ライターと契約する際に必要なことは？依頼する際の契約書について

Webメディアを構築する上で、有益なページを作成するためには十分なライティングスキルを持っているライターに依頼する必要があります。

特に記事作成の実績が豊富なライターにコンテンツ作成を依頼すれば、魅力的な自社サイトが製作できるでしょう。

今回は記事制作をプロライターに依頼する際の契約について、詳しい内容を紹介していきます。

ライターに依頼する際の契約書の内容について

優秀なライターにコンテンツ制作を依頼する場合、契約書を作成する必要があります。

ただ契約書の内容によっては、ライターも契約を躊躇ってしまい、依頼ができなくなるおそれがあるでしょう。

ライターと契約を結ぶ際の契約書の内容は、どのような内容が好ましいのか、詳しい内容を解説していきます。

●ライターの責任が重すぎる内容にしない

ライターと契約する際に、単価や条件などの契約内容がライター側の負担が大きい場合、ライター側は不満を抱く可能性があります。

特に賠償責任の範囲を無制限にしてしまうと、ライター側が不利になってしまうおそれがあるでしょう。

ライター側から契約書の内容に指摘があれば、賠償責任の範囲は軽くするなど、ある程度は譲歩した内容にする必要があります。

またライター側から契約について相談があれば、可能な範囲で意見を反映した契約内容に反映させることが大切です。

●著作権や著作物の権利については明記する

ライターに記事執筆を外注依頼する場合、著作権や著作物は依頼をかけた会社側に権利がある契約内容にしておくケースがほとんどです。

契約書に著作権や著作物の扱いについて明記しておかないと、後々権利の主張でトラブルに発展するおそれがあります。

お互いが事前に納得した上で仕事を進めるためにも、執筆物の著作権や著作物の権利は契約書に明記しておきましょう。

●報酬についてライター側も納得しているか？

契約書にはライター側に提示する条件として、報酬や支払い条件について記載しておく必要があります。

ライターと契約する場合は、主に文章作成を行う上で文字数における単価を設定するケースが多いでしょう。

万が一、ライター側が納得していない報酬内容で契約書を作成すると、後々トラブルに発展するおそれがあります。

また報酬内容に納得できない場合は、契約を断られる可能性もあるでしょう。

契約書に明記する報酬や支払い条件については、ライター側と話し合い、よく精査した上で決めることが肝心です。

 

ライターに依頼する際の契約書を結ぶまでの流れ

ライターに記事作成を依頼し、契約書を結ぶためにはどのような流れで行うのでしょうか。最終的に契約の締結を行うまでの流れについて紹介していきます。

●契約条件の提案や交渉を行う

まずライター側に依頼内容を提示し、契約する条件を提案します。状況に応じて、単価を上げて欲しいなどの要望があった場合には直接交渉を行い、お互いが納得できる契約条件を提示しましょう。

提示した内容にお互いが納得できない場合は、契約成立は難しいので、条件に合うライターを探す必要があります。

無理な条件では、ライター側も契約を断る可能性が高いため、ある程度は契約条件を譲歩することも重要です。

●業務委託契約書を作成する

契約条件の交渉が完了したなら、次は「業務委託契約書」を発行します。この時に、交渉した内容と異なる内容を記載していると、ライター側とトラブルに発展するおそれがあるため、事前に内容に間違いがないか入念にチェックしておいてください。

業務委託契約書の内容については、よく精査してからライター側に提示しましょう。

●契約の締結を行う

契約書を作成し、お互いが同意すれば契約の締結を行う流れになります。基本的に契約書は2通作成し、1通は発注者側が保管しましょう。

もう1通は契約を行うライター側に渡す必要があります。ライター側も業務委託契約書を保管しておく必要があるので、発注者側は忘れずに送付しましょう。

契約の締結が完了すれば、契約書の内容に従って業務を行ってもらいます。

作成して欲しい記事や納品期日については、事前にライター側に連絡を行っておきましょう。期日までに遅れが発生しないよう、業務管理を正しく行うことが大切です。

 

