請求書管理の方法とコツとは？電子化で効率的に管理ができる！
請求書を適切に管理できていないと、未払いなどのトラブルを招く原因になります。また、請求書は一定の保存期間が定められており、法人であれば7年間の保存義務があります。請求書を保存・管理するのは、税務調査などに対応するためでもありますが、企業が収支管理をおこなっていくうえでも非常に重要です。今回は、請求書管理の基本をおさらいするとともに、よりスマートな請求書管理について解説していきます。
CONTENTS
■請求書を保存する必要性について
請求書はそもそも、「必ず発行しなければいけない」というルールはありません。しかし、日本のビジネスシーンでは請求書を発行するのが通例になっています。なぜ請求書を発行するのかと言うと、請求書があることで「言った・言わない」「払った・払っていない」のトラブルを防止できるからです。受注者は、請求書を発行して支払いを促すことで、入金遅延や未払いなどのリスクを低減できます。一方で発注者は、請求書を受け取ることで支払い漏れを防止できます。
請求書を発行する義務はありませんが、いったん発行された請求書は証憑（しょうひょう）書類として一定期間、保存することが義務付けられています。請求書を発行した受注者側はその控えを保存する必要があり、請求書を受け取った発注者側はその請求書（原本）を保存する必要があります。請求書の保存期間については後述しますが、法人の場合と個人の場合で期間が異なるため注意が必要です。
請求書を保存していないと、税務調査が入ったときの対応に苦慮することになります。請求書は通常、「紙」もしくは「データ」で保存しますが、いずれの場合も紛失しないよう、また後に必要になったときに目的の請求書をすぐに見つけられるよう、ルールを設けて管理していかなければいけません。
■請求書の保存期間
請求書は原則として、法人であれば7年間、個人事業主は5年間の保存が必要です。取引先とのトラブルを避けるためにも、万が一の税務調査にスムーズに対応するためにも、請求書は適切に保存しましょう。
なお、「いつから保存期間を起算するのか？」という点は誤解が生じがちなので注意が必要です。請求書の保存期間は、請求書の発行日から起算するのではなく、法人の場合は「法人税の申告」から、個人事業主の場合は「確定申告」から起算します。
■請求書管理の基本
会社が大きくなればなるほど、やり取りする請求書の数も増えていきます。請求書の管理がいい加減だと、支払い漏れが起きたり、過去の請求書を参照したいときになかなか見つけることができなかったりします。業務が非効率になるだけでなく、取引先からもルーズな印象を持たれてしまい、信頼の低下を招きかねません。請求書の重要性をあらためて認識するとともに、ルールを明確にして的確に管理していきましょう。
■支払いと入金を分けてしっかり管理する
企業がやり取りする請求書は、自社が取引先に対して発行する請求書と、取引先から受領する請求書の大きく2種類に分けることができます。前者は「取引先から支払いを受ける請求書」で、後者は「取引先に支払いをおこなう請求書」と言い換えることができます。請求書管理の基本は、この2種類の請求書をきちんと分けて管理することです。そのうえで、「支払い前」「支払い済」「入金前」「入金確認済み」というように、ステータスの管理をしていきます。
■アナログとデジタルをしっかり整理する
最近は、PDFなどのデータ形式で請求書を発行する企業が増えていますが、まだまだ紙の請求書のほうが一般的です。今後は、紙の請求書からデータの請求書へのシフトが進んでいくと考えられていますが、しばらくは両者が併存する状態が続くでしょう。そのため、企業はデジタルとアナログという2つの方法で請求書を管理していかなければいけません。企業によっては、データの請求書をプリントアウトしてアナログの管理に統一するところもありますし、紙の請求書をスキャナなどで読み取ってデジタルの管理に統一するところもあります。
■請求書の管理方法「取引先から請求書を受領した場合」
請求書は、取引先から受け取る請求書と、取引先に対して発行する請求書の2パターンがあります。まずは、取引先から請求書を受領した場合の基本的な管理方法についてご説明します。
取引先から受け取った請求書は、時系列で見ると以下のステータスで管理するのが一般的です。
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①未確認の請求書取引先から請求書が届いたら、いったん「未確認の請求書」として管理します。 ②確認済の請求書 請求書の内容を確認し、項目や金額に間違いがないかチェックします。内容に間違いがなければ「確認済の請求書」として管理します。 ③支払済の請求書 支払期日が到来したら支払いをおこないます。支払いが完了した請求書にはチェックや印などを入れて「支払済の請求書」として管理・保管します。 |
