請求漏れはなぜ発生するのか？管理ツールの重要性について！

企業にとって、避けるべき請求漏れ。
請求漏れによる代金未回収は、資金繰りに悪影響を及ぼし、経営上で、あらゆる損害を招く要因となります。
本記事では、請求漏れについて、次を解説していきます。

• ・請求漏れが発生する原因とは？
• ・請求漏れが発生しないための対策について
• ・請求漏れを防ぐための管理ツールの選び方
• ・請求漏れを防ぐため「pasture」の導入を検討しよう

順を追って見ていきます。

請求漏れが発生する原因とは？

企業の商取引は、請求による代金後払いとなる掛取引が基本です。
ここでは、請求漏れが発生する原因について、次のとおり説明します。

• ・請求書の作成を忘れていた
• ・投函することを忘れていた
• ・メールで請求書を添付し忘れている

順を追って解説します。

●請求書の作成を忘れていた

請求漏れが発生する要因として、請求の作成を忘れることがあげられます。
請求処理を人的に対応している場合、社内の通達ミスで請求書の発行が漏れることがあります。営業担当から、営業事務スタッフへの連携漏れなどがよくあるケースです。
通達ミスがないよう、役割分担や業務フローを明確にするとともに、チェック体制を確立することが必要です。
一定以上の規模の場合、請求漏れリスクがないように、関係者で情報共有ができる仕組みを講じる、あるいは請求管理システムなどを導入することが不可欠です。

●投函することを忘れていた

請求漏れには、請求書の郵送処理である投函漏れもありうるトラブルです。
とくに、請求管理の一連が属人化している場合、投函漏れがあっても気づく者もおらず、請求漏れに発展するリスクが高まるでしょう。
せっかく、請求書の発行まで行えても、投函して相手に請求書が届かないと請求処理として完結せず意味がありません。
請求書を電子化し、データで請求書を送付していれば、投函漏れすることなく、請求漏れを防ぐことが可能です。

●メールで請求書を添付し忘れている

請求書を電子化しても、メールで請求書を送付している場合、請求書の添付漏れをするリスクもあります。
請求書以外でも、メールの添付漏れはよくあるケースです。請求書の送付メールで、請求書の添付をし忘れた場合は、相手方から指摘をもらえることもあるでしょう。しかし、添付漏れを繰り返してしまうと、信用問題にも発展する恐れもあります。
メールで請求書を送付する際は、必ず、添付をし忘れていないかを最後に確認するなど、留意が必要です。

請求漏れが発生しないための対策について

資金繰りなど、経営に悪影響を与えるリスクもある請求漏れ。
ここでは、請求漏れが発生しないための対策について、解説します。

• ・ナンバリング（固有番号）を割り当てる
• ・作業のチェックリストを作成する
• ・管理ツールを導入する

順を追って見ていきます。

●ナンバリング（固有番号）を割り当てる

請求漏れの対策の一つ目として、ナンバリングをすることがあげられます。
請求書に、固有の番号をナンバリングすることにより、見積もりや発注、納品など商取引に関する書類を一元管理することが可能です。発注書や請求書のナンバーを同一番号で一元管理することで、請求の抜け漏れを防ぐことができます。
また、請求書をナンバリングしておくことで、取引先からの請求書に関する問い合わせも、円滑に対応できるメリットもあります。

●作業のチェックリストを作成する

請求漏れの対策の二つ目は、作業チェックリストを作成することです。
請求管理業務の一連のステップをチェックリスト化し、複数人で管理することが重要なポイントになります。
具体的には、「請求書の発行」「請求書の送付」「代金回収」「代金入金の確認」「入金消し込み」の5つのプロセスがチェックリストの対象となります。
複数人で確認するように、従業員が相互でチェックする体制を整えることで、ヒューマンエラーを防ぐことができます。また、複数人のチェック体制により、進捗状況が見える化されることから、属人化の防止に役立てられます。

●管理ツールを導入する

人間が対応する以上、ヒューマンエラーを完全に防ぐことは限りなく不可能です。このヒューマンエラーを完全に防ぐには、管理ツールを導入することが不可欠です。
発注時に発注情報を入力することで、発注書や請求書など、商取引に必要な書類を自動的に生成できます。加えて、書面は印刷できることはもちろん、PDF化のうえでメール添付機能を有するシステムもあります。
請求書の発行漏れや投函のし忘れなど、人為的な請求漏れを防ぐには、管理システムを導入することが最適です。
発注書や請求書、納品書など、書類を一元管理できることも管理上、大きなメリットでしょう。

