外注管理システムは導入すべき？メリットについて解説！

外注への発注管理・購買管理を行う場合、やりとりを一元管理できる管理システムを導入したほうが受発注業務の効率化を図ることができます。

発注・納品・請求まで一連の作業をシステム化できれば、人為的ミスも減らすことができるでしょう。

今回はそんな業務効率化が図れる外注管理システムについて紹介していくので、参考にしてみてください。

外注管理システムとは？メリットを紹介！

そもそも外注管理システムとは、どのようなシステムなのでしょうか。主に外部企業とのやりとりを一元管理できるシステムのことを指しています。

案件の進行状況などを確認したり、作業フローを可視化させたりする機能が搭載されているケースがほとんどです。

具体的に、外注管理システムを導入するメリットとは、どのようなことが考えられるのか解説していきます。

●一連の業務を一元管理できる

外注管理システムを導入すれば、発注書・請求書の発行から支払いまで一元管理することができます。発注のやりとりや書類の入力などの細かい業務をシステム上で管理すれば、人為的なミスや間違いを抑制することに繋がるでしょう。

またミスが発生していたとしても、後からシステム上のデータを確認すればミスに気付けるので、素早く対処できます。

●自社内で情報を共有化できる

外注管理システムは作業フローが確認できるので、誰が発注を行って、どこで対応が止まっているのか情報を共有化させることができます。

またチーム内の役割分担を正しく把握できるため、同じ案件を別の担当者が発注するといった重複作業を無くすことが可能です。

進捗状況によっては、他の人が作業の手伝いを行うなどサポートしやすい環境を整えることもできます。

●過去の実績から適切に依頼できる

外注管理システムでは、過去の取引記録を確認できる機能が搭載されているケースがあります。過去の情報を参考にすれば、目的に合った外注先に依頼を投げかけることができるため、適切な人材に依頼可能です。

新しい依頼が入った時には、過去の取引記録から再度適した人材に発注をかけることが容易になるでしょう。

外注管理システムは課題を解消してくれる

業務における課題は様々あり、改善するためには外注管理システムを導入する方法がおすすめです。業務上、外注管理システムを導入すれば、どのような課題が解消できるのか詳しい内容を解説していきます。

●人為的なミスを低減させることができる

外注管理システムを導入すれば、社内全体で情報共有できるため、発注ミスを未然に防ぐことができます。万が一、発注ミスが発生していたとしても、誰かがミスに気付くことができるので、素早く対処することが可能です。

また進捗状況についても可視化できるので、スケジュールが遅れている場合は、チーム内でフォローし合うことができます。

●多様な働き方が実現できる

外注管理システムを利用すれば、場所を問わず受発注業務に従事できるため、テレワークにも対応できます。パソコンだけでなくタブレットでも取引できるので、外出先に持ち運んでも業務を行うことが可能です。

離れた場所からでも、円滑にコミュニケーションが取れるため、多様な働き方の実現に繋げられるでしょう。

外注管理を行う上で大切なポイント

外注依頼をかけることで、社内の労力が浮き、生産性の高い業務を集中的に行えるようになります。ただ外注依頼は、外部の企業に依頼することから、慎重に管理を行うことが大切です。

主に外注管理を行う上で、どのようなポイントが大切なのか詳しい内容を解説していきます。

●進捗管理を正しく行うこと

外注依頼をかける上で大切なのが、外注に依頼を任せっきりにしないということです。自社で進捗管理を行わないと、納期の遅延が発生する可能性があります。

万が一遅延が発生した時には、次回から外注管理を改め、再発防止に向けた対策を講じることが大切です。基本的には進捗管理をこまめに行う社内ルールを徹底する必要があります。

●外注先にどのような依頼をかけたのか把握する

外注先に業務依頼した場合、どのような業務を担当してもらったのか後から確認できるようにしておく必要があります。理由としては、再度同じような業務依頼をかける際に、適切な外注先を見極めるためです。

どのような依頼に強い外注先なのかデータがあれば、目的に合った外注先を選ぶことができ、納得できる品質で対応してもらうことができます。

外注管理システムを導入するなら「pasture」

外注管理システムの導入を検討しているなら、書類の一元管理ができるpastureをご検討ください。pastureは商取引に有効活用できるツールです。
pastureはどのようなツールなのか、詳細について解説していきます。

●フリーランスや業務委託者との契約に強い

pastureは発注書や請求書の送付など、書類の一元管理ができる便利なツールです。書類管理が全てシステム上で実現できるため、紛失といったトラブルが発生しにくくなります。

また業務フローがシステムで管理できるので、どこで手続きが止まっているのかなど、進捗状況が把握しやすくなるでしょう。

●書類に必要な一連の作業が「pasture」だけで完了する

pastureは発注データを請求データに紐づけすることができるため、一括して対応できます。途中で手入力を加える必要がないので、入力ミスといったトラブルが発生する心配がないでしょう。

そのため安定した取引を実現することができ、書類の修正といった従業員の手間を省くことができます。

また書類は法律（下請法、インボイス制度、電子帳簿保存法）に遵守して作成できるよう、機能開発が進められているため、発注担当者が知識を持っているかどうかに関わらず、ガバナンスが遵守できるのもメリットです。

●発注先のタレントマネジメントが可能

pastureは発注先のタレントマネジメントとも可能な機能が搭載されており、過去の取引履歴を確認することができます。

どのような依頼に強い外注先なのか判断できるため、目的に合った外注先に依頼をかけることが可能です。

適切な取引先を選ぶことができるので、業務効率化を図るきっかけになります。

外注管理システムを導入して業務効率化を図ろう

外注管理システムは、業務フローが可視化されるため、効率よく業務管理を行うことができます。電子データとして発注データや請求データが保存されているので、社内で簡単に情報共有できるのもシステムを採用する利点です。

書類は電子データとしてクラウド保存できるため、書類をファイルに綴じるといった手間もかかりません。従業員の負担を減らすことができ、進捗状況によっては他の従業員のサポートに回ることもできます。

ただ外注管理を行う上で大切なことが、外注に任せた依頼を投げっぱなしにしないことです。進捗状況をしっかり確認しておかないと、納期遅れが発生するリスクもあります。

また外注管理システムの導入を検討しているなら、pastureを活用してみてください。

pastureなら、必要な書類の一元管理ができるだけでなく、過去の取引履歴を調べてタレントマネジメントが可能となっています。

商取引において便利な機能が備わっているので、外注管理システムを導入したい方はぜひ利用してみてください。