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月次決算を早期化するメリットとは?遅れるデメリットについても解説!

  • 早期化
  • 月次決算

毎月、月初に実施する月次決算。月次決算とは、月次単位で行う決算業務で、企業の経営状況をタイムリーに把握する管理会計上の決算です。
しかし、月次決算をタイムリーに行えないと経営判断に遅れが生じ、致命的な事態になるリスクもあります。
本記事では、月次決算の早期化について解説します。

  • ・月次決算を早期化するメリットとは?
  • ・月次決算が遅れてしまうデメリットについて
  • ・月次決算を早期化するためのポイント
  • ・月次決算の早期化を図るため「pasture」で書類の一元管理

順を追って見ていきます。



月次決算を早期化するメリットとは?

企業の経営状況をタイムリーに把握する、管理会計上、重要な月次決算。
ここでは、月次決算を早期化するメリットを次のとおり説明します。

  • ・業績から経営の現状が把握できる
  • ・業務上のミスを早期発見できる
  • ・金融機関から融資を受けやすくなる

順を追って解説します。

 

●業績から経営の現状が把握できる

状況に応じて、迅速な経営判断を行うために、重要な役割を持つ月次決算。
月次決算によって、タイムリーに財政状態を明らかにし、正しい経営判断を行うことが可能となります。
しかし、正しい経営判断を行うには、売上や利益などの損益状況はもちろん、売上債権の回収や資金繰りなど財務状況を把握することが不可欠です。
月次決算を行い、環境変化に応じた経営判断を迅速に行うことが可能で、軌道修正の必要が生じても適切な対策を講じることができます。

●業務上のミスを早期発見できる

仕訳や帳簿の作成ミス、伝票起票や財務諸表などのミスなど、会計処理を誤るリスクは日頃あります。
月次決算を締めるのがギリギリの場合、ミスの修正が月次決算に間に合わない可能性があるでしょう。
月次決算を早期化することで、万が一、月次決算にミスが生じても、間に合うようにリカバリーができます。再発防止のための業務見直しを行うこともできるでしょう。
月次決算を早めることで、経営資料をスピーディーに展開できるほか、万が一、不正が生じても、早期発見につなげることも可能です。

●金融機関から融資を受けやすくなる

金融機関の融資は、財政状態や成長性など、融資対象の企業の状態を審査して、融資判断を行います。この融資の申込には、金融機関より、月次試算表などの月次決算資料の提出を求められることがあります。
月次決算を行なっていない場合、融資可能な経営状態であっても、融資判断の決定が長期化する可能性があります。
月次決算を行なっていれば、速やかに融資に必要な判断材料を金融機関に提供することができ、融資判断を短期化することができます。
また、月次決算を実施していること自体、経営管理体制が整っていることのアピールになり、金融機関から融資を受けやすくなる効果もあります。

このように、月次決算は金融機関からの融資を受けやすくするメリットがあります。月次決算を早期化することで、融資を申し込む際に経営状況を速やかに報告でき、円滑に融資を受けることが期待できます。

月次決算が遅れてしまうデメリットについて

月次決算は通常、月初5〜10日までに行うことが理想です。しかしながら、企業によっては1ヶ月弱要する企業もあります。
ここでは、月次決算が遅れるデメリットについて、解説します。

  • ・経営方針の変更が間に合わなくなる
  • ・適切な投資が行えない
  • ・業務上のミスの発見が遅れる

順を追って説明します。

 

●経営方針の変更が間に合わなくなる

月次決算をタイムリーに行なっていれば、急激な環境変化に対応できなくなる可能性があります。
たとえば、利益率が急激に落ちたといった場合、月次決算によって、人件費や原材料費、電気代など、何が原因かを数字面から分析することができます。
しかし、月次決算が遅れてしまうと、経営環境が急激に変化しても、即座に原因を特定できません。対応を迅速に行うことができず、経営に大きな打撃を受けるリスクが高まります。
経営環境が激しく変わっていく昨今、環境変化に迅速に対応するため、月次決算は経営上、重要な取り組みです。

●適切な投資が行えない

適切な投資を行うには、安定的な資金繰りを保つ必要があります。
資金ショートして経営が立ち行かなくならないように、1ヶ月後など短期的な資金はもちろん、年単位の中長期的な資金繰りが重要です。
月次決算が遅延すると、資金繰りの問題があっても発覚できず、結果として適切な投資機会を逃す可能性があります。投資機会を逃すことにより、大きなビジネスチャンスを失うこともあるでしょう。
適切な投資を行うには、決算を早期化することで資金繰りを的確に実施し、金融機関から融資を円滑に受けることができる体制が不可欠です。

