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経理業務の外注・アウトソーシングのメリットと業者の選び方- pasture

業界・業種を問わず「人手不足」が課題になっている昨今、注目されているのが外注・アウトソーシングサービスです。経理業務も例外ではなく、外注化することで人手不足を解消しようとする動きが盛んになっています。一方で、「経理業務を外注するのは不安・・・」「逆に負担が増えるのでは?」といった声があるのも事実です。今回は、経理業務の外注・アウトソーシングについて、メリットや注意点、業者の選び方などを解説していきます。

 

■外注・アウトソーシングできる経理業務

経理業務を一言で言うなら、企業活動によって生じるお金の流れを管理する業務ということになりますが、その内容は多岐にわたります。数ある経理業務のなかでも外注・アウトソーシングするのに適しているのは、たとえば以下のような業務です。

  • 記帳業務

帳簿への記帳は、比較的簡単に外注・アウトソーシングできる業務です。業務負荷が軽減するだけでなく、プロに処理してもらうことで間違いのない処理が期待できます。

  • 給与計算業務

給与計算だけをピンポイントで外注・アウトソーシングするケースも少なくありません。就業規則や従業員情報、タイムカードなどを提出することで、勤怠データの集計から、給与、残業代、保険料、各種手当の計算・振込まで一貫して対応してもらえます。給与計算の外注・アウトソーシングに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

 

  • 決算・申告業務

決算・申告業務も外注・アウトソーシングが可能です。年間の記帳代行に加え、決算書・申告書の作成や法人税申告などを代行してもらえます。

  • 年末調整業務

年末調整業務も外注・アウトソーシングが可能です。経理部門にとって年末は繁忙期であり、毎月の業務に年末調整が加わるため業務量が大幅に増加します。外注・アウトソーシングを利用すれば、忙しい年末の業務に余裕を持って対応できます。

  • 振込・支払・請求業務

振込・支払・請求など、社外に対する経理業務も外注・アウトソーシングすることができます。売掛金・買掛金の管理、請求書の作成、支払予定表の作成、金融機関への振込、税金の納付などの業務を代行してもらえます。

 

■経理業務を外注・アウトソーシングするメリット

経理業務を外注・アウトソーシングするメリットとしては、主に以下の5点が挙げられます。経理担当者の負荷が減ることで本来やるべき業務に集中できることや、人件費を変動費化できることなどは、非常に大きなメリットだと言えるでしょう。

  • 01:採用コストや人件費を削減できる

人手不足に頭を抱える経理部門は多くありますが、経理担当者を採用しようと思ったら、採用コストや教育コスト、給与や賞与に加え、福利厚生費など様々なコストがかかります。しかし、経理業務を外注・アウトソーシングすれば、このようなコストはかかりません。

従業員を採用する場合の人件費は「固定費」であるのに対して、外注・アウトソーシングの費用は「変動費」となります。固定費を変動費化できるのは、外注・アウトソーシングの大きなメリットです。

経理業務は、繁忙期と閑散期の差が激しい業務だと言われます。繁忙期に対応するために従業員を雇用すると、閑散期になったとき従業員を持て余してしまう可能性がありますが、それでも固定費は発生し続けます。これに対して、外注・アウトソーシングの費用は変動費なので、そのときそのときの状況に合わせてコントロールすることができます。閑散期は自社の従業員で対応して、繁忙期には外注・アウトソーシングを利用するというように、うまくコントロールできれば大きなコストメリットを得られるはずです。

  • 02:経理のプロを確保できる

専門スキルを備えた経理のプロを確保できるのは、経理業務を外注・アウトソーシングするメリットだと言えます。委託先には経理業務に精通したスタッフが在籍しているため、正確かつ迅速な業務対応が期待できます。経理のプロの視点から的確なアドバイスを受けることもできますし、法改正への対応に苦慮することもなくなるでしょう。

