外注管理を成功させ、業務を効率化するポイントを解説！
外注業者やフリーランスを活用して業務効率化を図るのが当たり前の時代になりましたが、「うまく活用・管理できているのか？」という点では、課題を感じている企業は少なくありません。外部委託のパターンとして多いのは、自社での対応が難しい高度な専門性を要する業務を委託すること。もう一つは、経理や人事、総務などの間接部門・バックオフィス業務をアウトソースすることです。今回は、バックオフィス業務のアウトソースを前提に、そのメリットや外注化の流れ、外注管理のポイントなどを解説していきましょう。
経理や人事、総務や情報システムなどの間接部門・バックオフィス業務をアウトソースするメリットとしては、一般的に以下の3つが挙げられます。
- 1：付加価値の高い業務に時間を割ける
たとえば、高度な判断が求められない単純な入力作業や、毎月のルーティンになっている確認作業などで社員が疲弊していませんか？ このような定型的な業務を外注することで社員の負担を軽減できれば、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。目の前の仕事に振り回されることなく、重要なプロジェクトや長期的な取り組みにリソースを費やせるようになるのは、外注化によって期待できる大きなメリットだと言えるでしょう。
- 2：コストを削減できる
人件費を変動費化できるのは、外注化の大きな利点だと言われます。たとえば、季節によって作業量が大きく変動する業務がある場合、忙しい時期に合わせて社員を雇用していたら人件費に無駄が生じがちです。繁忙期は外注する業務量を増やし、閑散期は社内で対応するというように柔軟なコントロールができれば、コストを最適化できるようになります。加えて、採用コストを削減できるのも外注化の大きなメリットだと言えるでしょう。
- 3：業務品質が向上する
自社の社員を教育することも重要ですが、そのためにはコストも時間もかかります。たとえば、経理業務を外注する場合、外注先となる専門業者やフリーランスは経理に関する高度な専門性・ノウハウを有しています。もちろんアウトソースすればコストはかかりますが、結果的に外注したほうが業務のクオリティが向上し、費用対効果がプラスになるケースは少なくありません。
外注化は、まず外部委託すべき業務を洗い出し、外注業者・フリーランスを選定し、実際に発注するという流れで進めていきます。
- 1：外注業務の洗い出し・整理
どの業務を外注するのかを決めるフェーズです。外注する業務によっては、外注先への指示書作成や成果物チェックに予想外の時間を要する場合があります。外注可能な業務をすべて外注するのではなく、外注することによって確実に業務効率化につながる業務を見極めていくことが重要です。一般的には、以下のような業務は外注化の対象にすべきだと言われます。
・難易度が低く、ミスが起こりにくい業務
・定型的でマニュアル化しやすい業務
・社内独自のローカルルールが少ない業務
・指示内容がシンプルで認識違いが生まれにくい業務
・分業が容易な業務
外注すべき業務が決まったら、具体的な発注ボリューム、納期、予算、求める品質などをまとめていきます。これらは、外注先を選定するうえでの判断基準になります。
- 2：外注先の選定
外注先をリサーチして、いくつかの候補をピックアップします。Webサイトから問い合わせをしたり、実際に商談をしたりして比較してみましょう。実績や体制、得意分野などを確認するのはもちろん、発注前にテスト（トライアル）ができるのであれば、積極的に利用するのがおすすめです。
この分野ならA社、スピード重視ならフリーランスのBさん、正確性重視ならC社、というように、特徴の異なる複数の外注先から、発注内容に合わせて最適な外注先を選べる体制を構築できれば理想的です。
- 3：業務の発注
秘密保持契約や業務委託契約を取り交わし、業務を発注します。初回の発注時は、ガイドラインやマニュアルを提供するのが通常です。発注前に業務理解を促すため、実際に顔を合わせて、もしくはWeb会議などで簡単な説明会・オリエンテーションをおこなうのもおすすめです。
外注管理を成功させる4つのポイントについて、ご説明していきます。
- 1：外注ルールを統一する
同じ業務でも、社内の担当者によって「外注する・しない」の判断が分かれてしまうのは良くありません。状況によってはイレギュラーが発生することもあるでしょうが、「外注する・しない」の判断が属人化しないよう、基本的な外注ルールは社内で統一しておくべきです。
- 2：分かりやすい指示書を作る
発注した後、外注先から「この指示はどういう意味ですか？」「こういうケースは、どう処理すべきですか？」「前回、御社のAさんから指示をいただいたときは違ったのですが･･･」といった質問・問い合わせを受けることがあると思います。このような問い合わせが多くなると、コミュニケーションコストがかかるだけでなく、外注業務のクオリティ低下や、社内でのチェック・修正の負担増などが懸念されます。
重要なのは、外注先が迷いなくスムーズに作業できるような指示書フォーマットを作成することです。自社側の視点ではなく、外注先の視点に立って分かりやすく、ミスが起こりにくい指示書を作ることを心がけましょう。
- 3：定期的に外注先を新規開拓する
外注先と取引を重ねていくほど、クオリティや対応力、仕事上のクセなどを把握できてきて、意思疎通もスムーズになってきます。同僚に仕事を頼むような、あうんの呼吸で発注できるようになるのは、ある意味、理想的と言えるかもしれません。しかし、「楽だから」「融通が利くから」といった理由で、クオリティの不満に目をつぶっているようであれば考えものです。付き合いが長くなるとクオリティの改善は見込めないことが多いので、定期的に新規外注先の開拓を進めておくようにしましょう。
特に、外注先がフリーランス・個人事業主の場合は、廃業リスクも頭に入れておかなければいけません。フリーランス・個人事業主は経営的な問題だけでなく、家族も含め、出産や病気、介護なども廃業する要因になります。現在の外注先が1年後・2年後も事業を継続している保証はないので、やはり外注先は定期的に開拓しておくべきです。
- 4：複数の連絡手段を確保しておく
業務を外注するリスクは、目が行き届かず、管理が難しいことだと言われます。このようなリスクに備えるためにも、連絡手段を確実にしておくことが大切です。すぐに確認したいことがある場合や、急なトラブルが発生した場合など、迅速に対応できるよう連絡手段を決めておきましょう。
以前は電話やメールが中心でしたが、現代のビジネスシーンではそれだけでは不十分です。ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールを活用することで、より効率的でリアルタイムな外注管理が可能になります。加えて、定期的にミーティング（Web会議）をおこなうなどして、コミュニケーションがとりやすい環境を整えておくことも重要です。
外注先は、スポーツで言うところの「助っ人」のような存在かもしれません。タイプの異なる複数の外注先を臨機応変に活用できれば、部署全体・チーム全体のパフォーマンスは格段に向上します。助っ人を補強して、どんどん業務効率化を推進したいものです。
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※ pastureでは通常、企業と取引するフリーランスや協力会社を「パートナー」と呼称しますが、本記事中では説明のために便宜、外注（外注先）などの用語を使用している箇所がございます。
