講師依頼メールを送る時のポイントは？書類関係はツールで一元管理！

講演会を開催する場合、講師の方に依頼をかけ、計画的に講演を企画する必要があります。その際の依頼メールは、失礼がないように丁寧に作成することが肝心です。

ビジネスメールとして問題がないのか、しっかり確認した上で講師の方にお願いメールを送ることが重要になります。

今回は講演会講師の方に、依頼メールを送る時のポイントや例文について解説していくので参考にしてみてください。

講師依頼メールを送る時のポイント

講師依頼メールを送る場合、快く引き受けてもらうためにも気を付けたいポイントがいくつかあります。

気を付けたいポイントとしては、依頼メールは簡潔にまとめ、報酬についても詳しく記載しておくといったことが考えられるでしょう。

具体的に、講師依頼メールを送る時のポイントについて紹介していくので参考にしてみてください。

 

●講演会の開催まで余裕を持った段取りで連絡する

講演会講師の方は、基本的に多忙な人が多いです。そのため日程が早くに埋まってしまうおそれがあるため、早めに依頼メールを送ることが重要になります。

スケジュールが埋まってしまわないためにも、1ヶ月以上前から連絡しておけば問題はないでしょう。

ゆとりをもって依頼しておけば、講師の方も出演を検討しやすくなるので、快く講演を引き受けてくれる可能性があります。

依頼メールには、メールの回答期限も記載しておき、いつまでに返答して欲しいのか明記しておくことも大切です。

●依頼メールは簡潔にまとめておく

セミナー講師に依頼メールを送る場合、どのような内容の話をして欲しいのか、簡潔に伝えておくことが大切です。セミナーの内容が掴めないと、講師の方も引き受けるべきなのか悩んでしまう可能性があります。

また大まかな趣旨は依頼メールで伝えておき、細かいテーマについては打ち合わせをしたいといった旨の記載をしておけば、講師の方から連絡を頂けるでしょう。

依頼メールの内容が曖昧だったり文章が長かったりすると、伝えたいことが不明瞭になってしまうおそれがあるので注意が必要です。

●報酬内容についても伝えておく

講師の方によって細かい講演料は異なりますが、いくらを想定しているのか事前に伝えておくことが大切です。

また依頼メールには、報酬だけでなく交通費や宿泊費などについても伝えておけば、依頼を引き受けてもらえるのか講師の方も判断しやすくなります。

細かい条件を通知しておくことで、後からトラブルに発展しないよう配慮できるので、詳細は正確に伝えることが大切です。

講演依頼メールの良い内容と悪い内容

講師の方に依頼メールを送る場合、ポイントを抑えておき、簡潔に依頼内容を伝えることが大切です。

実際、講演依頼メールとして良い内容・悪い内容とはどのようなものなのか、詳しい内容を紹介していきます。

●講演依頼メールの良い内容

まず講演依頼メールの良い内容としては、日時や金額が具体的に記載されているメールのことを指しています。講師の方がスケジュール確認しやすいのと同時に、報酬についてもご検討頂けるので、先方が返信しやすいメールに仕上げられるでしょう。

また簡潔で内容が理解しやすいということも、良い依頼メールの条件と言えます。どのようなことを講演で話をして欲しいのか、明確にしておかないと、講師の方も依頼を引き受けるべきなのか悩んでしまうでしょう。

読みやすい依頼メールにするためにも、項目ごとに内容を整理して記載しておくことも重要です。

●講演依頼メールの悪い内容

講演依頼メールで悪い内容としては、依頼した理由がまとめられておらず、長々と文章が記載されているメールは読みにくく、講師の方も返答に困ってしまいます。

また肝心の講演日時などが記載されていないと、講師の方がスケジュール調整できないため失礼な文面に感じられるでしょう。

他にも依頼内容が不明瞭の場合にも、講師の方が理解しにくいので、相手の気持ちになって依頼メールを作成する必要があります。

講演依頼メールの具体例について

実際に、講師の方がチェックして理解しやすい依頼メールについて、具体例を紹介していきます。どのような依頼メールが好ましいのか、参考にしてみてください。

●講演依頼メールの具体例➀

件名：【2022/5/1（日）】〇〇様　講演会のご相談（株式会社〇〇）

〇〇様　お世話になります。
株式会社〇〇の〇〇（担当者名）と申します。
この度は創立記念講演会のご相談をしたくご連絡させて頂きました。
下記スケジュールでお願いしたいと考えており、スケジュールのご検討を頂けないでしょうか。