もちろん、専門性を有する人材が社内にいればそれに越したことはありませんが、そのような人材を獲得するにはコストと時間がかかります。仮に優秀な人材を獲得できたとしても、退職のリスクは常につきまといます。これに対し、経理業務を外注・アウトソーシングすれば採用に投資する必要はなく、退職リスクを懸念する必要もなくなります。

  • 03:社内でしかできない業務に専念できる

経理業務のなかには、データ入力や確認作業などのルーティンワークがたくさんあります。このように、日常的に発生する定型的な経理業務は外注・アウトソーシングするメリットが大きいと言えます。

たとえば、請求書の発行業務を負担に感じている経理部門は少なくありません。請求書の件数が多くなるほど、請求データの入力、印刷、封入、郵送などの作業に時間・労力を費やしますが、外注・アウトソーシングを活用すれば、このような時間・労力を削減できます。負担になっている経理業務を外注・アウトソーシングすることで、データ分析や戦略立案など、社内でしかできない業務に力を注げるようになるでしょう。

  • 04:不測の事態に対応しやすい

経理部門に限った話ではありませんが、従業員が体調を崩して長期欠勤したり、急遽、退職することになったりすると業務に支障が及ぶ可能性があります。しかし、経理業務を外注・アウトソーシングしていれば、このようなイレギュラーな事態にも対応しやすくなります。

  • 05:不正のリスクを抑制できる

経理部門は、会社に直接の利益をもたらす部門でないことから人員も最小限に抑えられる傾向にあり、少人数で、もしくは一人の担当者がすべての業務を担っている企業も少なくありません。そのため、業務が属人化・ブラックボックス化しやすい傾向にあります。業務内容が外から見えにくいため、数字の改ざんや業務上横領などの不正がおこなわれるリスクも否定できません。

このような不正を抑制する意味でも、経理業務の外注・アウトソーシングは効果的です。自社の経理業務に第三者を介入させることで、不正の防止につながります。

 

■経理業務を外注・アウトソーシングするデメリット

経理業務を外注・アウトソーシングするデメリットとしては、主に以下の4点が挙げられます。デメリットを把握したうえで「うちの場合は、メリットのほうが大きい」と判断できるのであれば、外注・アウトソーシングを活用すべきでしょう。

  • 01:いつでも外注できるわけではない

外注・アウトソーシングの委託先はあくまでも外部の独立した事業者であり、自社の従業員ではありません。毎月発注している委託先に仕事を断られる可能性もありますし、委託先が突然、倒産してしまうリスクもあります。「いつでも好きなときに外注できるわけではない」ということは認識しておいたほうがいいでしょう。

  • 02:自社にノウハウが蓄積されず、人材が育たない

どんな業務にも言えることですが、自ら考え、自らの手で業務を遂行することで経験値が上がり、知識やノウハウが蓄積されていきます。逆に考えると、外注・アウトソーシングに依存していると自社の人材が育ちにくく、社内に経理業務の関する知識やノウハウが蓄積されなくなります。

このことは、何らかの事情で外注・アウトソーシングができなくなった場合に大きなリスクとなって返ってきます。特定の業務を外注・アウトソーシングに頼っていると、自社で対応せざるを得なくなったときにクオリティを保つのが難しくなってしまいます。

  • 03:情報漏えいのリスクがある

経理業務を外注・アウトソーシングするということは、自社の情報を外部に持ち出すということです。当然ですが、社内で対応する場合に比べると情報漏えいのリスクは高くなります。

外注・アウトソーシングをする委託先のセキュリティ体制に不備があると、情報漏えい事故が起きるおそれがあります。セキュリティ管理を外注先に依存せざるを得ない点は、外注・アウトソーシングのデメリットだと言えるでしょう。

  • 04:マニュアル作成や外注管理の手間がかかる

経理業務は、企業によって進め方やルールが異なるケースが多々あります。「自社独自」の経理業務を外注・アウトソーシングする際は、委託先が業務内容を理解できるようにマニュアルを作成しなければいけません。実際に外注取引が始まった後も委託先を管理していく必要があり、従来とは違った手間がかかるようになります。