●業務上のミスの発見が遅れる

仕訳や帳簿、伝票起票など、会計処理を誤ることがあります。
月次決算を早期に終えていれば、業務上のミスを速やかに発見できます。しかし、遅れてしまうと、時間の経過とともに特定しづらくなるものです。
このように、月次決算の遅れにより、ミスの発見が困難になるリスクが高まるほか、余計な手間がかかり、従業員の負担が増えることもデメリットです。
業務上のミスの発見が遅れることで、経営層への月次決算報告が間に合わず、経営上の意思決定に不具合が生じる可能性もあります。

月次決算を早期化するためのポイント

月次決算の早期化は、経理担当者だけでなく、伝票の起票などを行う各部門など社内全体で取り組むことが肝要です。
ここでは、月次決算を早期化するためのポイントとして、次のとおり説明します。

  • ・社内ルールを徹底させる
  • ・管理システムを導入する

順を追って見ていきます。

●社内ルールを徹底させる

月次決算の起点となるのが、各部門で行う伝票処理です。
請求書の処理や経費精算などの伝票について、締日到来後、速やかに経理担当者に提出してもらうことが必要です。
しかし、この伝票処理が滞ってしまうと、月次決算における決算書作成が行えません。
そのため、各部門の請求書や経費精算などの伝票提出期限を明確にするよう、社内ルールを徹底させることが月次決算早期化のポイントです。
たとえば、「毎月◯営業日までに経理部必着」など、経理部門の決算書作成が滞らないように、締め切りを明確化します。
他部門が関わる職務は、社内ルールを明確にしておくことで、責任範囲が可視化されるほか、従業員も動きやすいメリットもあるでしょう。

●管理システムを導入する

月次決算に至るまで、関係するシステムは企業によって各様です。
販売管理システムや原価管理システムが個別で稼働していたり、企業によっては販売管理をExcelで行っていることもあるでしょう。
販売管理システムについて、発注書や請求書など、書類の一元管理を行えるシステムを導入すれば、業務効率は格段に上がります。
ペーパーレスにより、従来の煩わしい紙ベースの運用から解放され、従業員の負担を減らすことができます。データをタイムリーに取り込むことができるなど、月次決算の早期化が可能です。とくに、発注書や請求書を電子化することで、スピーディー、かつ正確な月次決算を実現できます。

月次決算の早期化を図るため「pasture」で書類の一元管理

月次決算の早期化には、書類を一元管理し、ペーパーレスを実現することが重要なポイントです。
ここでは、月次決算の早期化におすすめの請求管理システム「pasture」を紹介します。

  • ・発注書や請求書の一元管理が行える
  • ・承認フローの設定も可能
  • ・一連の作業をシステムで統一できる
  • ・予実管理に役立てられる

順を追って見ていきます。

●発注書や請求書の一元管理が行える

請求管理システム「pasture」は、発注から請求まで、商取引に関わる書類の一元管理が可能です。
pasture上に発注情報がなくても、請求品目の作成が可能です。他の請求管理ツールで作成した請求書を取り込んで、pasture上で請求することもできます。
また、電子印鑑の作成や適用もサポートしているほか、チャットやファイル共有など、フリーランスや業務委託に対する職務の一連に対応しています。

●承認フローの設定も可能

フリーランスや業務委託など、パートナーへの発注書や納品物の検収、請求書の上長承認など、承認フローの設定も可能です。
このほか、電子帳簿保存法や下請法に対応しているなど、内部統制に不可欠なドキュメント管理が可能です。人為的なミスも抑制できるなど、内部統制体制構築に最適なシステムです。

●一連の作業をシステムで統一できる

「pasture」を活用すれば、一連の作業を一つのシステムに統一できます。
発注に必要な情報を入力するだけで、発注書が自動生成されるうえ、案件の進捗管理から請求実務まで、一連の業務がワンストップで対応可能です。
このように、フリーランスや業務委託など、パートナーとの商取引が一つのシステムで実現できます。

●予実管理に役立てられる

「pasture」は、発注金額が予算とともにビジュアライズ可能です。フリーランスや業務委託への予算超過が発生しないように、予算管理を確実なものにします。
CSV書き出し機能や、外部会計サービスとの連携機能も有しており、予実管理の強化に役立てられることができます。

社内ルールの徹底と請求管理システムの導入で、月次決算の早期化を実現しましょう!

本記事では、月次決算の早期化について、メリット・デメリットのほか、ポイント、おすすめ請求管理ツールを紹介しました。
月次決算を早期化することで、経営環境の変化に即応した経営判断を行えるほか、金融機関からの融資が受けやすくなるなど、経営上、重要な体制の構築が可能です。
月次決算に欠かせない社内ルールを確立するとともに、自社に必要な管理システムを導入しましょう。
請求管理システム「pasture」は、フリーランスや業務委託を対象に、発注から請求までワンストップで行える請求管理システムです。発注情報を入力することで発注書から請求書まで、自動的に生成可能で、月次決算の早期化に最適です。「pasture」の詳細はこちら。



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