ライターに依頼した後に契約書を保管する際の注意点

ライターと契約した際に作成した契約書は、しっかり保管しておくことが大切です。契約条件を確認する時に、すぐ契約書が取り出せないと困ります。

具体的に、契約書を保管する時にはどのようなことに注意しないといけないのか、詳しい内容を紹介していきましょう。

●ファイルに綴じると面倒

まず契約書を保管する際に、ファイルに綴じないほうが賢明です。ファイルに綴じてしまうと、他の書類と混じってしまい、素早く取り出せなくなるおそれがあります。

またわざわざファイルを出してこないといけないので、取り出すのに時間がかかるケースがあるでしょう。

契約書や書類の数が増えてしまうと、どこにしまったのか忘れてしまう可能性もあります。そんな時におすすめしたいのが、電子データで保管するという方法です。

電子データであれば、フォルダからすぐに情報を取り出すことができるので、契約書を探す手間が省けます。紙媒体のように紛失するリスクも少ないため、安全性も高い保管方法と言えるでしょう。

また電子データであれば、必要な時に素早く情報を検索できるので便利です。

●必要書類の保管場所に困る

契約書を紙媒体で保管する場合、どこの場所に書類を保管するのか困ってしまうケースがあります。オフィスの棚にしまう場合は、棚を置くスペースを確保しないといけないので、利用できるオフィスの範囲が狭くなってしまうでしょう。

また保管場所に書類が溜まってくると、管理が大変になってくるので保管場所の確保には注意が必要です。

保管する際には、契約書をどこにしまったのかわかるように、背表紙を作る必要も出てくるでしょう。何の書類を保管したのか、ひと手間かける必要が出てきます。

●管理する従業員の負担がかかる

契約書などの書類が増える度、書類を管理する従業員の負担が増えてしまいます。保管するための手間もかかりますが、どこに何をしまったのか、わかりやすいように管理する手段も検討しないといけません。

書類の管理に対応する従業員の数が少ないほど、従業員の負担は大きくなるので、書類の管理には十分注意が必要です。

また一人の従業員に管理を任せていると、属人化してしまって、他の従業員が保管場所を理解できない可能性があります。

管理している従業員が休んでしまった時に書類が必要になっても対応できないので、書類の管理方法について情報共有しておく手間もかかるでしょう。

ライターと結ぶ契約書を電子化するメリット

記事執筆をライターに依頼し、契約する場合は契約書を電子化させる方法がおすすめです。電子化させることで、業務効率の向上やコスト削減といったメリットが感じられます。

具体的に、契約書を電子化させるメリットとは、どのようなことが考えられるのか詳しい内容を紹介していきましょう。

●業務効率の向上に繋がる

電子契約書を利用するメリットとしては、オンライン上で手続きが完了するため書面でのやり取りが必要なくなるという点です。

書類を郵便などで相手に送る必要がなく、メールを送付するだけで取引できるので、業務効率化が図れます。

紙媒体の場合は書類を送付する手間だけでなく、書類を保管する場所の確保も必要になるでしょう。しかし電子化すれば、ネット上やパソコン上に管理しておけば問題ないので、管理の手間が省けます。

またメールで電子契約書を送付すれば、ライター側も素早く契約書の内容が確認できるので迅速に対応できるのが特徴です。

●リモートワークにも対応できる

電子契約書であれば、自宅にいながら取引できるのでリモートワークにも対応できます。書類に押印してもらう手間が省け、オンライン上で署名するだけで契約の締結が可能です。

権限があれば、電子契約書の一連の対応を自宅で行うこともできるため、会社にわざわざ足を運ばなくても契約締結ができます。

紙媒体の書類であれば、従業員が代表印を自宅に持ち帰ることはできませんが、電子契約書であれば署名のみで完結するためリモートワークでも十分対応可能です。

●コスト削減に繋がる

紙媒体の契約書であれば紙代や封筒代、事務作業など、様々な費用がかかります。しかし電子契約書なら管理ツールの導入費用のみしかかからないので、コスト削減に繋がるケースが多いでしょう。