 

■経理業務を外注・アウトソーシングする際の注意点

経理業務を外注・アウトソーシングする際に、注意すべきポイントについて解説します。外注・アウトソーシングする前に、セキュリティ面の不安を解消しておくことと、外注化すべき経理業務を見極めることが重要です。

  • セキュリティ面の不安を解消しておく

上述のとおり、経理業務を外注・アウトソーシングする場合は、社内で対応する場合に比べると情報漏えいのリスクが高くなります。そのため、外注・アウトソーシングの委託先がどのようなセキュリティ体制を整えているのか、あらかじめ確認しておくことが大切です。また、万が一のトラブルに備え、損害賠償項目を含む秘密保持契約を締結するかどうかも確認しておきましょう。

  • 外注・アウトソーシングすべき経理業務を吟味する

経理業務の外注・アウトソーシングを請け負う業者は、それぞれで特徴や料金が異なります。料金は、会社の規模や従業員数に比例して高くなるのが一般的で、基本サービスにオプションサービスを加えるとさらに加算されます。

自社で経理のプロを雇用するコストに比べ、安く抑えられるケースが大半ですが、外注・アウトソーシングに出す業務内容やそのボリュームによっては、「経理担当者を雇ったほうが安かった・・・」ということになる可能性もあります。そうならないようにするには、新しく経理担当者を雇用する場合にかかるコストと、外注・アウトソーシングする場合のコストを天秤にかけながら、外注化すべき経理業務を慎重に検討しなければいけません。

良心的な価格の業者を選ぶのはもちろんですが、それよりも、外注・アウトソーシングすべき業務の選定のほうが重要です。ミスが多い業務や必要以上に時間がかかっている業務など、自社にとってボトルネックになっている経理業務ほど優先順位は高くなるでしょう。

 

■経理業務を外注・アウトソーシングする業者の選び方

経理業務の外注・アウトソーシングを請け負う業者は、大きく「オンラインアシスタントサービス業者」「経理代行専門業者」「税理士事務所・税理士法人」の3つがあります。それぞれの特徴についてご説明します。

  • オンラインアシスタントサービス業者

オンラインアシスタントサービスとは、オンラインで業務をサポートするサービスのこと。オンラインアシスタントサービス業者に委託できる業務は、経理、財務、人事、法務などのバックオフィス業務から、デザインやメディア運用、営業やマーケティングまで多岐にわたります。経理業務以外にも外注・アウトソーシングしたい業務がある企業におすすめです。

  • 経理代行専門業者

経理代行専門業者は、主に領収書や伝票などの整理や日々の記帳を請け負っている業者です。対応業務は業者によって異なりますが、経理業務のなかでも単純な事務作業を請け負っている業者が多く、費用は比較的安価です。

  • 税理士事務所・税理士法人

税理士資格を有する人が運営する事務所で、経理代行を幅広く代行するほか、税に関するコンサルティングもおこなっています。税や会計に関する専門家なので正確性が高く、きめ細かいサービスが期待できますが、費用は比較的高めです。お、経理業務のなかでも決算・申告、年末調整の業務は、税理士資格を有する人でなければ代行することはできません。

 

■経理業務の外注・アウトソーシングを検討すべき企業とは?

