発注ミスが起こる原因とは?管理ツールで対策しよう!
商品の受発注業務を行う際には、様々な作業が発生します。その際に、誤発注や発注数の間違いにより商品を大量発注してしまったなど、発注ミスが引き起こされる可能性があるでしょう。
事前に発注書の見直しは大切ですが、業務が忙しくなるほど人為的なミスは発生するリスクがあります。
今回は発注ミスが引き起こされる原因や適切な対処法について解説していくので、参考にしてみてください。
CONTENTS
発注ミスが起こる原因は?
受発注業務において、どのような時に発注ミスが発生する可能性があるのでしょうか。発注ミスが起こる原因としては、主に情報の誤認・属人化による対応ミスといったことが考えられます。
具体的な発注ミスの原因について、詳しい内容を解説していくので参考にしてみてください。
●情報の誤認によるミス
業務内容にもよりますが、受発注業務は複数の作業を行うため、内容の確認不足でトラブルが発生するケースがあります。例えば電話での発注の場合は、聞き間違えてしまい、トラブルに発展するおそれがあるでしょう。
他にも発注書の入力ミスにより、大量の商品が納品されるといった人為的なミスも考えられます。
受発注の案件が多いほど、作業は難しくなるため、業務の効率化を図るなど対策が肝心になってくるでしょう。
●受発注データの管理が適切ではない
受発注のデータが会社で正しく情報共有されていない場合、誤発注に繋がるおそれがあります。例えば口頭で情報を伝えたりメモによる伝達をしたりするだけでは、不十分な可能性があるでしょう。
適切にデータ共有するための手段を検討しておかないと、人為的なミスが増え、誤発注や発注漏れのミスに繋がるかもしれません。
●属人化していることによる対応ミス
受発注業務を一人の担当者に任せてしまうことで、業務が属人化してしまい、担当者が不在になった時には対応が停滞するおそれがあります。
また担当者が退職してしまった時には、正しく引継ぎを行わないと今後の発注に問題が発生してしまうリスクがあるでしょう。
他にも一人に業務を任せっきりにしてしまうと、従業員の負担が大きくなります。できるだけ業務を分散し、負担にならないよう対応することが大切です。
発注ミスが発生した時の適切な対応
受発注業務で発注ミスが発生した場合には、速やかにフォローすることが肝心です。実際に、発注ミスが発生した時にはどのように対応すべきなんでしょうか。
●まずは適切に報連相
注意していても、発注ミスはどこかで発生するおそれがあります。その時に大切なのが各方面に素早く報連相することが肝心です。
ミスは放置するほど大事になってしまい、取り返しのつかない事態に発展することがあります。迅速に対応すれば、被害はそれほど大きくならないので、早めに対応することが重要です。
また素早く連絡を入れるためには、メールではなく電話で対応するのがベストと言えるでしょう。電話なら先方側に素早くミスについて伝えられます。
●発注が取り消しになった時には謝罪する
自社の対応により発注ミスが発生した場合には、迷惑をかけてしまったと先方にお詫びの連絡を入れる必要があります。謝罪の連絡が遅くなるほど、取引先との関係が悪化するおそれがあるでしょう。
今後の取引にも影響を与える可能性が高いので、再発防止に努めるように心からお詫びの謝罪をすることが大切です。
発注ミスが発生しないための対策
発注ミスが発生しないためにも、事前に対策を取っておくことは重要です。実践すべき対策としては、業務プロセスの可視化・情報共有といった方法が考えられます。
具体的に発注ミスを防ぐための対策とは、どのようなことが考えられるのか、詳しい内容を解説していきましょう。
●一連の業務プロセスを可視化させる
発注ミスを防ぐ対策として、受発注に関わる作業フローを可視化させる方法がおすすめです。業務管理ツールなどを利用すれば、発注の流れが誰でも確認できるようになるので、どこで発注が止まっているのか把握できます。
また作業フローを明確化させることで、業務の属人化を避けるきっかけにもなるでしょう。人為的なミスが防げるので、受発注の体制が十分に整えられます。
●会社全体で情報共有できるようにする
メモでの記載漏れや口頭での伝達ミスを防ぐため、情報共有できる手段を社内で設けておくことが大切です。リアルタイムでデータ共有できるツールを導入すれば、受発注データが自動で反映され、担当者だけでなく他の社員にも進捗状況が把握できるようになります。
●紙媒体ではなく電子データで管理
紙媒体で受発注業務を行っていると、内容の確認作業が入る度にファイルを持ち出し、チェックする手間がかかります。また担当者がいないと、どこに保管されているのか判断できなくなり、誤発注に繋がるおそれがあるでしょう。
電子データとして管理していれば、社内で情報共有しやすく誰でもPCから確認することができます。
発注ミスを防ぐなら「pasture」の導入を検討しよう
受発注業務の発注ミスを防ぐためには、業務管理ツールを導入する方法がおすすめです。ツールをうまく利用すれば、書類の管理が徹底できるため情報の伝達ミスが減る可能性が高くなります。
pastureは書類の一元管理だけでなく、データの紐づけも容易になります。
具体的にpastureを導入するメリットとは、どのようなことが考えられるのか解説していきましょう。
●pastureなら書類の一元管理が実現できる
pastureは発注書や請求書の情報が誰でも確認できるツールであるため、情報共有する手段としておすすめです。また承認フロー設定が行えるので、人為的ミスも軽減させることができます。
万が一、どこかでミスが発生していたとしても、承認フローの段階でミスに気付くことが可能です。
また書類やメール作成の手間がかからないのも、pastureを導入するメリットになります。
依頼したい内容・作業内容・単価・数量といった項目を埋めるだけで、簡単に発注書を作成することが可能です。仕事の依頼をテンプレート化させる機能も搭載されているため、一から書類を作成する手間がかかりません。
他にもpastureは下請法に対応しているので、ガバナンス遵守もできます。
●発注データをそのまま請求データに紐づけできる
pastureは発注データをそのまま請求データに紐づけられるため、取引途中で手入力を行う必要がありません。そのため入力ミスといった、人為的ミスを軽減させるきっかけになります。
入力の手間がかからないことから、従業員の負担も少なくなるので業務改善の手段としてもおすすめです。
●電子帳簿保存法に対応している
電子データを保管・管理できるなど、電子帳簿保存法にも対応しているツールであるため、商取引には便利です。素早く書類の検索をかけ、すぐに情報を取り出すこともできます。
電子データであれば必要な時に、情報を素早く取得することが可能です。
発注ミスを防ぐためツールを有効活用しよう
注意していても発注ミスは発生するリスクがあります。特に紙媒体で管理している場合は、情報共有がうまくできず、伝達ミスが発生するおそれがあるでしょう。
そんな時はツールを活用して、受発注業務の作業フローを構築しておけば、伝達ミスや入力ミスを軽減させるきっかけになります。
pastureであれば、発注書・請求書の一元管理や作業フローの可視化を実現することが可能です。商取引には便利なツールなので、業務改善として導入を検討してみてください。