の再発行を求める連絡が入る、というパターンです。
この場合、B社は請求書の再発行に応じて構いませんが、「二重請求」にならないように注意する必要があります。そのため、以下の手順で請求書の再発行をおこないます。
①紛失した請求書の内容を確認する
まず、A社が紛失して再発行を求めている請求書の内容を確認しましょう。自社にある請求書の控えを参照しながら、A社が示している情報と発行済み請求書の情報を照らし合わせます。A社に対し、同時期に複数の請求書を発行している場合は、再発行すべき請求書を間違えないようにしなければいけません。
②請求書を再発行する
再発行すべき請求書を特定できたら、請求書を再発行します。このとき、最初に発行した請求書と同じもを印刷して送付するのはNGです。なぜなら、A社側で紛失した請求書が見つかる可能性があるからです。そうなると、まったく同じ請求書が2枚存在することになり、二重請求になるリスクがあります。
二重請求を避ける方法としては、再発行する請求書に「再発行」と記載するのが効果的です。ひと目見れば再発行の請求書だと分かるように、赤字で目立つように記載したり、市販のスタンプを押したりするのが一般的です。
③再発行した請求書を送付する
再発行した請求書に挨拶状を添えて送付します。挨拶状には、「もし最初の請求書が発見された場合は、破棄をお願いする」旨も記載します。
- 発行した請求書の誤りに気付いて、自ら再発行をする場合
B社がA社に請求書を送付 → B社が自ら請求書の記載に誤りがあることに気付く、というパターンです。この場合、B社は以下の手順で対応します。
①取引先に連絡をする
請求書に誤りがあることに気付いたら、B社はすみやかにA社に連絡を入れる必要があります。請求書の記載内容に誤りがあったことを謝罪し、訂正した請求書を再発行して送付する旨を伝えます。
②請求書を再発行する
請求書を訂正して再発行します。ですが、新しい請求書を受け取ったA社側の処理に手違いがあると、二重請求になってしまうおそれがあります。それを避けるため、再発行する請求書には「再発行」と記載します。ひと目見れば再発行の請求書だと分かるように、赤字で目立つように記載したり、市販のスタンプを押したりするのが一般的です。
③再発行した請求書を送付する
再発行した請求書に挨拶状を添えて送付します。挨拶状には、「最初の請求書の破棄をお願いする」旨も記載します。
- 請求書に誤りがあることを指摘され、再発行を依頼される場合
B社がA社に請求書を送付 → A社が請求書の内容に誤りがあることに気付く → A社からB社へ請求書の再発行を求める連絡が入る、というパターンです。この場合、B社は以下の手順で対応します。
①誤りがあった請求書の内容を確認する
B社は請求書の控えを参照しながら、A社に指摘された誤りを確認します。
②謝罪の連絡をする
誤りを確認できたら、B社はA社に連絡をして謝罪し、訂正した請求書を再発行して送付する旨を伝えます。
③請求書を再発行する
請求書を訂正して再発行します。ですが、新しい請求書を受け取ったA社側の処理に手違いがあると、二重請求になってしまうおそれがあります。それを避けるために、再発行する請求書には「再発行」と記載します。ひと目見れば再発行の請求書だと分かるように、赤字で目立つように記載したり、市販のスタンプを押したりするのが一般的です。
④送付
再発行した請求書に挨拶状を添えて送付します。挨拶状には、「最初の請求書の破棄をお願いする」旨も記載します。
請求書を再発行する側は、注意すべきポイントがあります。それが、「請求書の日付（発行日）」と「支払期日」です。
- 再発行の請求書の日付（発行日）はどうする？
請求書を再発行するときに悩ましいのが「発行日」です。具体的には、「最初に発行した日にするのか、再発行した日にするのか」という問題です。
基本的には、最初に発行した請求書の日付のまま再発行して構いません。二重請求にならないように「再発行」である旨は明記しますが、発行日を変更する必要はありません。これは、再発行の理由が紛失の場合でも記載ミスの場合でも同じです。
- 支払期日を過ぎた請求書を再発行する場合、支払期日はどうする？
請求書には「支払期日」を記すのが通例ですが、記載された支払期日を過ぎてから請求書を再発行するケースもあると思います。支払期日を過ぎてから請求書を再発行する場合は、新たに支払期日を設定するのが一般的です。その際は、2週間後～1ヶ月後くらいで新しい支払期日を設定するのが望ましいとされています。
請求書の再発行を依頼する際は、再発行を依頼する理由によって伝え方が変わってきます。よくある2つのパターンについて解説します。
- 請求書の「紛失」によって再発行を依頼する場合
取引先に請求書の再発行を依頼するときは、必ずその理由を伝えます。「紛失」は受け取った側の過失なので伝えにくいかもしれませんが、正直に伝えなければいけません。というのも、再発行をお願いする理由によって、取引先の対応・処理方法が変わってくるからです。紛失してしまったことを謝罪するとともに再発防止に努めることを伝え、再発行をお願いしましょう。
- 請求書の「記載ミス」によって再発行を依頼する場合
受け取った請求書に、請求金額や請求内容などの記載ミスがあることに気付いた場合は、どのように伝えるのが良いでしょうか。「仕事がいい加減だ」「失礼だ」と感じることもあるかもしれませんが、感情的にミスを指摘するような伝え方は避けましょう。先方のミスだと思っていても、実は先方のミスが自社のミスに起因している場合もあるからです。
そのため、第一に取引先と認識を合わせることが重要です。そのうえで、先方のミスであることが判明した場合も、先方の心情に配慮して丁重に再発行をお願いしましょう。
