請求書と領収書の違いは？収入印紙の必要性などを解説

請求書や領収書は、ビジネス文書のなかでは特に身近な書類です。当たり前のようにやり取りしている書類だけに、意外と基本的なルールを理解できていない人も多いようです。今回は、請求書と領収書の基礎知識を中心に、両者の違いなどを解説していきます。誤って発行してしまったり、受領した請求書・領収書の不備に気付かなかったりするとトラブルに発展してしまうこともあるので、基本はしっかり押さえておきましょう。

■請求書と領収書の違いは？

請求書と領収書の違い
請求書も領収書も、受注者（代金を受け取る側）から、発注者（代金を支払う側）に対して発行される書類ですが、そもそもの役割がまったく異なります。簡単に違いをまとめると、以下のようになります。

請求書の書き方や記載項目などは、以下の記事で詳しく解説しています。

請求書 兼 領収書とは？

通常、企業間の取引では、請求と支払いのタイミングが異なります。先に請求書が発行され、支払期日が到来したら支払いがなされ、そのタイミングで領収書が発行されるのが一般的です。

一方で、個人の買い物や病院などでのお会計の際は、請求と同時に支払いがなされるため、便宜「請求書 兼 領収書」が発行されるケースがあります。このように、請求書と領収書が同じ1枚の書面で作成されることに問題はありません。

■請求書は領収書の代わりになる？

経費を使ったら領収書を発行してもらう！

上述のとおり、領収書を必ず発行しなければならないという規定はありません。しかし、民法486条によって、代金を支払う側は代金を受け取る側に対して領収書を発行するように求めることができます。

民法486条で言う「受取証書」は領収書のことを指します。

領収書は、法人や個人事業主が確定申告をする際、「経費で落とす」ために使用されます。領収書があることが、経費として計上するための絶対条件ではありませんが、正しい経費精算をおこなうために領収書をもらって保管しておく必要があります。企業の従業員も個人事業主も、経費を使ったのであれば必ず領収書を発行してもらいましょう。

クレジットカード払いの場合、領収書は？

「経費を使ったら必ず領収書を発行してもらう」と申し上げましたが、これは現金払いが前提になります。というのも、クレジットカード払いの場合は、領収書ではなく「利用明細書」が発行されるからです。

たとえば、飲食店で取引先と打ち合わせをしたとしましょう。クレジットカードで飲食代を支払った場合、後日、カード会社から飲食店に支払いがおこなわれるため、決済のタイミングでは、飲食店はまだ代金を受領していません。代金を受領していない以上、飲食店としても領収書を発行することができないので、利用明細書を発行するのが通常です。

では、この場合、経費精算はどうするのでしょうか？ 結論としては、飲食店から発行された利用明細書を領収書の代わりとして経費精算することができます。ただし、領収書の代わりにするためには、利用明細書に「店舗名」「購入日付」「購入内容」「購入金額」「購入者の名前」が記載されている必要があります。

請求書が領収書の代わりになるケースとは？

たとえ「領収書」と表記されていなくても、代金に関する金銭授受の事実が分かる書類であれば、領収書の代用として経費精算することが認められます。

分かりやすい例が、上述した請求書 兼 領収書です。たとえば、請求書に「代済」「領収」「了」などと記載されていて、代金を受領したことが明らかになっている場合は、単なる請求書ではなく「請求書 兼 領収書」であると言えます。表題が「請求書」であったとしても、実質的に領収書としての性質を備えていれば、その書類は領収書として判断されるということです。

領収書を紛失してしまったら？

領収書を紛失してしまった場合は、出金伝票に記載しておくことで代用できる可能性があります。出金伝票とは、事業者が金銭を支払った際に作成する書類のことで、出金伝票が領収書の代わりとして認められるためには、「支払日」「支払先」「支払金額」「支払内容」の記載が必要になります。

■請求書・領収書に収入印紙は必要？

請求書に収入印紙は不要

印紙税法が定める「課税文書」を作成する際には、その課税文書に一定額の収入印紙を貼ることで印紙税を納めなければいけません。契約書や領収書などの課税文書が作成されるときには、その取引によって当事者に経済的な利益が生じていると考えられます。経済的利益が生じているということは、国が税を徴収する根拠になるわけです。

では、請求書は課税文書になるでしょうか？ 請求書が発行されたことによって分かるのは「代金が請求されたこと」だけです。実際に支払いがなされて経済的な利益が生じたかどうかまでは分からないので、請求書は課税文書にはなりません。したがって、収入印紙を貼り付ける必要はありません。

ただし、例外的に請求書に収入印紙を貼らなければいけないケースもあります。それが、請求書 兼 領収書の場合です。請求書 兼 領収書は、領収書としての性質を持っています。そして、領収書は印紙税法が定める課税文書に該当するので、請求書 兼 領収書には収入印紙の貼り付けが必要です。

金額が5万円以上の領収書には収入印紙が必要

領収書は印紙税法が定める課税文書に該当するので、収入印紙を貼り付ける必要があります。領収書に貼り付けるべき収入印紙の金額は領収書の記載金額によって異なり、以下のように、記載金額が高くなるほど収入印紙の額も段階的に高くなっていきます。なお、記載金額が5万円未満の領収書は、印紙税は非課税です。

※引用：No.7105　金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

■請求書・領収書の管理が楽になる！おすすめのソフト・サービス

近年、多くの企業において経理業務の効率化を図るため、請求書や領収書を電子化・システム化する動きが活発になっています。電子化・システム化をするには導入・運用コストがかかりますが、ペーパーレス化によって保管スペースが不要になることや、発行の手間・労力を削減できること、ミスを軽減できることなどは大きなメリットだと言えます。

電子帳簿保存法の改正が進むなど、社会の動向としてもビジネス文書の電子化・システム化を推進する流れになっていますので、導入するなら早いに越したことはないでしょう。

フリーランスとの取引が多い企業は、フリーランスに特化したクラウド型の請求管理システム「pasture」が役立ちます。pastureの主な特徴は以下のとおりです。

また、電子契約システムやチャットツール、ERPシステムなどの外部サービスと連携できるのもpastureの特徴です。たとえば、会計ソフトの「マネーフォワードクラウド会計」や「freee」、ビジネスチャットの「ChatWork」や「Slack」、電子契約の「クラウドサイン」、ERPシステムの「Salesforce」など、様々な外部サービスとの連携が可能です。すでにこのようなサービスをご利用中であれば、pastureとの連携によってさらなら業務効率化を実現できるでしょう。

「pasture」の機能一覧はこちら

「pasture」の料金プランはこちら

■まとめ～請求書・領収書は早急に電子化・システム化を！

請求書や領収書をアナログな方法で作成をしていると、時間がかかるうえミスも発生しがちです。いずれもお金に関わる書面なので、遅延や不備があると取引先との信頼関係に悪影響が及びかねません。請求書や領収書の管理に課題を抱えているのなら、ぜひ電子化・システム化をご検討ください。

フリーランスとの取引が多い企業には、電子請求書を簡単に作成できる「pasture」が役立ちます。フリーランス自身が電子請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が電子請求書を作成してフリーランスに承認をもらうこともできる「pasture」の詳細はこちら。

※ pastureは、請求書や発注書の発行・管理ができますが、領収書の発行機能はございません。