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発注管理とは?発注管理システムのメリット・デメリット、選び方を紹介!

ずさんな発注管理をしていると、在庫を抱え過ぎたり、逆に在庫が不足したり、月末に誤差が生まれたり、余計なコストがかさんだりと良いことは一つもありません。より適切で効果的な発注管理をおこなうために、近年では発注管理システムを導入する企業も増えています。今回は、発注管理のプロセスから、発注管理システムを導入するメリット・デメリット、システムを選ぶ際の注意点まで解説していきます。

■発注とは

発注とは「注文」とほぼ同義の言葉であり、物品などの購入を申し込むことを意味する言葉です。製造業においては、製品を製造する際に必要な資材などを仕入れるシーンで使われ、小売業においては販売する商品を仕入れる際などに使われますが、近年では物品以外の特定の業務や役務サービスを注文するシーンでも「発注」という表現が使われるようになっています。たとえば、社外のライターやデザイナー、エンジニアなどに仕事を依頼するときに「発注する」と表現するケースも少なくありません。なお、企業間取引において発注の意思表示をするときは、「発注書(注文書)」を発行するのが一般的です。

 

■発注管理とは

発注管理とは、発注に関連する業務・工程を管理することを言います。在庫状況の確認、発注先の選定・割り振り、必要な在庫の発注・仕入れ、納品までのスケジュール調整など、発注管理業務は多岐にわたります。発注管理がきちんとできていないと、たとえば、在庫が切れたり納期が遅れたりして製造ラインがストップしてしまうリスクもあります。余計なコストがかさんだり、ビジネスの機会損失につながったりする原因になりかねないため、適切な発注管理をおこなう必要があります。

 

■発注管理システムとは

発注関連の業務は複雑で、自社の担当者や発注先企業、発注量が増えてくると、それだけミスが発生しやすくなります。このようなヒューマンエラーを削減し、発注業務の効率化を支援してくれるのが「発注管理システム」です。様々な発注管理システムが登場しており、システムによって機能は異なりますが、発注管理システムを導入することで発注業務の効率化やミスの低減といった効果が期待できます。

■発注管理のプロセスは?

発注管理を効率化するには、発注業務全体の流れを把握したうえで、各プロセスにおけるムリ・ムダを省いていくことが重要です。発注管理における主なプロセスは以下のとおりです。

発注フローの整備

社内の担当者が、それぞれ自分のやりやすい方法で発注をしていたら、会社全体として見たときに非常に非効率ですしミスが起きる可能性も高くなります。適切な発注管理をおこなうには、まず社内の発注フローを整備しなければいけません。

「誰が、どこに、何を、いくつ、いくらで、いつまでに発注しているのか、また発注する予定があるのか」といった発注の流れや状況が見えやすいようにして、関係者がすぐに把握できるようにしなければいけません。また、発注先企業とのやり取りの方法・ツールを統一することも重要です。

発注方式の決定

発注管理をおこなう際は、発注方式を決める必要があります。一般的な発注方式として、定量発注方式と定期発注方式があります。また、発注先が社外のライターやデザイナー、エンジニアなどのフリーランスになる場合は、単発発注方式が選択されるケースも少なくありません。それぞれの違いは以下のとおりです。

・定量発注方式

定量発注方式は、在庫が一定量を下回ったときに、あらかじめ設定していた数量を発注する方式です。毎回発注する手間が省けるのがメリットですが、需要の変化に対応しにくいのがデメリットです。

・定期発注方式

定期発注方式は、週に1回、月に1回など発注間隔を設定しておき、その間隔ごとに発注する方式です。在庫に合わせて発注量を調整できるのがメリットですが、毎回在庫を確認する手間がかかるのがデメリットです。

・単発発注方式

必要に応じでスポットで発注する方式で、フリーランスなどの個人事業主に発注する際によく用いられる方式です。定期発注方式のように、先の発注があらかじめ計画されていないため、いざ発注する段階で条件に合った発注先がなかなか見つからないというリスクがあります。発注が決まったら、余裕を持って準備を進めることが重要です。

発注先の選定

発注先の選定は非常に重要なプロセスです。いくつか発注先の候補を選んだうえで、コストやスピード、クオリティや対応力などを比較する必要がありますが、実際に発注してみなければ分からない点も多々あります。最初はトライアルという位置付けで小ロットの発注をして、発注先の実力を見極めるのが良いでしょう。