電子契約書の場合は、従業員の書類管理のコストも減るため負担を軽減させることにも繋がります。

余計な費用を抑える手段としても、電子契約書を導入するメリットは大きいでしょう。

 

ライターに外注依頼する際の注意点

サイトに掲載する記事の執筆をライターに外注依頼する場合、いくつか注意しておきたい点があります。それは契約書を用意したり秘密保持契約書を作成しておくことです。

具体的に、どのような注意が必要なのか解説していきます。

●フリーランスの方への依頼は契約書を用意する

フリーランスの方に記事執筆を依頼する場合は、契約書を事前に用意しておき、業務内容や納品期限などを書面で明記しておきましょう。

契約書を用意しておかないと、正しく業務を遂行してもらえない可能性があるので、事前準備は必要です。

また税務上の観点から、契約書を作成しておく必要があります。万が一、税務調査が入った時に契約を結んでいると証明出来ない場合は、経費として認められない可能性があるでしょう。

他にも契約書を作成してもらわないと、ライター側も報酬の不払いが発生する可能性があると警戒してしまうおそれがあります。

しっかり書面で契約しておけば、ライター側も安心した上で、業務に従事してもらうことができるでしょう。

依頼者側としても、ライター様の本名や住所がわかっていれば、音信不通になって依頼が中断になるといったトラブルも回避できる可能性があります。

●情報が漏れないための秘密保持契約書も必要

業務内容について、外部の第三者への情報漏洩を防ぐため「秘密保持契約書」を作成しておくことも大切です。秘密保持契約書を締結しておけば、ライター側から情報が流出する可能性は低くなるので、安心して依頼を任せることができます。

お互いが信頼して業務を行う上で大切な書類となるので、事前に作成した上で書面にサインしてもらっておきましょう。

●原稿料の源泉徴収を行う

ライターに原稿料を支払う場合には、源泉徴収が必要になります。企業側は源泉徴収義務者であるため、ライターに支払う際には源泉徴収を行い、報酬を支払うようにしましょう。

今ではツールを利用して、原稿料に対してどの程度、源泉徴収しないといけないのか自動で計算してくれるシステムがあります。ツールを利用すれば、計算ミスの心配もないので安心して手続きできるでしょう。

年末などには、年間の源泉徴収額を示すために支払調書を作成することも求められます。

 

ライターに外注依頼するならツールを利用しよう

ライターに外注依頼するなら、ツールを導入したほうが書類の管理が楽になります。具体的にツールを利用すれば、どのようなメリットがあるのでしょうか。

●書類関連の一元管理ができる

ライターに外注依頼する際、ツールを利用するメリットとしては書類関連の一元管理ができるということが考えられます。書類をまとめて管理できるため、一つひとつファイルで保管するといった手間が省けるでしょう。

また保管場所を確保する必要がないので、オフィスの場所をとる心配がありません。従業員の負担も軽減されるので、業務効率化を図るきっかけにもなります。

うまくツールを利用すれば、数値を入れるだけで請求データなどが自動反映できるため、素早く書類の作成ができるようになるでしょう。

●人的なトラブルやミスを回避できる

紙媒体で契約書を管理する場合、保管場所がわからなくなったり、ミスによる紛失が発生したり人為的なトラブルが発生する可能性があります。

ツールを導入すれば、人為的なミスによるデータ紛失といったトラブルが発生しなくなるので、セキュリティ性を高めるきっかけにもなるでしょう。

セキュリティが万全な状態であれば、書類などから情報漏洩が発生するリスクを低減させることができるようになります。

●テレワークにも対応可能

ツールを社員同士で共有していれば、自宅から書類を発行したり確認したりすることができるようになります。十分なネット環境が整っていれば、テレワークに対応できるため自宅から経理業務などができるようになるでしょう。