企画名：創立記念講演会
日程：2022年6月10日（金）
時間：15：00～17：00（120分）
会場：〇〇ホール
テーマ：「これからの社会について」など
講演料：100万円（交通費別）

 

●講演依頼メールの具体例➁

講演のご依頼

〇〇様

謹啓

陽春の候、〇〇先生におかれましては、ますますご清栄のことと承ります。
この度は突然のお手紙を差し上げる非礼をお許しください。

弊社は〇〇を対象に、〇〇のサービスを提供している企業です。

この度は「これからの社会について」をテーマに、講演会を開催する運びとなりました。

つきましては、社会の在り方を〇〇先生にご講演頂きたく、伏してお願い申し上げる次第です。

ご多忙とは存じておりますが、講演依頼を快諾頂けるようお願い申し上げます。

謹白

2022年5月1日
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇
連絡先

記

・日時
・会場
・テーマ
・時間
・講演料

 

●講演依頼メールの具体例➂

件名：【2022/5/1】〇〇様　講演会のご相談（〇〇株式会社）

突然、メールをお送りする失礼をお許しください。

私は〇〇株式会社の〇〇（担当者）と申します。

この度は「これからの社会について」をテーマに、講演会を開催する運びとなりました。

つきましては〇〇先生にご講演をお願いしたく、ご連絡を差し上げた次第です。

下記テーマ・条件にてご講演をお引き受け頂きたいと思い、ご連絡させて頂きました。

・開催日時
・会場
・テーマ
・参加者
・報酬

ご多忙の中、大変恐縮ですが〇〇先生のご都合をお知らせ頂きたく存じます。

講師依頼メールなど書類の管理は「pasture」

講師への依頼メールを送る場合など、書類の管理は正しく行うことが大切です。進捗状況を確認する手段としては、ツールを導入すれば、企業全体で情報が共有できるので便利に活用できます。
そんな書類の管理におすすめなのが、「pasture」です。pastureは商取引を円滑に進め、電子帳簿保存法にも対応している便利なツールとなっています。

具体的に、pastureを導入するメリットについて解説していきましょう。

 

●商取引のデジタル化に最適なツール

pastureは契約やタスク管理などが一元管理できるため、業務の進捗状況がひと目で理解できるようになっています。

また過去の取引内容についても確認できるので、講演会に合わせて適切な人材をアサインすることが可能です。

●電子帳簿保存法に対応している

pastureは電子データの発行や保存に対応しているため、紙媒体で書類を管理する必要がありません。またツール上で検索すれば、必要な情報を素早く取り出すことができます。

紙媒体で保管している場合は、ファイルを取り出してこないと情報が確認できないため、手間がかかるケースが多いでしょう。

pastureならネットに繋がっていれば、素早く情報が取り出せるので便利です。

●一連の作業をひとまとめで完了できる

pastureはパートナーが稼働できる日程を発注側で確認できる「パートナースケジュール機能」が搭載されています。空き状況に合わせて発注できるので、講師依頼をする時に便利です。

この機能を活用すれば、パートナーの空きスケジュールが把握できるため、アサインまでの時間を短縮させることができます。

講師依頼メールを送る前に例文を参考にしよう

講演会を開催する際に、講師へ依頼メールを送るなら、文面には十分注意した上で連絡しましょう。

今回紹介した具体例を参考に、失礼のないよう内容は簡潔にまとめ、依頼メールを送ってみてください。

また講師依頼をする際に役立つツールとして、pastureの導入も検討してみましょう。pastureを活用すれば、パートナーが稼働できる日程を確認できるので、講師依頼を行う際に便利です。