支払済の請求書は「月別」、もしくは「取引先別」に保管するのが一般的です。請求書の件数や取引先の数などを考慮して、管理しやすいほうを選択しましょう。
▼月別に管理する場合のメリット・デメリット
請求書を月別に管理する利点は、月ごとの支払いや外注費の推移などを把握しやすいことです。一方で、月別に管理していると、特定の取引先から受け取った請求書を探す場合などは見つけにくくなりがちです。
▼取引先別に管理する場合のメリット・デメリット
請求書を取引先別に管理する利点は、取引先ごとにどのくらいの支払いをしているかを把握しやすいことです。ただし、取引先が多い場合は分類・管理が煩わしくなりがちなので、月別で管理したほうがよいでしょう。
■請求書の管理方法「自社が請求書を発行した場合」
自社が発行した請求書は取引先に送るため、社内で保存する義務はありません。しかし、取引先からの入金確認などで後に照合するため、通常は「控え」を保管しておきます。
自社で発行した請求書（控え）は、時系列で見ると以下のステータスで管理するのが一般的です。
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①未入金の請求書自社が発行した請求書は、支払期日が到来するまで「未入金の請求書」として管理します。 ②入金済の請求書 支払期日が到来したら、取引先からの入金を確認します。請求書どおりの入金が確認できたらチェックや印を入れて「入金済の請求書」として管理・保管します。 |
なお、取引先から受け取った請求書と同じように、入金済の請求書も「月別」、もしくは「取引先別」に保管するのが一般的です。把握したいデータや管理の手間などを考慮して、適切な保管方法を決めましょう。
■請求書の電子化について
請求書と言えば、紙の請求書をイメージする方が多いと思いますが、最近ではPDFなどで作成する「電子請求書」が普及してきました。請求書をスマートに管理したいなら、電子化するのがおすすめです。
自社で発行する請求書を電子化することで、紙の請求書発行にともなう「プリントアウト」「封入」「切手貼り」「宛名書き」「投函」などの作業が不要になり、そのぶん業務効率が向上します。また、取引先から受け取る請求書が電子請求書になれば、物理的な保管スペースも削減できます。加えて、電子請求書は検索性に優れているので、過去の請求書を参照したい場合も容易に見つけられるようになるでしょう。
なお、電子データによる請求書の保存が認められるためには、「電子帳簿保存法」「e-文書法」の要件を満たす必要があります。詳しくは以下の記事を参照してください。
>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説！ – pasture
■請求書管理ツールを導入するとさらに便利！
現在、多くの企業が請求書を「紙」で管理していますが、その非効率さから、請求書の電子化に着手する企業も少なくありません。
請求書を電子化するだけなら、Office搭載のパソコンがあれば十分です。しかし、電子請求書によってよりインパクトのある業務効率化を実現したいなら、「請求書管理ツール」を導入するのがおすすめです。請求書管理ツールを選定する際、コスト以外に重要なポイントについてご説明します。
請求書管理ツールを導入するメリットとしては、一般的に以下の3点が挙げられます。
①自動化による負荷軽減
テクノロジーが著しい発展を遂げる昨今ですが、今なお、手作業＆目視で請求書を発行している企業が少なくありません。それゆえ、担当者には大きな負荷がかかっており、負荷が増えればミスも増え、ミスが増えればさらに負荷が増えるという悪循環が生じています。
請求書管理ツールを導入すれば、元になる請求データをシステムに取り込むだけで、半自動的に請求書を作成できます。また、ほとんどのシステムには自動入力機能や入力補助機能があるので、手入力によるミスを削減でき、正確かつ迅速に請求書を発行できるようになるはずです。これにより、担当者の負荷は大幅に軽減され、部門全体として業務効率化が促されます。
②見える化による課題抽出
請求書業務を紙ベースでおこなっていると、データを俯瞰するのが難しくなります。それゆえ、課題が隠れていても見えにくいという状況に陥りがちです。
請求書管理ツールを導入することで、請求データを「見える化」することができます。これにより、たとえば「ここ数ヶ月、外注費がかさんでいる」「特定の取引先だけに発注が偏っている」「◯月だけ請求金額が不自然に少ない」など、潜在的な課題を抽出できたり、業務改善のヒントが得られたりします。さらに、社内の請求データは担当者全員に共有され履歴もしっかり残るので、不正行為の抑制にもつながります。
③ペーパーレス化による利便性向上
請求書を紙で保管していると、後に参照したいときに目当ての請求書を探し出すのに苦労しがちです。取引先や関係部署から問い合わせがあるたびに、相手を待たせてしまいます。
