請求書が届かない…どのような対応をすべきなのか？

取引先から請求書が届かず、毎月やきもきしている担当者様はきっと多いことでしょう。締め日を過ぎてしまうと会計上の処理が煩雑になり、担当者様の手間も増えてしまいます。そうならないようにするには、締め日になる前に然るべき対策を講じる必要があります。今回は、取引先から請求書が届かない場合の対応方法について解説していきます。

請求書が届かない場合も支払いは必要！

請求書は文字どおり、取引先に代金の支払いを請求するために発行する書面です。ということは、請求書が届いていなければ、支払いを請求されていないということになります。しかし、だからと言って支払いをしなくてもいい理由にはなりません。

下請法では「60日以内の支払い」がルール

下請法では、親事業者が下請代金の支払期日を不当に遅く設定することを防止するため、親事業者に「支払期日を定める義務」を課しています。下請代金の支払期日は、物品等を受領した日から60日以内に設定しなければなりません（下請法 第2条の2）。

・下請法 第2条の2「支払期日を定める義務」

※ 引用：親事業者の義務：公正取引委員会

そして、親事業者は下請事業者から請求書が提出されていないことを理由に、下請代金の支払日を遅らせることはできません。公正取引委員会・中小企業庁が発行している「ポイント解説下請法」でも、「自社の事務処理遅れや下請事業者からの請求書の提出の遅れを理由に、下請事業者の給付を受領してから60日を超えて下請代金を支払うこと」は支払遅延にあたるとしています。

つまり、親事業者は手元に請求書が届いているか否かにかかわらず、納品日から60日以内に支払いをしないと支払遅延＝下請法違反になってしまうわけです。

請求書が届かないことに気付いたら

多くの企業では、「請求書を受領しなければ支払処理に進めない」というルールを設けています。ですが、上述のとおり、代金を支払わないままでいると下請法違反になってしまいます。それを避けるには、すみやかに取引先に請求書を発行してもらう必要があります。

取引先において請求書の発行が遅れていたり、請求書の発行を失念していたりするのであれば、それは取引先の落ち度だと言えますが、請求を受ける側において「届いていない請求書はないか？」ということを確認することも重要です。そして、締め日が迫っているのに未着の請求書があれば、取引先に連絡して確認すべきでしょう。

連絡手段は電話でもメールでも構いませんが、メールの場合、すぐに見てもらえる保証はありません。請求書の締め日が近い場合など、急ぎの対応が必要なときは電話で連絡するのがいいでしょう。

取引先に請求書未着の連絡をする際のポイント

請求書が届かない場合、取引先の請求漏れや事務手続きの遅れなどの原因が考えられますが、「誤配送」の可能性がないとは言えません。

取引先に請求書未着の連絡をする際は、まずは「発送済みかどうか」を確認するようにしましょう。発送済みの場合は、発送日を確認します。発送日から3日以上経っているのに届いていない場合は、誤配送も疑われます。

未発送の場合は、「◯日までに届けてもらいたい」ということをはっきり伝えます。会計処理の都合上、事前に内容を確認したい場合は、請求書の原本を郵送してもらう前にメールやFAXを送ってもらうようにしましょう。

取引先の非によって発送ができていない場合も、感情的になって担当者を責めるのはNGです。取引先に請求書を催促するメールのポイントや文例などは以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ～請求関連業務はシステム化して抜け漏れを防ごう！

フリーランスとの取引が多い企業などは、請求書の管理も煩雑になってきます。締め日に請求書が届いていなくても、そのことに気付かないケースが出てきても不思議ではありません。ですが、そのような状況を看過していると支払遅延が生じ、下請法に違反してしまうリスクがあります。

請求・支払いのフローを滞りなく回していくには、発注者側がイニシアチブをとっていく必要があります。そのために活用したいのが、フリーランスに特化した発注・請求管理システム「pasture」です。「pasture」ならフリーランス自身が請求書を発行するのも簡単ですし、発注者側で請求書を作成してフリーランスに承認をもらう形でもOK。「請求書を催促する」という非生産的な業務から解放される「pasture」の資料請求はこちらです。