請求書に電子印鑑は使用可能？電子印鑑の法的効力は？
デジタル化の大きな流れのなかで、請求書を電子データで作成し、メールなどでやり取りするケースが増えています。紙の請求書を郵送する手間を考えると、PDFなどで作成した電子請求書を送信するだけならかなり楽になりますが、「ハンコはどうするの？」と疑問に思う方もいるでしょう。今回は、「電子請求書にハンコは要るのか？」という疑問にお答えするとともに、従来の印鑑に代わる「電子印鑑」について解説していきます。
日本のビジネスシーンにおいては、請求書に印鑑を押すのが当たり前。ですが、法的には押印があろうとなかろうと請求書の効力に変わりはありません。「請求書にハンコが押されていないから」という理由で支払いを拒むことはできず、押印のない請求書でも受け取った側は支払いをしなければいけません。
印鑑がなくても問題ないのに、なぜ請求書に押印するのでしょうか？ これは、日本の商習慣によるところが大きいでしょう。日本は「ハンコ文化」と言われるように、ある書面が本物であることを証するために昔から印鑑が用いられてきました。つまり、印鑑には請求書が正式に作成されていることを証する役割があり、請求書を受け取った相手に安心して支払ってもらう効果があるわけです。
逆に、印鑑が押されていない請求書は「果たして本物なのか･･･？」「本当にこの会社が発行したものなのか･･･？」と疑われてしまう可能性があります。そもそも請求書には決まった様式もないので、架空の請求書を作るのは簡単です。実際に、不正に発行された請求書による業務上横領事件も発生しています。
このようなトラブルを避けるために、押印のない請求書は正式な請求書と認めず、支払処理をおこなわないというルールを設けている企業もあります。そのため、請求書を発行する側としては、取引先に疑念を抱かせることなくスムーズに支払処理をしてもらうため、印鑑を押しておいたほうがいいでしょう。
デジタル化の加速にともない、PDFなどで作成した「電子請求書」が普及しつつあります。この電子請求書も、紙の請求書と同じように印鑑が押されるのが一般的です。
では、電子請求書にはどのように押印するのでしょうか？ 一つの方法として「請求書をプリントアウトする → 朱肉をつけて印鑑を押す → スキャンしてPDF化する」というやり方もありますが、非常に手間がかかります。そこで、用いられるようになったのが「電子印鑑」です。
電子印鑑（デジタル印鑑）とは、パソコン上で押印できる印鑑のこと。画像データ化した印影を請求書のデータ上に載せるイメージで押印することができます。
- 電子印鑑の効力
そもそも「請求書に印鑑を押さなければいけない」という法律はなく、印鑑・電子印鑑の有無によって請求書としての効力が変わることはありません。しかし、日本にはハンコを重視する慣例があり、ほとんどの請求書には印鑑が押されています。そのため、電子請求書にも電子印鑑が押されるのが一般的です。
法的には問題のない電子印鑑ですが、企業によっては「電子印鑑はNG」というルールがある場合もあります。そのような場合は当然、従来のように朱肉でハンコを押した紙の請求書を発行しなければいけません。無用なトラブルを避けるためにも、電子印鑑（電子請求書）を使いたい場合は事前に取引先に相談するようにしましょう。
- 電子印鑑のメリットとは？
電子印鑑の大きなメリットは、「朱肉をつけてハンコを押す」という手作業が不要になることです。プリントアウトすることなくパソコン上で押印作業が完了するので、請求書の作成が大幅に効率化されるでしょう。
電子印鑑であれば、印鑑そのものを破損・紛失する心配もありませんし、「誰かが印鑑を使っているから、戻ってくるまで待たなければいけない」といった無駄もなくなります。また、電子印鑑を使ったやり取りはインターネット上で完結するため、承認者にハンコをもらうために会社に行く必要もなくなり、テレワークを推進するうえでも役立ちます。
働き方改革によって在宅勤務を導入する企業が増えていることもあり、今後は間違いなく「電子請求書＆電子印鑑」がスタンダードになっていくはずです。「電子請求書」や「テレワークにおける請求書発行」については、以下の記事も参考にしてください。
>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説！ – pasture
>> テレワークで請求書の発行は可能？作成方法とは？- pasture
電子印鑑の作り方としては、リアルな印鑑の印影をスキャンして、その画像データをパソコンに取り込む方法もありますが手間がかかります。また、WordやExcelのほか「Adobe Acrobat Reader DC」を使っても作成することができます。その他にも、電子印鑑を作成できるWebサービスは多数登場していますし、電子印鑑を販売しているサイトで購入するのも一つの手です。
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近年、官公庁の手続きにおいても着々と電子化・ペーパーレス化が進んでいます。本記事でフォーカスした請求書に限らず、見積書、注文書、検収書、領収書、契約書など、近い将来、あらゆる書面が電子データに切り替わり、当たり前のように電子印鑑が使われるようになるはずです。
デジタルトランスフォーメーションの必要性が叫ばれていますが、「DXと言われても何をしていいのか分からない」という担当者様もいらっしゃるでしょう。比較的簡単にできる取り組みとして、まずは各種書面の電子化、および電子印鑑の導入から始めてみてはいかがでしょうか。
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