TOPお知らせ給与計算を業務委託で依頼するメリットと相場を紹介 – pasture

給与計算を業務委託で依頼するメリットと相場を紹介 – pasture

企業が、自社の給与計算業務を外部に委託する「給与計算のアウトソーシング」が一般的になっています。以前は、「自社の従業員の給与計算くらい自社でおこなうのが当たり前」という風潮でしたが、近年は、「いかに業務効率化を図るか」「いかに社内リソースをコア業務に集中させるか」といった意識が高まっており、その結果、給与計算のアウトソーシング・業務委託を選択する企業が増えています。今回は、給与計算のアウトソーシングを検討する目安やメリット、料金相場や依頼先などについて解説していきます。

■給与計算のアウトソーシングとは?

給与計算のアウトソーシングは、従業員の給与計算を外部にアウトソース・業務委託すること。近年、様々な理由で自社の給与計算業務をアウトソーシングする企業が増えています。

 

■給与計算のアウトソーシングを検討する目安

給与計算のアウトソーシング・業務委託を検討すべきなのは、どのような企業でしょうか。一般的には、以下のような企業は給与計算のアウトソーシングを検討すべきだと言われます。

  • スタートアップ企業・ベンチャー企業

スタートアップ企業やベンチャー企業は、社内に専任の担当者がいないため、経営者自らが給与計算をしているケースが少なくありません。ですが、会社を立ち上げたばかりの経営者は事業推進のためにやるべきことが山ほどあるはず。経営者がやるべきことに専念するため、スタートアップ企業・ベンチャー企業は給与計算のアウトソーシングを検討すべきだと言えるでしょう。

  • 従業員を大幅に増員する企業

たとえば、従業員が100人から110人に増えても、給与計算担当者(経理部門)の負担はそれほど変わらないかもしれません。しかし、従業員が10人から20人に増えたら、給与計算担当者の負担は激増するはずです。企業は、成長にともない大幅な増員を図ることがありますが、従業員増員のタイミングは給与計算のアウトソーシング・業務委託を検討すべきタイミングの一つだと言えます。

  • 給与計算担当者が一人しかいない企業

給与計算担当者が一人しかいなくても、健康でモチベーション高く働いてくれれば大きな問題が起こることはありません。しかし、従業員の体調不良やモチベーション低下、それにともなう休職・退職はいつ起きても不思議ではありません。専任の担当者が不在になったときのリスクは計り知れず、給与計算業務が滞ることで他の従業員の不満・不信感にもつながります。次の担当者を補充しようと思っても、すぐに見つかる保証はありません。

給与計算担当者が一人しかいない企業が抱えるリスクは非常に大きいので、アウトソーシング・業務委託を検討したほうが賢明です。

  • 担当者が他の業務と兼任している場合

人事部や総務部の従業員が給与計算業務を担っている企業も少なくありません。しかし、給与計算業務の負担が大きくなってくると、人事部や総務部が本来注力すべきコア業務がおろそかになってしまいます。ルーティンで発生する給与計算業務に足を引っ張られ、採用戦略の策定や従業員教育、社内の環境改善などの業務が滞ってしまったら本末転倒と言わざるを得ません。

このような場合は、給与計算のアウトソーシングを検討しましょう。外部に業務委託することで、社内のリソースを本来取り組むべきコア業務に集中させることができます。

  • 専門知識を有する人材がいない場合

給与計算ソフトは非常に便利で、今や給与計算に欠かせないツールになっていますが、ソフトさえあれば給与計算に関連する知識が要らないということにはなりません。

給与計算は労働基準法や雇用保険法、厚生年金保険法などの法令に則っておこなう必要がありますが、これらの法令は頻繁に改正されます。昔から使っているパッケージ型のソフトに依存していると、法改正に対応できず、給与計算でミスが生じる可能性があります。もし、給与計算まわりの専門性を有する人材がいなければ、アウトソーシング・業務委託を検討したほうがいいでしょう。