請求漏れを防ぐための管理ツールの選び方

請求漏れを防ぐために不可欠な管理ツール。
ここでは、請求漏れを防ぐための管理ツールの選び方を解説します。

• ・業務範囲によって機能性を選ぶ
• ・電子帳簿保存法に対応しているものが好ましい
• ・書類の一元管理ができる管理ツールを選ぶ

順を追って説明します。

●業務範囲によって機能性を選ぶ

管理ツールは、自社の請求実務に必要なシステムを選ぶ必要があります。
取引件数がさほど多くなければ、単に請求書の発行・管理までを行えば足りるかもしれません。しかし、一定数以上の取引件数があれば、発注から請求、納品まで一連に対応している管理システムが有効でしょう。なかには、顧客データを管理できる管理ツールも存在します。
ただし、機能が多いほど、費用も高くなるため、自社の業務範囲に合わせて、過不足のない管理ツールを導入することがポイントです。

●電子帳簿保存法に対応しているものが好ましい

請求管理は、請求書などの紙媒体をペーパーレス化することで、格段に業務効率が上がります。たとえば、発注書や納品書など、取引先からの問い合わせがあった際、日付や件名、取引先名など、さまざまな角度から電子データで検索が可能です。発注書や請求書の保管も、電子データで効率的に行うことができます。
しかし、電子帳簿保存法に対応していないシステムの場合、せっかくペーパーレス化しても、紙媒体を別途保管する必要があります。
電子帳簿保存法に対応した管理システムであれば、紙媒体の保存義務がなく、効率的な書類管理が実現できます。

●書類の一元管理ができる管理ツールを選ぶ

発注書から請求書まで、書類の一元管理ができるツールを選ぶことも重要なポイントです。
書類を一元管理できるツールであれば、発注に必要な情報を入力することで、発注書や請求書など、必要なときに必要な書類をワンストップで作成することができます。
請求実務の業務効率を格段にアップでき、従業員の負担を大幅に軽減することが可能です。
また、「メールでの請求処理を自動化」「外部連携ツールの活用」を実現する場合は、クラウドサービスを選定することも重要なポイントです。

請求漏れを防ぐため「pasture」の導入を検討しよう

「pasture」は、フリーランス・業務委託管理をワンストップで行い、商取引をより速く・安全に対応することが可能なクラウドサービスです。
ここでは、請求漏れを防ぐために効果的な「pasture」の特長を紹介します。

• ・発注書から請求書まで書類の一元管理ができる
• ・電子帳簿保存法に対応している
• ・承認フローが設定可能

順を追って見ていきます。

●発注書から請求書まで書類の一元管理ができる

・発注の一元管理化

発注に必要な情報を入力することで、発注から請求まで必要な書類の保管や発行までワンストップ対応が可能です。
クラウド型で社内での情報共有が円滑にでき、進捗状況も見える化され、請求管理を可視化できます。万が一、対応漏れが生じても、素早く把握して対処を行えます。

・発注データをもとに請求書作成が可能

pastureは、発注データをもとに請求書の作成がワンストップで行えます。
複数の発注をまとめて1枚の請求書にすることも可能です。請求書作成時に、請求品目や経費の追加も可能で、スムーズな請求書作成が実現できます。

・企業ごとに締め日の設定が可能

フリーランスや業務委託先など、パートナーとなる取引先に、個別に締日を設定することで、請求書作成と申請を促す「自動リマインド」機能が備わっています。この自動リマインドにより、請求漏れを防ぐことが可能です。

●電子帳簿保存法に対応している

電子帳簿保存法に対応しているため、紙媒体の保管義務がなく、書類の保存スペースが不要です。クラウド上に書類が保管されているため、権限が認められている社内関係者であれば、誰でも素早く書類を検索できます。
会計監査や税務調査など、書類を倉庫からかき集めることなく、スマートに各種監査に対応することも可能です。

●承認フロー設定が可能

承認フローの設定が可能なため、次のメリットがあります。

・書類の進捗状況が確認できる

社内の申請がどの段階にあるのか、フリーランスや業務委託先への状況確認など、書類の進捗状況がひと目で確認できます。書類のミスがあれば、途中で把握できるため、人為的なミスを防ぐことも可能です。

・各種承認フローの設定が可能

発注書申請・納品の検収・申請書申請の上長・経理承認など、承認フローの設定が可能です。内部統制に不可欠な承認状態がログに記録されるため、フリーランス・業務委託管理における内部統制体制の構築に最適です。

ヒューマンエラーを排除できる管理ツールを導入し、請求漏れがない体制を構築しましょう！

本記事では、請求漏れについて、請求漏れの原因や対策、請求漏れ防止のための管理ツールの紹介をしました。
請求漏れは、資金繰りに影響するなど、時として経営に重要な損害を与えることもあり、請求漏れの防止体制の構築が必要不可欠です。しかし、請求処理を人が行なっている限り、ヒューマンエラーを完全に防ぐことは不可能です。
ヒューマンエラーを排除できる管理ツールを導入し、請求漏れがない体制を構築しましょう。
請求管理システム「pasture」は、フリーランスや業務委託を対象に、発注から請求までワンストップで行える請求管理システムです。請求書発行の自動リマインドや電子帳簿保存法対応、承認フローなどの機能を搭載しており、請求漏れ対策に最適なクラウドサービスです。「pasture」の詳細はこちら。