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請求書の管理方法を詳しく解説! – pasture

請求書を適切に管理できていないと、未払いなどのトラブルを招く原因になります。また、請求書は一定の保存期間が定められており、法人であれば7年間の保存義務があります。請求書を保存・管理するのは、税務調査などに対応するためでもありますが、企業が収支管理をおこなっていくうえでも非常に重要です。今回は、請求書管理の基本をおさらいするとともに、よりスマートな請求書管理について解説していきます。

■請求書の保存期間

請求書は原則として、法人であれば7年間、個人事業主は5年間の保存が必要です。取引先とのトラブルを避けるためにも、万が一の税務調査にスムーズに対応するためにも、請求書は適切に保存しましょう。

なお、「いつから保存期間を起算するのか?」という点は誤解が生じがちなので注意が必要です。請求書の保存期間は、請求書の発行日から起算するのではなく、法人の場合は「法人税の申告」から、個人事業主の場合は「確定申告」から起算します。

■請求書の管理方法「取引先から請求書を受領した場合」

請求書は、取引先から受け取る請求書と、取引先に対して発行する請求書の2パターンがあります。まずは、取引先から請求書を受領した場合の基本的な管理方法についてご説明します。

取引先から受け取った請求書は、時系列で見ると以下のステータスで管理するのが一般的です。

①未確認の請求書取引先から請求書が届いたら、いったん「未確認の請求書」として管理します。

②確認済の請求書

請求書の内容を確認し、項目や金額に間違いがないかチェックします。内容に間違いがなければ「確認済の請求書」として管理します。

③支払済の請求書

支払期日が到来したら支払いをおこないます。支払いが完了した請求書にはチェックや印などを入れて「支払済の請求書」として管理・保管します。

支払済の請求書は「月別」、もしくは「取引先別」に保管するのが一般的です。請求書の件数や取引先の数などを考慮して、管理しやすいほうを選択しましょう。

▼月別に管理する場合のメリット・デメリット

請求書を月別に管理する利点は、月ごとの支払いや外注費の推移などを把握しやすいことです。一方で、月別に管理していると、特定の取引先から受け取った請求書を探す場合などは見つけにくくなりがちです。

▼取引先別に管理する場合のメリット・デメリット

請求書を取引先別に管理する利点は、取引先ごとにどのくらいの支払いをしているかを把握しやすいことです。ただし、取引先が多い場合は分類・管理が煩わしくなりがちなので、月別で管理したほうがよいでしょう。

■請求書の管理方法「自社が請求書を発行した場合」

自社が発行した請求書は取引先に送るため、社内で保存する義務はありません。しかし、取引先からの入金確認などで後に照合するため、通常は「控え」を保管しておきます。

自社で発行した請求書(控え)は、時系列で見ると以下のステータスで管理するのが一般的です。

①未入金の請求書自社が発行した請求書は、支払期日が到来するまで「未入金の請求書」として管理します。

②入金済の請求書

支払期日が到来したら、取引先からの入金を確認します。請求書どおりの入金が確認できたらチェックや印を入れて「入金済の請求書」として管理・保管します。

なお、取引先から受け取った請求書と同じように、入金済の請求書も「月別」、もしくは「取引先別」に保管するのが一般的です。把握したいデータや管理の手間などを考慮して、適切な保管方法を決めましょう。

■請求書を電子化すれば、管理はもっと楽になる

請求書と言えば、紙の請求書をイメージする方が多いと思いますが、最近ではPDFなどで作成する「電子請求書」が普及してきました。請求書をスマートに管理したいなら、電子化するのがおすすめです。

自社で発行する請求書を電子化することで、紙の請求書発行にともなう「プリントアウト」「封入」「切手貼り」「宛名書き」「投函」などの作業が不要になり、そのぶん業務効率が向上します。また、取引先から受け取る請求書が電子請求書になれば、物理的な保管スペースも削減できます。加えて、電子請求書は検索性に優れているので、過去の請求書を参照したい場合も容易に見つけられるようになるでしょう。

なお、電子データによる請求書の保存が認められるためには、「電子帳簿保存法」「e-文書法」の要件を満たす必要があります。詳しくは以下の記事を参照してください。

>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説! – pasture


■請求書管理ツールを導入するとさらに便利!

請求書を電子化するだけなら、Office搭載のパソコンがあれば十分です。しかし、電子請求書によってよりインパクトのある業務効率化を実現したいなら、「請求書管理ツール」を導入するのがおすすめです。請求書管理ツールを選定する際、コスト以外に重要なポイントについてご説明します。

  • データ連携

機能が充実していることはもちろん重要ですが、それよりも重視したいのは、すでに自社で導入しているツール・システムと連携可能かどうかという点です。たとえば、既存の会計ソフトと連携できれば、請求書管理ツールで請求書を作成すると同時に必要なデータが会計ソフトに反映されるため、転記の手間やミスを削減できます。

  • セキュリティ

多くの請求書管理ツールはクラウド型で提供されています。クラウド型のツールは使い勝手に優れている一方で、セキュリティ対策も重要です。導入を検討するにあたっては、セキュリティ対策を確認するとともに、万が一、セキュリティ上のトラブルが発生した場合のサポート体制についても確認しておきましょう。


■まとめ~電子化でもっとスマートな請求書管理を~

アナログな管理をしているためにミスが発生したり、取引先から請求書が届かずにヤキモキしたり、毎月の請求書管理に疲弊している担当者様は意外と多いものです。請求書管理のミスや負荷を減らしたいなら請求書の電子化は必須であり、そのためには自社に合った請求書管理ツールが欠かせません。

フリーランスや業務委託のパートナーとの取引が多い企業には、請求書管理を一元化でき、会計ソフトとも連携可能な「pasture」がおすすめです。電子請求書の作成から、請求・入金・支払管理までを大幅に効率化できる「pasture」の詳細はこちら

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