発注メールを外注に送る時の書き方は？書類の管理はツールで一元管理！
外部に発注メールを送る場合、文面には十分注意した上で取引先に送付する必要があります。ビジネスメールとして丁寧な文章ではないと、失礼な内容として判断されるおそれがあるでしょう。
外部企業に発注メールを送る場合、書き方はどのようなことに注意すべきなのでしょうか。
今回は発注メールを送る時の書き方のポイントや注意点を解説していくので、参考にしてみてください。
CONTENTS
発注メールを送る時の書き方のポイント
発注書と共に、発注メールを送付する場合、いくつか書き方を意識しておくべきポイントがあります。
主なポイントとしては、件名はわかりやすくする・本文は詳細にわたって記載するなどが考えられるでしょう。
具体的に、発注メールを送る時の書き方のポイントは、どのような点を意識すべきなのか詳しい内容を解説していきます。
●件名は相手がわかりやすい内容にする
先方への発注メールは、契約を成立させるために大切なメールであるため、他のメールに紛れないよう、件名を意識することが大切です。
件名には「発注メール」といったように、ハッキリと件名に記載しておくことで、読み飛ばされないよう配慮することができます。
発注メールとわからない件名の場合、先方も気付かない可能性があるので、予想していた日程より納品が遅れてしまうといったトラブルに発展するおそれがあるでしょう。
万が一、先方からの返信が遅い場合には、電話で発注メールが正しく届いているのか、確認することも大切です。
●本文は詳細にわたって記載する
発注メールの本文は発注内容を理解してもらえるような文章にする必要があります。発注書を送付しているから問題ないと考えるのではなく、認識の相違が生まれないためにも発注内容はメールにも良く記載しておきましょう。
認識のズレが発生すると、取引においてトラブルが発生するおそれがあるので注意が必要です。発注内容や納期、報酬額については具体的に記載しておくようにしましょう。
特に金額については、事前に発注書で連絡しておかないと、金額が違うとトラブルに発展する可能性があります。事前に情報共有しておき、共有認識のもと対応してもらうことが大切です。
また補足説明などが必要な場合には、発注メールに記載しておき、先方が理解しやすい内容にしておきましょう。
発注メールを送るメリットは？
外部の企業に発注メールを送るメリットとは、どのようなことが考えられるでしょう。主なメリットとしては、業務効率化が図れる、後から情報を確認しやすいといったことが想定されます。
具体的に発注メールを送るメリットについて解説していくので、参考にしてみてください。
●業務効率化が図れる
発注メールは注文書を郵送する場合と比較して、業務効率化が図れるといったメリットが考えられます。郵送の場合は郵便局まで足を運ぶ手間があり、郵便物が先方に届くまで時間がかかるでしょう。
メールなら自宅からでも相手に送れるため、テレワークにも対応しています。わざわざ会社に足を運ばなくても、発注書をPCから送付できるので便利です。
また発注メールなら発注書を作成してから、相手に発注書が届くまでのタイムラグがなくなるので、納品までの時間短縮にもなるでしょう。
●発注メールは後から検索しやすい
紙媒体で発注書を管理していると、後から内容を確認する際に発注書を探し、取り出す手間がかかります。また文書だと保管の手間がかかるので、従業員の負担にも繋がるでしょう。
メールの場合は、検索すれば素早く情報が取得できるので、後から確認しやすいのが特徴です。書類のように保管場所に困る心配もありません。
発注メールであればどのような発注をかけ、納期はいつに設定したのか後から確認しやすいのでおすすめです。
●電子データとして保管しやすい
発注メールを送れば、そのまま電子データとして保管しておくことができます。紙媒体のように、わざわざファイルに綴じるといった手間をかける心配がありません。
社員全員に共有していれば、誰でも簡単に情報を取得できるので便利です。また権限を与えていれば、前のデータを参考に、新しい発注書の作成も可能になります。
また発注メールを確認すれば、いつ頃先方にメールを送ったのかチェックすることも可能です。
発注メールを相手に送る際の注意点
発注メールは素早く相手に情報が届くので、便利な一面もありますが注意しておくべき点もあります。主な注意点としては、発注方法の切り替え時期や認識ズレの発生によるトラブルです。
具体的に、発注メールを相手に送る際の注意点とは、どのようなことが考えられるのか解説していきます。
●発注方法の切り替え時期には注意
今まで発注書の送付をFAXや郵送で取引していたものの、突然メールに切り替えると相手を混乱させてしまうおそれがあるので注意が必要です。
連絡なしにいきなり発注方法を切り替えてしまうと、発注に気付かれない可能性があります。その場合、予定していた期日までに納品されないこともあるので、事前連絡を怠らないようにしましょう。
●認識ズレが発生しないように注意する
発注メールに必要な情報を明記しておかないと、相手との認識ズレが発生してしまい、誤認されるおそれがあります。発注メールには、発注内容・期日・納品数など、正しく記載しておくことが大切です。
