TOPお知らせテレワークで請求書の発行は可能?作成方法とは?- pasture

テレワークで請求書の発行は可能?作成方法とは?- pasture

新型コロナウイルスの流行をきっかけにテレワークが拡大していますが、テレワークの導入・対応がうまくいっている企業ばかりではありません。テレワークの推進を妨げる大きな要因になっているのが、日本企業に根付いた「紙文化」「ハンコ文化」です。なかでも、請求書業務はアナログな方法から脱却できない企業が多く、「テレワークできない」「テレワーク中なのに出社しなければいけない」といったケースも多いようです。今回は、テレワークにおける請求書業務についてポイントや注意点を解説していきます。

 

■テレワーク中なのに請求書のために出社!?

新型コロナウイルスの流行をきっかけにテレワークを採用する企業が増えましたが、テレワークの導入・対応がうまくいっている企業はそれほど多くはないようです。特に、請求書処理などの経理業務は昔ながらの「紙文化」「ハンコ文化」から脱却できず、現場からは「テレワークしたいのにできない」「テレワーク中なのに出社しなければいけない」という声があがっています。

日本CFO協会と日本CHRO協会がおこなった「コロナ禍の経理・財務部門、人事部門の実態調査」では、以下のような実態が明らかになっています。

●緊急事態宣言中の出社状況

⇒ 「5割以上が出社」した企業が48%

●緊急事態宣言中に出社した理由

⇒ 社外の要因では、「紙の書類(請求書、契約書等)の確認や押印」が56%、「銀行提出書類への押印や郵送・FAX対応」が40%

⇒ 社内の要因では、「内部決裁書類への押印」が33%

●緊急事態宣言中に紙の書類で苦労したこと

⇒ 「請求書が紙で送付されてくる」が60%、「押印作業」が46%

※2020年7月1日 一般社団法人日本CFO協会/一般社団法人日本CHRO協会のプレスリリースより抜粋

同調査からは、請求書業務が紙&ハンコというアナログな方法に依存しているために、テレワークの推進が阻害されたことが伺えます。逆に考えると、テレワークで請求書業務をおこなうには、紙文化・ハンコ文化からの脱却は必須だと言えるでしょう。

■テレワークで請求書を作成・発行する方法

プリンタやスキャナなどの設備・環境があれば、テレワークでも紙の請求書のやり取りはできますが、これほど非効率で不経済なことはありません。テレワークでの請求書業務は、紙の請求書から電子請求書にシフトすることからスタートします。

電子請求書とは、PDFなどのデジタルデータで作成した請求書のこと。法的な効力は紙の請求書と何ら変わらず、税務調査にも対応できます。電子請求書はメールなどでやり取りできるので、たとえば取引先からの請求書がメールで届けば、わざわざ出社してポストを確認する必要はなくなります。

電子請求書は、Office搭載のパソコンがあれば作成・発行できますが、後述する「請求書発行システム」を活用したほうが便利です。

電子請求書については、以下の記事でも詳しく解説しています。
>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説! – pasture

なお、押印があってもなくても請求書としての効力は変わりませんが、慣例的に請求書に押印する企業がほとんどで、ある意味、ビジネスマナーの一つだと言えます。そのため、電子請求書においても電子印鑑(デジタル印鑑)を押すのが一般的です。パソコン上で押印できる電子印鑑については、以下の記事で詳しく解説しています。
>> 請求書に電子印鑑は使用可能?電子印鑑の法的効力は? – pasture


■テレワークにはクラウド型の請求書発行システムを!

テレワークが普及する初期段階では、ビデオ会議ツールやチャットツール、ワークスペースツールを導入する企業が目立ちましたが、請求書発行システムを導入する企業は多くはありませんでした。ですが、テレワーク環境でスムーズな請求書業務をおこなうには、請求書発行システムが欠かせません。

クラウド型の請求書発行システムを導入することで、インターネット環境さえあればどこにいても簡単に請求書の作成・発行が可能になります。一般的な請求書発行システムは、単純に請求書を発行できるだけでなく、以下のような多彩な機能を備えています。

・請求書などの帳票作成・管理機能・取引先情報の自動入力機能

・請求書などの承認・権限機能

・請求書の送付・郵送代行機能

・請求情報に基づくレポート作成機能

・会計ソフトとのデータ連携機能

・口座連携による入金消込機能

など

 

■テレワークで請求書を発行する際の注意点とは?

テレワーク環境で電子請求書を導入する際、またクラウド型の請求書発行システムを導入する際は、以下の点にご注意ください。

  • 取引先への確認

電子請求書をメールなどでやり取りすること自体、法的に何の問題もありません。ですが、請求書管理のフローやルールは企業によって異なり、「紙の請求書(原本)をもらえなければ支払いできない」という企業も少なくありません。

また、受け取った請求書は一定期間、保存する義務があります(原則として、法人であれば7年間、個人事業主は5年間)。要件を満たすことによって電子データで保存することができますが、紙の請求書で保存している企業が多いのが現状です。電子請求書をメールで送っても、結局プリントアウトして保存するのであれば、取引先に手間をかけてしまうだけです。請求書を電子化する際は、あらかじめ取引先のルールや業務フローを確認しておく必要があります。

  • セキュリティ対策

クラウド型の請求書発行システムは様々なメリットがありますが、導入に際してはセキュリティ対策を考えなければいけません。クラウド型のサービス全般に言えることですが、障害やサイバー攻撃、ウイルス感染などによってデータが消失したり、情報が漏えいしたりするリスクはゼロではありません。

このようなリスクを低減するためには、請求書発行システムを選定する際、コストだけで判断するのではなくセキュリティ体制もチェックしたうえで慎重に比較検討することが重要です。また、クラウド上だけにデータを保存していると、万が一のときにデータの復旧が困難になるおそれがあります。バックアップをとる、ID・パスワードなどの流出を防ぐなど、社内でも然るべきセキュリティ対策を講じなければいけません。

■まとめ~取引先とともに請求書業務を見直そう~

新型コロナウイルスの流行によってテレワークが急速に広まるなかで、紙とハンコに支配される非効率な請求書業務を見直そうという機運が高まっています。今こそ、請求書の電子化・システム化に取り組むべき時期だと言えるでしょう。

本編でも触れたとおり、請求書のやり取りにおいては取引先への配慮が欠かせません。電子請求書への移行に難色を示す取引先もいるかもしれませんが、本来、請求書の電子化・システム化は双方に業務効率化やコスト削減などのメリットをもたらすもの。取引先にメリットを伝え、取引先も巻き込んで業務改善を進めていく姿勢も大切です。

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