お役立ち記事 2021.7.30

データ入力を外注・代行してもらうメリットは？費用相場・おすすめ代行サービス3選

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自社の課題に合わせて業務を外注・アウトソーシングする企業が増えていますが、自社業務のなかでも外注しやすい業務の筆頭と言えるのが「データ入力」です。見えないところで負担になっているデータ入力を外注することで、限られたリソースを有効活用できるようになるはずです。今回は、データ入力を外注するメリットや費用相場、おすすめのデータ入力代行サービスについて解説していきましょう。

■データ入力の外注とは？

データ入力の外注とは文字どおり、文字や数値などのデータ入力をアウトソーシングすることです。自社業務の外注化を考える際、真っ先に候補に挙がるのがデータ入力であり、実際に多くの企業がデータ入力をアウトソーシングしています。

データ入力代行サービスを提供する業者も多く、単純にデータを入力するだけでなく、データのリスト化や成形、集計や加工などに対応している業者も少なくありません。一般的なデータ入力代行業者のサービス内容は以下のとおりです。

文字データの入力

紙媒体や手書きなどの文字情報をデータ化するサービスです。名刺やハガキ、申込書や伝票、ビジネス文書、顧客リスト、商品情報、アンケート結果、書籍・論文など、様々なデータ入力を外注できます。近年のペーパーレス化の要請から、あらゆるビジネス文書を紙から電子データに切り替える動きが盛んになっており、紙媒体のデータ入力は特にニーズが高まっています。

データのリスト化・成形

単に文字データを入力するだけでは、活用しにくいデータになってしまいます。多くの企業がデータ入力を外注する目的は「データを有効活用すること」であり、そのためには、活用しやすいように成形しなければいけません。このようなニーズに応えるため、文字データの入力にとどまらず、データのリスト化・成形に対応しているサービスも多々あります。データをリスト化したり、指定のフォーマットに落とし込んだり、不規則な情報を成形したりする作業も外注できます。

アンケートの集計・グラフ化

企業のマーケティング活動に欠かせないアンケートですが、実施したアンケートの結果入力はもちろん、集計やグラフ化に対応したサービスもあります。アンケート結果がグラフや一覧表になることで分析が容易になり、データの有効活用が促進されます。

■データ入力を外注するメリット

データ入力を外注するメリットとしては、主に以下の4点が挙げられます。

従業員がコア業務に専念できる

データ入力は、データを活用するための「下準備」とも言える業務であり、それ自体がお金を生み出す業務ではありません。その意味で、企業における「非コア業務」の代表格だと言えます。

自社の従業員が非コア業務に追われるあまり、コア業務がおろそかになってしまうと、ビジネスの成長は見込めません。ですが、データ入力を外注すれば、従業員が本来取り組むべきコア業務に専念できるようになります。外注によって社内のリソース配分を最適化できれば、より価値や利益を生み出しやすい組織になれるでしょう。

コスト削減が期待できる

データ入力は高度な専門性が求められるわけではなく、誤解を恐れずに言えば「誰にでもできる業務」です。そうであるなら、データ入力に自社の従業員のリソースを費やすのは「もったいないこと」だと言えます。

データ入力代行業者は、低価格でサービスを提供している業者も多いので、内製するより外注したほうがコストを抑えられるケースは多々あります。もし、担当者が残業してデータ入力をしているなら、外注したほうがコスト削減につながるでしょう。

精度の高いデータ入力が期待できる

データ入力は誰にでもできる業務だと申し上げましたが、担当する人によってスピードや正確性に差が出ます。慣れない従業員が片手間にデータ入力をしていると、「時間がかかるうえにミスが多い」という結果になりかねません。

データ入力代行業者に外注すれば、データ入力のプロフェッショナルが作業を担当します。さらに、複数名によるクロスチェック体制を設けている業者も多くあります。結果的に、スピーディーかつ精度の高いデータ入力を実現できるでしょう。

紙で管理するデメリットから解放される

企業では様々な書類を扱いますが、書類を「紙」で管理していると以下のようなデメリットがあります。
・手動で振り分け・ファイリングをおこなう必要があり、手間がかかる。
・経年劣化や紛失・破損のリスクがある。
・キャビネットや書庫などの保管スペースが必要になる。
・検索性が悪いため、探すのに時間がかかる。
・拠点間で共有するのに手間がかかる。
このようなデメリットは、データ入力を外注することで解消されます。紙のデータが電子データになればサーバーやクラウド上で管理できるため、原本である書類や紙媒体はそのほとんどを処分できるでしょう。書類を管理する手間もなくなりますし、保管するためのスペースやコストも不要になります。また、データ化することで検索・共有が容易になるため、データの活用が促されます。

■データ入力を外注するときの費用相場

データ入力を外注する際の費用相場は以下のとおりです。
・文字データの入力：0.1～1円（１文字あたり）
・ページデータの入力：500～1,000円（1ページあたり）
・データベースの入力：25～50円（1レコードあたり）
・名刺・名簿データの入力：30～50円（10項目あたり）
・アンケートのデータ集計・グラフ作成：300～500円（1設問あたり）
この金額はあくまでも相場であり、データ入力代行業者によって費用は変わってきます。また、納期によっても費用が変わり、特急料金を設けている業者も少なくありません。その他、手書きデータの入力は割増料金になる傾向にあります。