誤認されたままで発注がかかると、改めて正しい発注をかけるのに時間がかかる可能性があるので注意が必要になります。
●事前に報酬については決めておく
発注メールの時点で報酬や請求金額については、明記しておくことが大切です。請求書を送る時に、初めて金額を知った場合、後から苦情が入る可能性があります。
発注メールを送った後に修正が入り、追加費用が発生する場合があるなら事前にその旨を伝え、認識を共有させておくことが大切です。
自社が発注メールを受けた際の対応
自社側が発注メールを受け取った場合、ビジネスマナーとして正しい対応を行うことが大切です。対応を誤ってしまうと、先方から失礼だと感じられてしまうおそれがあります。
発注メールを受けた際の正しい対応について紹介していくので、参考にしてみてください。
●返信の件名は変更する
発注メールが届いた場合、返信する際には件名を変更することが大切です。そのまま返信すると、件名に「RE:」がついた状態になります。
RE:がついていれば、返信であることは把握できますが、より発注メールに対する返信であるとわかるよう、お礼の気持ちが伝わる件名に変更することが重要です。
例えば、「〇〇です。この度はご発注ありがとうございます。」といった件名にすれば、誰からどのような返信メールなのか、素早く判断できます。
相手が発注メールの返信であるとひと目でわかるよう、配慮した件名にして返信しましょう。
●返信は必ず行う
基本的に発注メールが届いた場合は、返信するのがビジネスマナーの基本です。返信しないと、発注内容が確定されているのか相手側が判断できない可能性があります。
また発注できていないと勘違いされ、他の業者に依頼をかけるなど、重複発注になるおそれがあるので注意が必要です。
トラブルに発展しないためにも、発注メールが届いた際には内容を確認し、問題なく対応すると返信しましょう。
●出荷状況などを明確に記載する
発注メールに返信する際には、出荷状況も一緒に連絡しておけば、親切な対応として相手側も喜んでくれます。出荷状況としては、発送日や納品予定日など、正確な情報を記載するようにしましょう。
またこういった発注状況の進捗を確認する方法として、ツールを使えば管理がしやすく便利です。
発注メール送付などの管理は「pasture」で一元管理
発注書送付やタスク管理といった情報を従業員一人が抱えていると、負担がかかってミスが発生するおそれがあります。そんな時は、ツールを活用して一元管理できるようにしておけば便利です。
pasture一つで発注書送付や請求書作成までの一連の作業を完了させることができるので、商取引におすすめです。
具体的に、pastureはどのような特徴があるのか解説していきます。
●発注書送付やタスク管理などが一元管理できる
pastureは、発注書送付やタスク管理、請求書管理などが一元管理できるので、発注業務の手間が最小限で済みます。
また相手側への発注状況などが把握しやすく、後からどのような状況なのか確認しやすくなっているのが特徴です。
他にも発注書や請求書は書類としてではなく、電子データとしてそのままツールで保管できるため、ファイルに綴じて保管するといった手間がかかりません。
紙媒体で保管する必要がないので、保管場所を確保し、オフィスを圧迫することもないでしょう。電子データはクラウド保存できるので、安心して保管しておくことが可能です。
●発注から請求まで一連の作業が完了できる
一度発注したデータはそのまま保存でき、請求書作成の際にデータとして紐づけすることができます。そのため一から請求書を作成する必要がなく、データの入力ミスや取引先の情報入力ミスといった人為的な失敗を未然に防ぐことが可能です。
内容を誤認する心配もないので、書類作成におけるトラブルに発展する心配は少ないでしょう。
●過去の取引履歴が確認できる
pastureを利用して取引を行った場合、取引履歴が残るため、再度依頼する時に先方に連絡が取りやすくなります。どのような取引を行ったか、すぐに情報が確認できるため、目的に合った取引相手を探しやすくなるのが特徴です。
また社内で担当者が変更したり退職による組織変更があったりした場合にも、過去の取引履歴がシステムに残っていれば、引継ぎも行いやすいでしょう。
残っているデータは会社として資産にもなるので、企業の成長のためにもpastureはbンりに活用できます。
発注メールを管理するならツールを利用するのがおすすめ
発注メールは郵送で届ける場合とは異なり、素早く先方に情報が届けられるので、迅速に対応してもらうことができます。
ただ正確に情報を伝えるためには、要件や条件などは詳細にわたって記載しておくことが大切です。また発注メールが届いた際には、迅速に返信することも忘れてはいけません。
返信がないと、先方は発注を受け入れてもらえたのか判断できず、重複発注となってしまうおそれがあります。
また現在の発注状況を確認する手段として、ツールを活用する方法も検討したほうが賢明です。ツールを使えば、発注はどこで止まっているのか、確認することができます。
pastureなら、発注から請求まで一連の作業で行えるだけでなく、取引履歴まで残るようになっているのが特徴です。
どこに依頼すべきなのか、後から情報を確認しやすくなっているので、商取引を行う上では便利に活用できるでしょう。