請求書管理ツールを導入して請求書を電子化すれば、検索性が向上し、必要な請求書を必要なときに参照できるようになります。もちろん、拠点など遠方からアクセスするのも一瞬です。
請求書を電子化するメリットや注意点は、以下の記事でも詳しく解説しています。
>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説！ – pasture
■請求書管理ツールを選ぶポイント
請求書管理ツールを選定する際に、最低限確認しておきたいポイントをご説明します。
- クラウドかオンプレミスか
請求書管理ツールの提供形態としては、オンプレミス型とクラウド型があります。自社内にサーバーを設置してシステムを構築するオンプレミス型に対し、クラウド型は、サービス事業者のサーバーにインターネット経由でアクセスする形態です。
自社でサーバーを設置するオンプレミス型の場合、高額な初期費用がかかります。一方、クラウド型であれば初期投資はほぼ必要なく、短期間で導入できます。運用コストを抑えられるのもクラウド型のメリットだと言えるでしょう。また、万が一の自然災害が起きたとき、オンプレミス型は復旧までに時間がかかる傾向にあります。一方、クラウド型はサービス事業者が堅牢なデータセンターを保有しているため、サービスへの影響を最小限に抑えられます。
昨今の請求書管理ツールは、ほとんどがクラウド型で提供されています。クラウド型の請求書管理ツールを導入することで、インターネット環境さえあればどこにいても簡単に請求書の作成・発行が可能になります。
オンプレミス型のメリットとしては、自由度が高いことが挙げられます。自社に合わせたカスタマイズをして請求書管理ツールを使っていきたいならオンプレミス型をおすすめします。
- 過不足のない機能
請求書管理ツールを導入する際は、過不足のない機能を備えたツールを選ぶのが重要です。必ずしも、高額で多機能なツールほど大きな効果が得られるとは限りません。どれだけ多彩な機能があっても、実際に使う社員が「使いにくい」「前のほうが良かった」と感じれば徐々に使われなくなり、Excelなど従来の管理方法に戻ってしまいます。
自社の請求書業務の課題を洗い出し、「どんな機能があると便利なのか？」を検討したうえで、過不足のない機能を備えたツールを導入しましょう。それが結果的に、コストを抑えることにもつながります。
- 他のツールとの連携
機能が充実していることはもちろん重要ですが、それよりも重視したいのは、すでに自社で導入しているツール・システムと連携可能かどうかという点です。たとえば、既存の会計ソフトと連携できれば、請求書管理ツールで請求書を作成すると同時に必要なデータが会計ソフトに反映されるため、転記の手間やミスを削減できます。
- セキュリティ対策
多くの請求書管理ツールはクラウド型で提供されています。クラウド型のツールは使い勝手に優れている一方で、セキュリティ対策も重要です。導入を検討するにあたっては、セキュリティ対策を確認するとともに、万が一、セキュリティ上のトラブルが発生した場合のサポート体制についても確認しておきましょう。
昨今、特徴の異なる様々な請求書管理ツールが登場しています。そのため、導入すべきツールを選ぶのが難しくなっているのが現状です。シェアの高さや知名度だけで判断せず、自社の課題に合ったツールを導入することが重要です。
フリーランスとの取引が多い企業は、フリーランスに特化したクラウド型の請求管理システム「pasture」が役立ちます。「pasture」は、定期的に第三者機関によるセキュリティ診断をおこなうなど、万全のセキュリティ対策を講じています。また、会計ソフトの「マネーフォワードクラウド会計」や「freee」、ビジネスチャットの「Chatwork」や「Slack」、電子契約の「クラウドサイン」など、様々な外部サービスとの連携が可能です。
■まとめ～電子化でもっとスマートな請求書管理を～
請求書の管理がずさんな会社は業務効率も低下しますし、ミスが起きる可能性も高くなります。また、請求書関連でミスがあると取引先との関係にも悪影響を及ぼしかねません。ルールを明確にして、間違いのない請求書管理をしていきましょう。
アナログな管理をしているためにミスが発生したり、取引先から請求書が届かずにヤキモキしたり、毎月の請求書管理に疲弊している担当者様は意外と多いものです。請求書管理のミスや負荷を減らしたいなら請求書の電子化は必須であり、そのためには自社に合った請求書管理ツールが欠かせません。
フリーランスや業務委託のパートナーとの取引が多い企業には、請求書管理を一元化でき、会計ソフトとも連携可能な「pasture」がおすすめです。電子請求書の作成から、請求・入金・支払管理までを大幅に効率化できる「pasture」の詳細はこちら。
