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請求書発行は効率化できる!効率化の方法やメリットを紹介

非効率な請求書発行業務に頭を悩ませている企業は少なくありません。請求書の枚数が多くなるほど業務負荷は重くなり、「取引先が求める期日に間に合わない」といったケースも出てきます。請求書発行は毎月発生するルーティン業務なので、どうにかして効率化を図りたいものです。今回は、請求書の発行業務が非効率になる理由や、効率化するための方法、注意点などを解説していきます。

 

■請求業務にストレスを感じている人が約7割【pasture(パスチャー)調べ】

多くの企業が「毎月の請求書発行、どうにかならないものか・・・」と、その効率の悪さを感じています。フリーランスマネジメントシステム「pasture」が実施した「発注請求業務に関する意識調査」では、毎月の発注請求業務を非効率に感じたり、アナログ的な業務に負担を感じたりしているビジネスパーソンが多いことが分かりました。調査結果の一部をご紹介します。

Q:あなたの会社の請求業務について、どのように感じていますか?

約4割のビジネスパーソンが、自社の請求業務は効率が悪いと感じている
23.4%が「効率が良いと感じる」(効率が良いと感じる:7.8%、どちらかというと効率が良いと感じている:15.6%)、
38.8%が「効率が悪いと感じる」(効率が悪いと感じる:11.9%、どちらかというと効率が悪いと感じている:26.9%)と回答しました。自社の請求業務について、非効率と感じているビジネスパーソンの方が多い結果となりました。

Q:効率が悪いと感じる請求関連業務を教えて下さい。


効率が悪いと感じる請求業務、第1位は「押印業務(49.0%)」
会社の請求業務について、特に効率が悪いと感じる業務を質問したところ、最多回答は「押印業務(49.0%)」、次に「請求書の印刷・封入・投函などの作業(45.3%)」「請求書の管理・保管(45.0%)」と続きました。

 

Q:あなたは、支払い・請求業務の作業負担により、ストレスを感じることはありますか?


ビジネスパーソンの約7割が支払い・請求業務にストレスを感じている
支払いや請求業務の作業負担によりストレスを感じることがあるか質問したところ、「毎月ストレスを感じている(27.1%)」「作業が多い月のみストレスを感じている(42.4%)」と合わせると約7割のビジネスパーソンが、支払い・請求業務にストレスを感じていると回答しました。

 

<調査概要>
有効回答数:経理・財務・会計・管理に関する部署に所属する全国のビジネスパーソン男女900名
調査期間:2020年10月8日~2020年10月12日
調査方法:インターネットリサーチ

 

■請求書の発行業務が非効率になる理由は?

上述の調査結果から、請求業務に効率の悪さを感じている人は多く、約7割の人がストレスを感じていることが分かりました。業務上のストレスはモチベーションの低下につながり、「さらに業務効率が下がる」「離職リスクが高まる」などの悪循環を招きます。

これを避けるには、請求業務の効率化に取り組む必要があり、そのためには非効率になる原因がどこにあるのかを知らなければいけません。請求書発行業務の一般的な工程を見ながら、どの工程にどんな問題があるのかを見てきましょう。

 

01:請求データの入力
請求書発行業務は、請求データの入力から始まります。請求額や請求先を確認しながら、Excelなどにデータを入力していきます。
▼課題やリスク
請求データの入力工程でミスがあると、後にトラブルに発展するリスクがあります。特に、入力した金額に誤りがあると、企業としての信用が失われかねません。そのため、作業には正確さが求められ、ミスを見逃さないチェック体制も必要です。ミスによる影響が大きい工程だけに、作業者は慎重になり、どうしても時間を要してしまいます。

02:請求書の印刷・押印
請求書をプリントアウトして、社印を押印します。
▼課題やリスク
印刷においては、インク切れや紙切れ、紙詰まりなどの対応が必要になることがあります。押印は、請求書の枚数が多いほど手間と時間がかかるほか、他の従業員が社印を使用しているときは、待つ必要があります。

03:請求書の封入・発送準備
印刷・押印した請求書を封筒に詰める工程です。このとき、封筒への宛名書き(宛名印刷)も必要になります。1枚1枚の請求書を三つ折りにして封筒に入れたら、封を閉じて糊付けし、最後に切手を貼ります。
▼課題やリスク
通常、請求書を郵送する際は送付状を添えるため、送付状の作成・印刷も必要になります。この工程はほとんどが手作業なので、枚数によっては膨大な手間と時間がかかります。加えて、誤封入や誤発送などのミスが起きる可能性があります。実際に、「A社に送ったはずの請求書がB社に届いてしまった」といった情報漏えい事故もたびたび起きています。