テレワークでも紙媒体で請求書や契約書を作成していた場合は、印鑑を押印する必要があるため、わざわざ会社に出社する手間が発生していました。

しかしツールを導入すれば、電子印鑑で書類の取引が可能になるため、オンライン上で取引できます。そのため書類発行のためだけに、出社する必要がなくなり、業務の手間を省くことが可能です。

多様な働き方に対応できるため、ツールを導入すれば業務改善に繋げられるでしょう。

 

ライターに外注依頼するなら「pasture」がおすすめ

ライターに外注依頼を行う場合、発注書や請求書の管理が必要になってきます。しかし紙媒体では、保管場所の確保が必要になるため、様々な手間がかかってくるでしょう。

そんな時に便利なのが「pasture」です。pastureなら、書類の一元管理ができるため、従業員の業務負担も軽減されるでしょう。

具体的に、pastureとはどのようなツールなのか、詳しい内容を解説していきます。

●契約や発注書送付など一元管理できるクラウドサービス

pastureは契約や発注書送付、請求書管理など書類の一元管理ができるクラウドサービスのことを指しています。ライターとの商取引のデジタル化を支援してくれるため、円滑に外注依頼をかけることができるでしょう。

書類をわざわざファイルに綴じるといった手間がかからないので、業務効率を改善する効果が期待できます。ツール上で検索をかければ、必要な書類を確認できるため、取引内容を素早く確認することが可能です。

パートナーごとに契約書の締結状況などが把握できるので、ライターに外注依頼する際には重宝できるでしょう。

また依頼内容や単価などは、フォーマットを入力するだけで発注書を作成することができます。発注金額や仕事の進捗状況なども、リアルタイムで反映できるため、業務管理としても便利です。

●電子帳簿保存法に対応できる

pastureは下請法や電子帳簿保存法、インボイス制度などの法律にも対応しています。電子データとして書類の発行や保存ができるため、楽に書類を保管することが可能です。

承認フロー設定によって、内部統制の整備も実現できるため、どこで承認が止まっているのかなど、状況をひと目で把握しやすくなります。

紙媒体で書類を作成・発行する必要がなくなるため、テレワークにも対応できるのが特徴です。多様な働き方が実現できるので、様々な人材を採用できるようになります。

●取引途中の手入力やミスが発生しにくい

書類の取引に関する一連の流れが「pasture」で完了させることができます。例えば発注データと請求データを紐づけることで、情報の手入力が必要なくなり、人為的なミスを減らすことが可能です。

修正の手間やトラブルの原因を排除できるため、円滑に取引を進めることができます。

ツールの利用方法がわからない場合は、チャットにて問い合わせできるので、安心して業務に活用できるでしょう。

 

ライターに外注依頼するなら書類の管理はツールで行う

ライターに外注依頼する場合は、契約書や請求書の管理を徹底することが大切です。契約書はライターが納得した上で、適切な業務内容に仕上げる必要があるため、十分注意した上で書類を発行しましょう。

また書類関連は紙媒体で保管すると、紛失のリスクや保管の手間がかかるため、従業員の負担が大きくなる可能性があります。

そのためツールを導入し、書類を電子化させることが業務改善に繋げられるでしょう。

書類の電子化が進めば、印刷代などのコストが低減するだけでなく、テレワークにも対応できるので業務の幅が広げられます。

pastureなら書類を一元管理でき、電子帳簿保存法などの法律にも対応しているので便利です。発注書・請求書のデータが紐づけられるので、手入力のミスも未然に防げます。

pastureはガバナンス強化と商取引のデジタル化をしっかり支援してくれるため、業務改善を行うならおすすめのツールと言えるでしょう。

ライターとの契約を進めるならpastureを導入すれば、より素早く、より安全に取引ができるのでおすすめです。