発注先との契約締結

具体的な発注先が決まったら基本契約を結びます。基本契約とは、継続的に取引をする企業と締結する契約の総称です。同じ取引先と繰り返し取引をする際、毎回契約書を作成していたら手間がかかるので、取引をおこなううえで前提になる事項・ルールを定めて、あらかじめ合意しておきます。基本契約以降の取引は個別の内容を定めるだけで済むので、手続きがスムーズに進みます。たとえば、フリーランスなどの個人事業主に発注する場合は基本契約として「業務委託契約」を交わし、個々の発注は発注書(注文書)やメールなどでおこなう形が一般的です。

発注書(注文書)の作成

正式に発注をする際は、発注書(注文書)を作成します。発注書は、発注先に対して「発注します」という意思表示をする書面です。発注書を受け取った側が「その発注を引き受けます」という意思を示す書面が発注請書(注文請書)です。

発注書と発注請書で双方の意思が合致することで契約が成立するのが原則ですが、基本契約において「発注書を交付することで個別契約が成立するものとする」といった規定をしている場合は、発注書の交付のみで契約が成立します。

発注書(注文書)の書き方は以下の記事で詳しく解説しています。

>> 注文書・発注書の書き方【サンプル・テンプレート付き】

https://www.pasture.work/news/commentary/

発注状況の管理

発注管理においては、スケジュール・納期の管理も重要です。そのためには、発注ごとの進捗状況がすぐに分かる仕組みを整えておく必要があります。スケジュールどおりに進んでいるか、納期どおりに納品されているかなどを随時確認し、問題があれば発注フローや発注先の見直しをおこないます。

 

■発注管理システムを導入するメリット

発注管理システムを導入するメリットとして大きいのは以下の2点です。

業務効率化を推進できる

発注管理システムを導入することによる最大のメリットは業務効率化でしょう。たとえば、発注書を自動的に作成できたり、在庫の変動に合わせて自動的に発注できたりするので、担当者の時間・労力を大幅に削減できます。会社全体で見ても、担当者ごと、発注先ごと、発注ごとの進捗が可視化され、一元管理できるようになります。発注履歴も保存されるので、過去・現在も含めスムーズな情報共有が可能です。

発注ミスを低減できる

アナログな発注管理では在庫を正確に把握できないケースもありますし、手動での入力箇所が多ければミスも起きやすくなります。別々の担当者が重複して発注してしまうケースもあるでしょう。発注管理システムを導入することによって、このような発注ミスの低減が期待できます。

 

■発注管理システムを導入するデメリット

発注管理システムを導入すれば、当然ですが運用コストがかかります。近年の発注管理システムはクラウド型で提供されているシステムが大半ですが、クラウド型の場合、毎月の利用料が発生します。どの程度の発注数があるかにもよりますが、発注数が少ない月がある場合などは割高になるケースもあります。

 

■発注管理システムの選び方

発注管理システムを導入する際は、以下の3つのポイントを意識してシステムを選定しましょう。

必要十分な機能が備わっているか

発注管理システムによって機能は違います。コストや知名度だけで判断するのではなく、自社の発注業務に必要な機能を吟味したうえで、必要十分な機能を搭載しているシステムを選びましょう。機能が不十分だと手動での対応が必要になるなどして、工数削減の効果も半減してしまいます。逆に、多機能すぎても分かりにくく、コストも割高になりがちです。

操作性が良いか

発注管理システムを選ぶうえでは、画面の見やすさや入力のしやすさが重要です。操作性やインターフェイスが悪いシステムだと担当者がストレスを感じ、結局そのシステムは使われなくなっていきます。「慣れ親しんだExcelでの管理のほうが楽だ」と思われてしまうようなシステムは考えものです。

サポート体制が整っているか

発注管理システムを導入する際は、システムそのものの機能も重要ですが、ベンダーのサポート体制も重要です。運用していくなかでは、改善したいポイントも出てくるでしょうし、設定変更やカスタマイズが必要になることもあります。その意味で、手厚いサポート体制があるシステムのほうが安心です。

 

■まとめ~フリーランスの発注管理ならpastureで決まり!

発注管理システムには様々なものがありますが、フリーランスを積極的に活用する企業には、フリーランスに特化した発注・請求管理システム「pasture」が役立ちます。取引をするフリーランスが増えるほど管理が大変になってきますが、「pasture」ならその心配はありません。フリーランスに発注した仕事内容や書類をすべて保存でき、スキルや社員からの評価も一元化できる「pasture」の詳細はこちら(https://www.pasture.work/