04:請求書の発送
請求書の発送準備が終わったら、郵便局に持ち込んで発送します。
▼課題やリスク
郵便局に行くので、当然ですが作業を中断して中抜けする必要があります。往復時間や待ち時間は、時間のロスになります。また、請求書に漏れやミスがあると、二度、三度と足を運ばなければいけません。

 

■請求書の発行業務を効率化する方法
請求書発行業務を効率化できる有力な方法としては、「封入封かん機の導入」「アウトソーシングの活用」「請求書の電子化」が挙げられます。

01:封入封かん機の導入
請求書の発行業務で負担になっている工程の一つが「請求書の封入」、つまり封筒に入れる作業です。この作業は、「封入封かん機」を使うことで大幅に効率化できます。
封入封かん機とは、「書類を折る」「書類を封筒に入れる」「封筒に糊付けをする」といった本来、手作業でおこなっていた作業を自動化してくれる機械です。封入作業の負担が軽減され、時間も大幅に短縮できます。
02:アウトソーシング(印刷・郵送代行サービス)の活用
請求書の発行業務は、非コアな業務です。非コアな業務に時間を取られ、コア業務がおろそかになっているのなら、アウトソーシング(印刷・郵送代行サービス)を活用するのも一つの手です。
アウトソーシングなら、基本的に請求データを業者に送るだけOKです。請求書を印刷し、封筒に入れ、宛名書きをして、発送するという手間のかかる作業を丸ごと代行してもらえます。これまで請求書発行かかっていた作業時間は大幅に短縮され、人件費の削減にもつながります。
もちろん、アウトソーシングすれば費用がかかりますが、業者によっては請求書1通あたり100円台~と、比較的安価で利用できます。社内で削減できるコストと比較して、メリットが大きいと判断できれば利用してみるのもいいでしょう。
03:請求書の電子化
請求書の発行業務が非効率になってしまう最大の原因は、請求書を「紙で発行しているから」だと言えます。紙で請求書を発行する場合、どうしても手作業と人海戦術に頼りがちになるため、業務効率も低下してしまいます。
請求業務を抜本的に効率化したいなら、請求書の電子化を避けて通ることはできません。請求書を電子化・データ化することで、上述した「課題やリスク」のほとんどは解消できるでしょう。

■請求書を電子化するメリットとは?
紙の請求書から「電子請求書」に切り替えることで、数多くのメリットが得られます。特にインパクトの大きいところでは、以下の5つが挙げられます。

01:請求書業務の効率が大幅に向上する
請求書を紙で発行する場合、請求データの入力から始まり、請求書を印刷する → 押印する → 封筒に入れる → 宛名書きをする → 切手を貼る → 郵便局に行く、という非常に煩わしい作業が連続します。毎月発生するこのルーティン作業は、請求業務の非効率化を招くとともに担当者を疲弊させる原因になっています。
一方、請求書を電子化・データ化すれば、このような手間や労力はかからなくなり、業務効率が大幅に向上します。
02:請求書発行に要するコストを削減できる
請求書を紙で発行する場合、用紙代やインク代、印刷代や封筒代、切手代や郵送費など様々なコストが発生します。請求書の枚数が増えるほどコストがかさんでいくのは、言うまでもありません。
一方、請求書を電子化・データ化すれば、このようなコストはかからなくなります。請求書発行は毎月のことなので、長期的に見るとコスト削減効果は非常に大きなものになっていきます。
03:請求書の保管場所が不要になる
請求書は一定期間、保管しておく義務があります(原則として、法人は7年、個人事業主は5年)。紙の請求書を保管する場合、キャビネットや書庫などのスペースを確保しなければいけません。取引先が多い企業などは、社内のスペースだけでは保管しきれず、外部に倉庫を借りるケースもあるようです。
一方、請求書を電子化・データ化すれば、保管スペースは不要になります。電子データとしてサーバ上やクラウド上に保管しておけばOKです。
請求書の保管期間については、以下の記事で詳しく解説しています。

04:過去の請求書をすぐに見つけられる

「過去の請求書を今すぐ確認したい」といったケースは少なくありません。その場合、紙で請求書を保管していると、目的の請求書を探すのに時間がかかりがちです。「見つけるのに30分かかった」「片っ端から探したけど見つからない」というような場合もあるでしょう。
一方、請求書を電子化・データ化すれば、このような無駄な時間はなくなります。電子請求書は検索性に優れているため、後に参照したい場合もすぐに目的の請求書を見つけられるはずです。