一般的に、以下のような企業は経理業務の外注・アウトソーシングを検討すべきだと言われます。

  • スタートアップ企業・ベンチャー企業

スタートアップ企業やベンチャー企業は、社内に専任の経理担当者がいないため、経営者が自ら経理業務を処理しているケースが多々あります。しかし、会社を立ち上げて間もない経営者は、事業推進のために力を入れなければならない業務がたくさんあるはず。経営者がやるべきことに注力するため、スタートアップ企業やベンチャー企業は経理業務の外注・アウトソーシングを検討すべきです。

  • 従業員が増える企業

たとえば、従業員が100人から110人に増えても、経理担当者の負担はそれほど変わるものではありません。ですが、従業員が10人から20人に増えたら、経理担当者の負担は著しく重くなります。企業は、成長にともない大幅な増員を図ることがありますが、従業員が増える時期は経理業務の外注・アウトソーシングを検討すべき一つのタイミングだと言えます。

  • 経理担当者が一人しかいない企業

経理担当者が一人しかいない企業は、大きなリスクを抱えています。体調不良やモチベーション低下、それにともなう休職・退職はいつ起きても不思議ではありませんし、後任の担当者をすぐに採用できる保証もありません。万が一のとき、業務が滞らないようにするためにも、経理業務の外注・アウトソーシングを検討したほうが賢明です。

  • 経理の専門知識を有する人材がいない企業

経理・会計ソフトはとても便利なツールですが、経理・会計ソフトさえあれば経理に関する専門知識が要らないということにはなりません。経理業務は、会社法や法人税法のほか、労働基準法などの法令に則っておこなう必要がありますが、これらの法令は頻繁に改正されます。そのため、使っている経理・会計ソフトが古い場合やバージョンアップをしていない場合などは、経理担当者に専門知識がなければ法改正に対応することができません。その意味で、経理の専門知識を有する人材がいないのであれば、外注・アウトソーシングを検討したほうがいいでしょう。

 

■経理業務を効率化できるシステム

「経理業務の負担が増えているけど、外注・アウトソーシングを利用するのは不安・・・」という場合は、経理業務を支援してくれるシステムの導入を検討しましょう。

経理業務をシステム化すれば、人による手作業を最小限にできるため、作業時間の大幅な削減が期待できます。たとえば、システム導入前は3人で処理していた業務を一人で対応できるようになるのも、決して大げさな話ではありません。システム化によって経理業務の効率が上がれば、残業時間が減少するなど、人件費の削減効果も期待できるでしょう。

経理関連システムのなかでも、導入する企業が多いのは会計ソフトや請求書発行システムです。

  • 会計ソフト

会計ソフトを導入することで、経理業務を大幅に効率化できます。会計ソフトは様々な製品がありますが、ほとんどの製品に、銀行口座やクレジットカードの明細が自動的に会計ソフト上に反映される機能が備わっています。手入力が少なくなるため、作業時間の短縮やミスの削減につながります。

  • 請求書発行システム

経理業務のなかでも、負担が大きいと言われるのが請求書発行業務です。請求書発行システムを導入すれば、経理担当者の作業時間が短縮されるほか、会社にいなくても請求書を発行できるようになるので、テレワークの導入も可能になります。

経理業務を支援してくれるシステムは数多くありますが、逆に言うと、「どのシステムを導入すべきか?」が分かりにくくなっているのが現状です。システムの選定を誤ると、導入しても定着せず、結局従来のやり方に戻ってしまいます。シェアの高さや機能の多さ、料金などで判断するのではなく、自社の経理部門にとって最適なシステムを選定することが重要です。

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■まとめ~外注化・システム化により経理部門のさらなる成長を

人手不足による経理業務の負担増を解消するには、外注・アウトソーシングを利用するのも一つの手ですし、システムを導入して業務効率化を図るのも一つの手です。いずれにしても、労働人口の減少が深刻な今、何らかの手立てを講じていかないと企業の成長は阻害されてしまいます。

ルーティンワークが多い経理業務は外注化するのに向いていますし、システム化による恩恵も大きいと言えます。外部リソースやテクノロジーの力を借りて、より費用対効果の高い経理部門へと成長していきましょう。

※ pastureでは通常、企業と取引するフリーランスや協力会社を「パートナー」と呼称しますが、本記事中では説明のために便宜、外注(外注先)などの用語を使用している箇所がございます。

 

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