TOPお知らせ請求書の催促メールのポイントと例文を紹介- pasture

請求書の催促メールのポイントと例文を紹介- pasture

「もうすぐ締め日なのに、取引先から請求書が届かない・・・」というのは、ビジネスの「あるある」とも言える課題です。月末に「請求書は送っていただけましたか・・・?」と、確認・催促の連絡をするのが恒例になっている担当者様も多いのではないでしょうか。

今回は、請求書の催促メールの書き方についてご説明するとともに、請求書が届かないことを理由に支払いを遅らせるリスクについても解説します。

 

■請求書が届かない場合、どうすればいい?

請求書が届かない場合は、取引先の担当者に確認の連絡を入れましょう。連絡手段はメールでも電話でも構いませんが、締め日が迫っている場合などは電話連絡のほうがいいでしょう。

請求書が届かない原因は、取引先の担当者が失念していたり、取引先の社内で連携ミスが起きていたりするケースが大半ですが、誤発送や郵便トラブルなどの可能性もゼロではありません。

請求書が未発行・未発送だった場合は、「本日中にメールやFAXで内容を確認させてほしい」「◯日までに届くように原本を郵送してほしい」などの希望を伝えます。すでに発送済みだった場合は、行き違いをお詫びしたうえで発送日を確認しましょう。

■請求書の催促メールの書き方のポイント

請求書の催促メールは、書き方に配慮しないと取引先との関係が悪化してしまうケースもあります。担当者同士の関係性によってはフランクな文面で問題ないケースもありますが、ビジネスマナーとして請求書の催促メールの模範的な書き方は押さえておきましょう。

●件名は分かりやすくシンプルにする

請求書の催促メールに限りませんが、メールの件名は、開封しなくても要件が理解できる分かりやすさが重要です。

例文: 【重要】◯月分の請求書について

●マイルドな表現で未着を伝える

挨拶文の後に、請求書がまだ届いていない旨を伝えます。その際、たとえば「お忘れではないですか?」「遅れています」などの直接的な表現は避け、できるだけマイルドな言い回しに努めましょう。

例文: 先月分の請求書ですが、弊社にてまだ確認ができておりません。

●前置きの文言を入れて確認をお願いする

取引先に、請求書の発行・送付について確認をお願いします。その際は、「大変お手数をおかけしますが」「ご多忙のところ恐縮ですが」など、前置きの文言を入れましょう。前置きの文言があるかないかで、メールを受信した側の印象は随分変わってきます。

例文: 大変お手数をおかけしますが、一度、ご確認いただけますと幸いです。

●入金が遅れる可能性があることを伝える

企業によって請求書の処理フローは異なりますが、請求書の到着が遅れると支払いが遅れるケースもあると思います。その旨を伝えることで、早急な対応が期待できます。

例文: 請求書の到着が◯日を過ぎると、お支払いが遅れてしまいます。未発送の場合は、お早めにご郵送の手続きをお願い申し上げます。

行き違いになったときのお詫びの文言を入れる

請求書の発送とメールでの催促が行き違いになることもあるので、その可能性を想定して末尾にお詫びの文言を入れておきます。

例文: なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

■請求書の催促メールの書き方例

●請求書の送付を催促する場合

件名:◯月分の請求書について

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様

いつもお世話になっております。

株式会社◯◯の◯◯でございます。

◯月分の請求書ですが、弊社にてまだ確認ができておりません。

大変お手数をおかけしますが、一度、ご確認いただけますと幸いです。

請求書の到着が◯月◯日を過ぎると、お支払いが遅れてしまいます。

未発送の場合は、お早めにご郵送の手続きをお願いいたします。

念のため、ご請求内容を記載いたします。

商品名:——

請求額:——

なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

それでは、よろしくお願いいたします。

 

●取り急ぎ、請求書の内容を確認したい場合

件名:◯月分の請求書について

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様

いつもお世話になっております。

株式会社◯◯の◯◯でございます。

◯月分の請求書ですが、弊社にてまだ確認ができておりません。

大変お手数をおかけしますが、一度、ご確認いただけますと幸いです。

請求書の到着が◯月◯日を過ぎると、お支払いが遅れてしまいます。

期日どおりにお支払いできるよう、先行して事務処理を進めたく存じますので、

今週中に、メールにて請求書のPDFデータをお送りいただいてよろしいでしょうか。

念のため、ご請求内容を記載いたします。

商品名:——

請求額:——

なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

それでは、よろしくお願いいたします。

 

■請求書が届かなくても支払いは必要!

請求書が届かない場合、「届くまで代金を支払わなくても大丈夫」と考える方もいるかもしれませんが、請求書の未着は支払いを遅らせていい理由にはなりません。下請法でも、請求書が届いていないことを理由にした下請代金の支払遅延を禁止しています。

●下請法では「60日以内の支払い」がルール

下請法は、親事業者による支払い遅延や不当な値引きなどを規制することで、下請事業者が経済的な不利益を被らないようにするための法律です。下請法では、親事業者が下請代金の支払期日を不当に遅く設定することを防止するため、親事業者に「支払期日を定める義務」を課しています。

・下請法 第2条の2「支払期日を定める義務」

親事業者は、下請事業者との合意の下に、親事業者が下請事業者の給付の内容について検査するかどうかを問わず、下請代金の支払期日を物品等を受領した日(役務提供委託の場合は、下請事業者が役務の提供をした日)から起算して60日以内でできる限り短い期間内で定める義務があります。

※ 親事業者の義務:公正取引委員会 より引用

下請代金の支払期日は、物品等を受領した日から60日以内に設定しなければなりません。ここで言う「受領した日」というのは「納品日」のことです。そして上述のとおり、親事業者は下請事業者から請求書が提出されていないことを理由に、下請代金の支払日を遅らせることはできません。つまり、親事業者は手元に請求書が届いているか否かにかかわらず、納品日から60日以内に支払いをしないと支払遅延=下請法違反になってしまうわけです。

■まとめ~請求書の催促こそ、なくすべき無駄な業務!

フリーランスとの取引が多くなってくると、請求書の管理も煩雑になってきます。締め日に請求書が届いていなくても、そのこと自体に気付かないケースが出てきても不思議ではありません。しかし、そのような状況を看過しているといつか支払遅延が生じ、下請法に違反してしまうかもしれません。

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