 

■アウトソーシングできる給与計算業務

アウトソーシングできる給与計算業務は、給与を計算する業務だけでなく、給与計算に付帯する他の業務も含まれます。依頼先にもよりますが、以下のような業務のアウトソーシングに対応してくれるところもあります。

  • 賞与計算

ボーナスを計算する業務です。

  • 年末調整

従業員の給与から毎月源泉徴収していた税額と、本来納めるべきだった税額を年末に調整する業務です。年末調整の計算が済んだら源泉徴収票や法定調書を作成し、税務署や自治体に提出します。

  • 給与振込・納税

計算して確定した給与を、従業員の口座に振り込む業務です。また、給与から源泉徴収した所得税や住民税を従業員の代わりに納めたり、健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料を納めたりします。

  • 住民税更新

自治体から届いた特別徴収額通知書をもとに、住民税の新しい徴収額を給与計算システムに登録する業務です

  • 勤怠管理

従業員の就業状況を管理する業務です。始業時刻・終業時刻の記録、休日出勤や時間外労働、有給休暇の取得有無などを把握します。

 

■給与計算をアウトソーシング・業務委託するメリット

給与計算をアウトソーシングするメリットとしては、一般的に以下の3点が挙げられます。

  • ミスや不正を防止できる

給与計算業務には、時間外労働の賃金や社会保険料、税金などの細かいルールが多いため、担当者の負担が大きくなってくるとミスが起こりやすくなります。また、一人の担当者が給与計算業務を担当している企業では、「チェック機能が働かないためミスや不正が起こりやすい」「担当者が休職・退職した際に業務が滞りやすい」といったリスクと隣合わせです。

給与は従業員の生活の基盤になるものなので、万が一、給与計算にミスがあれば従業員からの信頼を失い、訴訟リスクも生じます。それだけでなく、給与計算でミスをすると納税額にも誤りが生じるため、社会からの信頼も失うことになります。

このようなリスクを回避できるのがアウトソーシングのメリットです。通常、給与計算のアウトソーシングを請け負っている企業は豊富な知識・専門性を有しており、二重・三重のチェック体制で業務にあたっているため、ミスや不正のリスクを大幅に低減できます。

  • 法改正にスムーズに対応できる

給与計算業務には、労働基準法や雇用保険法、健康保険法や厚生年金保険法、所得税法など様々な法律が関連しています。注意しなければいけないのが、これらの法律の改正です。たとえば、雇用保険料率や社会保険料率が変更されたら給与計算ソフトの設定を変更する必要がありますが、そもそも法改正の事実を知らなければ対応できませんし、正しい知識がないと誤った設定をしてしまうこともあります。

その点、アウトソーシングなら安心です。給与計算のアウトソーシングを請け負っている企業は常に法改正情報を収集しており、社会保険労務士や税理士などの専門家とも連携しています。給与計算をアウトソーシングすることで、法改正への対応もスムーズかつ適切に進めることができるでしょう。

  • コスト削減につながる

社内で給与計算担当者を抱える場合は、様々なコストがかかります。退職者が出れば採用活動をするための採用コストがかかりますし、採用した後も教育コストがかかります。やがて優秀な給与計算担当者に成長したとしても、その人材がずっと働いてくれる保証はありません。

単純に、給与計算担当者の人件費とアウトソーシング費用のどちらが高いか(安いか)という点だけで判断することはできませんが、給与計算をアウトソーシングすることでコストを削減できるケースは多々あります。採用コストや教育コストも含め、一度、給与計算担当者の人件費を見直してみる価値はあるでしょう。

 

■給与計算のアウトソーシングの料金相場

給与計算のアウトソーシング料金は通常、従業員の人数によって変わってきます。従業員が50人くらいの企業をベースにすると、給与計算だけをアウトソーシングする場合は「月額4~6万円」くらいが相場だと言われます。給与計算に関連する他の業務はオプション料金として加算されるのが通常ですが、オプションも含めた場合は「月額10~20万円」くらいが平均的です。