請求書の再発行を依頼するメールは、どのような文面・表現が適切でしょうか。紛失によって再発行を依頼する場合と、記載ミスによって再発行を依頼する場合に分けて例文をご紹介します。
- 請求書の「紛失」によって再発行を依頼するメールの例文
請求書の紛失は、自社の管理ミスです。紛失した請求書が社外に流出してしまうと、情報漏えいにつながることもあります。そのため、再発行を依頼するメールでは丁重に謝罪したうえで、再発防止に努めることを伝えます。
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件名：◯月分の請求書再発行のお願い 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の◯◯でございます。 この度、貴社よりお送りいただいた◯月分の請求書（請求書番号：xxxx）につきまして、再発行をお願いしたくご連絡を差し上げました。 お送りいただいた請求書は、◯月◯日に確かに受領しました。 しかし、その後の不手際により請求書を紛失してしまいました。 紛失は、私の管理の不行き届きが原因でございます。 誠に申し訳ございません。 今後、再発防止の取り組みを徹底する所存でございます。
多大なご迷惑をおかけしてしまい恐縮ですが、請求書の再発行をお願いできますでしょうか。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
- 請求書の「記載ミス」によって再発行を依頼するメールの例文
取引先の記載ミスによって請求書の再発行を依頼する場合は、先方を攻めるような印象を与えないよう、丁寧な文面でミスの内容を分かりやすく伝えることが重要です。
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件名：◯月分の請求書再発行のお願い 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の◯◯でございます。
この度は、◯月分の請求書（請求書番号：xxxx）をお送りいただき、ありがとうございました。 早速、請求書の内容を確認させていただいたところ、以下のとおり誤記がございました。 ———————- ご請求金額 （誤）xxxx円 ——————— お手数をおかけして大変恐縮ですが、再度ご確認いただいたうえ、再発行をお願いしたく存じます。 また、請求書をご郵送いただく前に、PDFデータをメールにてお送りいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
近年、「請求書発行システム」や「帳票作成システム」と呼ばれるシステムを導入して請求書の発行・管理をおこなう企業が増えつつあります。このようなシステムを導入するメリットとしては、大きく以下の3点が挙げられます。
- 請求書のミスを削減できる！
請求書の入力ミスを削減できるのは、請求書発行システムや帳票作成システムを導入する大きなメリットです。これらのシステムは、元になる請求データを取り込むだけで、半自動的に請求書を作成可能。利用中の会計ソフトと連携できるシステムなら、会計ソフトへの入力データがそのまま請求書のデータとして反映されます。
ほとんどのシステムは自動入力機能や入力補助機能を備えているため、手入力によるミスを削減でき、結果として請求書を再発行する手間も省けます。
- 請求書を迅速に発行できる！
ほとんどの場合、請求書は取引先の締め日に合わせて発行します。多くの企業は月次決算をおこなっているため、請求書が届くのが遅れると月次決算の数字を確定させることができません。
請求書を紙で発行して郵送する場合、到着までに1～2日程度かかるため、「取引先が求める期日に間に合わない」といったケースも出てきます。しかし、請求書発行システムや帳票作成システムを導入すれば、電子請求書の発行が可能になります。電子請求書なら郵送する必要はなく、メールで送る、もしくはシステム上でダウンロードしてもらうだけなので、取引先を待たせることがありません。万が一、請求書に不備があった場合でも、すぐに訂正＆再発行することができます。
- 請求データを一元管理できる！
請求書発行システムや帳票作成システムを導入すれば、請求データの一元管理が可能です。複数のアプリケーションを立ち上げたり切り替えたりする必要はなく、システムの管理画面から必要な情報をすばやく確認できます。請求書の再発行が必要になった場合も、目的の請求書をすぐに参照できますし、二重請求になるのを防ぐこともできます。
このようなメリットを考えると、請求書管理システムを導入すべきだと言えますが、導入する際は、自社にとって最適なシステムを選定する必要があります。様々な特徴を持ったシステムがありますが、フリーランスとの取引が多い企業にはフリーランスマネジメントシステム「pasture」がおすすめです。
「pasture」は、フリーランスに特化した発注・請求管理システムです。フリーランス自身が請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が請求書を作成してフリーランスに承認をもらうことも可能。請求書のミスを大幅に削減し、訂正・再発行の手間を省ける「pasture」の詳細はこちら。
■まとめ～システムを導入して、請求書の再発行という「無駄」をなくそう
請求書を再発行するときは、二重請求にならないよう「再発行」の文言を記載するなどの工夫が必要です。また、請求書の再発行にともなうメールや挨拶状では、取引先との関係性を損なわないような配慮が求められます。
そもそも、請求書を訂正したり再発行したりするのは非生産的な作業です。このような無駄をなくすには、請求書の作成・管理を支援してくれるシステムを導入するのがおすすめです。ぜひ、自社の請求業務を効率化できるシステムの導入をご検討ください。