■データ入力代行サービスのおすすめ3選

データ入力代行サービスは数多くありますが、そのなかでもおすすめの業者・サービスを3つピックアップしてご紹介します。

うるるBPO

うるるBPOは、取引累計4,800社以上、受託案件累計26,000件以上を誇るデータ入力代行業者です。一般的な文字入力のほか、名刺入力、名簿入力、応募ハガキ・年賀状の入力、アンケート入力・集計、レイアウト入力、健診票入力、申込書入力など、幅広いデータ入力業務をカバー。国内入力センターだけでなく、中国・インドネシア・タイ・ベトナム・フィリピン・ブラジルなどに国外入力センターを有しており、低コストでサービスを提供しています。

当日納品など短納期案件にも対応できるよう、総勢1,000名を超えるオペレーターが従事。充実した教育体制とチェック体制により、「99.98％」という極めて高い入力精度を実現しています。プライバシーマークに加えISO/IE27001：2005の認証も取得しているので、セキュリティ面でも安心です。

うるるBPOの公式サイトはこちら

リードコンピュータサービス

リードコンピュータサービスは、35年以上の実績を誇るデータ入力専門会社です。アンケート入力代行、イメージ（画像データ）入力、伝票入力、各種文章入力、応募ハガキ入力、書籍入力、名簿・名刺・宛名入力など幅広いデータ入力業務に対応しています。

リードコンピュータサービスのこだわりは、徹底したセキュリティ管理です。セキュリティを確保するため、データ入力をはじめとするすべての業務を、日本国内の自社のみで対応しています。また、データ入力場所までには3つの扉があり、それぞれの扉に「セキュリティ会社のセキュリティシステム」「社員証（ICカード）」「暗証番号および指紋認証」という盤石のロックを施し、クライアントの情報資産を保護しています。リードコンピュータサービスの公式サイトはこちら

シスプロデータプロ

シスプロデータプロデータプロは、中国・武漢市にあるオフショアオフィスのコストメリットを生かして業界最安値水準でサービスを提供するデータ入力代行業者です。データ入力は、顧客名簿入力、名刺入力、応募ハガキ入力、アンケート入力・集計、申込書入力、給与データ入力、冊子入力、原稿用紙入力、教育関連データ入力、市町村自治体関連データ入力などをカバーしています。

データ入力だけでなく、翻訳やWeb制作、DM制作、チラシ・パンフレット制作などを請け負っているのも特徴で、大企業から官公庁、個人に至るまで幅広い取引実績を有しています。小ロット、大ロット、急ぎなどのニーズにも臨機応変に対応。プライバシーマーク取得企業なので、セキュリティ対策も信頼できます。

シスプロデータプロの公式サイトはこちら

■データ入力を外注するときのポイント

データ入力を外注するときのポイントについてご説明します。

見積もりは適正価格か？

データ入力代行サービスの相場は上述のとおりですが、業者によって費用は変わってきます。1社からの見積もりだけでは、それが適正価格なのかどうかを見極めるのは難しいため、できるだけ相見積もりをするようにしましょう。

▼内製コストとも比較する

業者から見積もりを取るのはもちろんですが、自社で内製する場合のコストと比較することも重要です。そのためには、特定のデータ入力業務を社内担当者がおこなった場合、何人で何時間かかったのかを記録しておく必要があります。そのうえで、時間あたりの人件費からどのくらいのコストが発生しているのかを算出します。もちろん、他の業務との兼ね合いで残業が発生するようであれば、残業代も考慮しなければいけません。

そもそも、データ入力を外注する目的の一つとして「コスト削減」があるはずです。内製コストより外注コストのほうが割高になるようであれば、アウトソーシングは考え直したほうが良いかもしれません。アルバイトや派遣社員を活用して、データ入力をおこなうという手段も考えられるでしょう。

▼安すぎる業者には要注意

相見積もりをとってみて、極端に安い業者があったら注意が必要です。業者のなかには、受託したデータ入力業務を海外へ再委託してコストを削減しているところもあります。海外に再委託すること自体は悪いことではありませんが、「情報漏えいのリスクはないか？」「納期が遅いのではないか？」といった懸念が生じます。

また、データ入力代行のコストを下げるためにチェックを省略する業者もあるようです。たとえ安く発注できたとしても、正確性が犠牲になってしまうようでは本末転倒です。

短納期対応ができるか？

データ入力業務は日常的に発生するものなので、外注先とも継続的な取引が前提になります。長く取引をしていくうえでは、「今回は急ぎでお願いしたい」というケースも出てくるでしょう。経営判断に必要なデータ入力を発注するときなどは、できるだけ迅速に納品してもらわなければいけません。

そのようなケースも想定して、短納期対応が可能な業者を選ぶのが賢明です。発注する前に、最短納期や特急料金についても確認しておきましょう。

セキュリティ対策は万全か？

企業が情報漏えいを起こしてしまうと社会からの信頼は失墜し、存亡の危機に立たされるケースも少なくありません。データ入力を外注する際は、顧客リストや取引情報などが対象になることもありますが、情報漏えいのリスクを低減するには、データ入力代行業者のセキュリティ対策が重要になってきます。

プライバシーマークやISO27001の認定は一つの基準になりますが、それ以外にも、その業者がハード面・ソフト面でどのようなセキュリティ対策を講じているのかを確認しておくことが大切です。自社から持ち出せないデータ入力を依頼したい場合は、出張依頼が可能な業者もあるので相談してみましょう。

▼クラウドソーシングの利用は慎重に

近年、クラウドソーシングでデータ入力を請け負う個人が増えています。法人に依頼するより費用が安いのでうまく活用したいところですが、やはりセキュリティ面での不安は拭えません。個人情報を含まないデータならともかく、機密性の高いデータ入力を外注する際は、クラウドソーシング（個人）は避けたほうがいいでしょう。