05:請求書をスピーディーに送信できる

紙で請求書を発行している場合、郵送に1~2日程度かかるため、「取引先が求める期日に間に合わない」といったケースも出てきます。
一方、請求書を電子化・データ化すれば、発行当日、スピーディーに取引先に送信できます。電子請求書はメール添付やダウンロード形式で送信できるので、取引先を待たせることがありません。また、請求書の送付後に、取引先から日付や細目の変更を依頼されるケースがあると思いますが、その際も、即座に再発行して送信することが可能です。

 

■請求書発行業務を「システム化」するメリット

請求書を電子化・データ化するのに特別なソフトなどは必要なく、Office系のソフトがあれば可能です。請求書を電子化・データ化するだけでも業務効率化やコスト削減を実現できますが、よりインパクトのある業務改善を進めたいなら、システムの力を借りるのがおすすめです。請求業務の効率化を支援してくれるシステムとしては、一般的に「請求書発行システム」「帳票発行システム」と呼ばれるシステムが選ばれています。
請求書発行業務をシステム化するメリットとしては、大きく以下の3点が挙げられます。

01:システム上で請求データを一元管理できる
請求書発行システムなどを導入することで、請求データを一元管理できるようになります。これまでのように、Excelで何度もシートを切り替えたり、他のソフトなどを起動したりする必要はありません。システムの管理画面から、必要な情報を必要なときにすばやく参照できるため、大幅な業務効率化につながります。

02:請求データの入力ミスを削減できる
請求データの入力工程は、一つのミスが大きなリスクにつながる工程です。そのため、請求データを入力する人も突合せてチェックする人も間違いがないように慎重に作業を進めますが、手入力&目視で作業している以上、ヒューマンエラーはなくなりません。実際に、請求書の金額や会社名、送り先を間違えてしまうトラブルは少なくありません。

請求書の入力ミスを削減したいなら、システム化は必須です。請求書発行システムや帳票発行システムを導入すれば、元になる請求データをシステムに取り込むだけで、半自動的に請求書を作成可能。既存の会計ソフトと連携できるシステムも増えています。ほとんどのシステムには自動入力機能や入力補助機能があるので、手入力によるミスを削減でき、正確かつ迅速に請求書を発行できるようになるはずです。

03:不正行為のリスクを低減できる
従来の請求書の発行業務は属人化しがちでした。そのため、架空の請求書が作成されるなどして、業務上横領がおこなわれるケースもありました。このような不正行為は、特にアナログな方法で請求書を発行している企業で起こりやすいと言えます。

請求書発行システムや帳票発行システムを導入すれば、社内の請求データを一元化&可視化できます。請求情報は担当者全員に共有されますし、履歴もしっかり残るので、不正行為の抑制につながります。

 

■請求書を電子化する際の注意点

請求書を電子化するメリットは上述したとおりですが、自社の意向だけで電子請求書に切り替えられるものではありません。

たとえば、取引先が紙で請求書を管理している場合は、取引先に業務フローを変更してもらう必要があるかもしれません。取引先に電子請求書を送信しても、取引先が「請求書は紙で保管する」ルールであれば、逆に印刷する手間をかけてしまいます。
長い目で見れば、電子請求書は発行する側にも受け取る側にもメリットをもたらしてくれるものです。だからと言って、ある月から突然、電子請求書を送信するのはビジネスマナーに反します。請求書を電子化・データ化する際は、事前に取引先の業務フローなどを確認したうえで、相談・提案するようにしましょう。
電子請求書の受け入れが難しい取引先もあるはずなので、あるタイミングで一斉に電子請求書に切り替えるのは現実的ではありません。電子請求書の比率を徐々に増やしていくという考え方で、段階的に取り組んでいくのがいいでしょう。

 

■まとめ~請求書発行は電子化・システム化で劇的に楽になる!

請求業務を抜本的に効率化したいなら、「請求書の電子化」や「請求書発行業務のシステム化」は必須です。とはいえ、社内のルールづくりや環境整備などが不十分なまま、電子化・システム化を進めてもうまくはいきません。請求書の電子化、請求書発行業務のシステム化は、社内で十分に協議を重ねたうえで計画的・段階的に進めていきましょう。システム導入を検討する際も、製品によって機能やコストに大きな差があるため、本当に必要な機能を見極めたうえで自社に最適なシステムを選択することが重要です。

フリーランスとの取引が多い企業には、電子請求書を簡単に作成できる「pasture」が役立ちます。フリーランス自身が電子請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が電子請求書を作成してフリーランスに承認をもらうことも可能です。「pasture」の詳細はこちら