もちろん、後述する「アウトソーシングの依頼先」によって金額は大きく変わってくるため、依頼先候補に見積もりをとるのが確実です。

 

■給与計算のアウトソーシングの主な依頼先

給与計算をアウトソーシングする依頼先は、大きく「アウトソーシング専門会社」「社会保険労務士事務所」「税理士事務所」「フリーランス」の4つに分かれます。

  • アウトソーシング専門会社

アウトソーシング専門会社は、給与計算に関わる業務を幅広く支援する体制を整えています。給与計算の代行をはじめ様々なオプションサービスを提供しているほか、給与計算システムの構築・運用までサポートしてくれるところもあります。

従業員が多い大企業の場合、社会保険労務士事務所や税理士事務所では対応が難しいケースもありますが、アウトソーシング専門会社なら給与計算のプロが多数在籍しているほか、ネットワークも豊富なので安心して依頼できます。

  • 社会保険労務士事務所

社会保険労務士事務所に給与計算をアウトソーシングすれば、人事・労務の専門家の立場から適切なアドバイスをもらえます。基本的な給与計算はもちろん、社会保険料や残業代などに関する法令に精通しているため、コンプライアンスを遵守した経営に貢献してくれるでしょう。

社会保険労務士事務所なら、算定基礎届や月額変更届の作成・提出や、労働保険の年度更新もまとめて依頼することができます。ただし、年末調整を代行することはできないので注意が必要です。

  • 税理士事務所

税理士事務所も給与計算のアウトソーシング先として有力な候補になります。税理士事務所によっては顧問契約の範囲内で、給与計算に対応してくれるところもあります。社会保険労務士事務所と違い、年末調整や源泉徴収票の作成まで対応できるのが大きなメリットだと言えるでしょう。

  • フリーランス

近年、経理・財務・人事の分野で活躍する「ビジネス系フリーランス」が増加しており、給与計算のアウトソーシングを請け負うフリーランスも増えています。フリーランスにアウトソーシングするメリットは、コストを抑えられることや柔軟な対応が期待できることです。ただし、従業員が多いと対応が難しくなるので小規模企業におすすめです。

 

■給与計算アウトソーシングの依頼先を選ぶポイント・注意点

給与計算アウトソーシングの依頼先を選ぶ際に、注意すべきポイントについて解説します。

  • アウトソーシング可能な業務の範囲

給与計算アウトソーシングのサービス内容、特に対応しているオプション業務は依頼先によって大きく異なります。給与計算に関連する他の業務もアウトソーシングしたい場合は、どこまで対応しているのかを調べておく必要があります。オプション業務を依頼できる場合は料金を確認してみて、アウトソーシングする場合と社内リソースで対応する場合で費用対効果を比較してみるのがいいでしょう。

  • 豊富な実績

間違いが起きてはいけない給与計算業務だからこそ、やはり実績が豊富な依頼先を選ぶべきです。実績が少なくても優秀な会社・事務所はたくさんありますが、依頼する前に知識レベルや対応力を見極めるのは難しいものがあります。そうである以上、長年にわたって多くの企業に選ばれているところに依頼したほうが安心です。

  • セキュリティ対策

給与計算をアウトソーシングするにあたっては、依頼先に従業員の個人情報を預けることになるので、依頼先のセキュリティ体制が重要になってきます。プライバシーマーク(Pマーク)やISMS認証など、情報セキュリティ対策についてチェックしたり、どのようなセキュリティ対策を講じているのかを質問したりして事前に確認するようにしましょう。

 

■まとめ~本業を推進するため、給与計算はアウトソーシングへ

専門知識やノウハウが必要で、かつ業務負担が大きい給与計算は、比較的アウトソーシングしやすい業務の一つだと言えます。本業に専念してビジネスを飛躍させるため、給与計算のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

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