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請求書控えの管理方法と注意点を解説 – pasture

取引先から受け取った請求書も自社で発行した請求書の控えも、適切は方法で管理していないと支払い漏れや回収漏れが生じることがあります。また、請求書は証憑(しょうひょう)書類として一定期間の保管が義務付けられているため、きちんと保管していないと税務調査が入ったときに対応できなくなってしまいます。

今回は、請求書および請求書の控えの管理方法や、管理に便利なシステムなどについて解説していきます。

■請求書の控えとは?

企業が扱う請求書は、「取引先から受け取る請求書」と「自社が発行する請求書」があります。取引先から受け取った請求書は支払いが済んでも処分することはできず、一定期間の保管が義務付けられています。同様に、自社が発行した請求書も取引先に送付したら終わりではなく、その控えを一定期間保管していかなければいけません。

なお、保管期間は法人か個人事業主かによって異なります。法人の場合は原則として7年間(例外:9年間、もしくは10年間)で、個人事業主の場合は原則5年間(例外:7年間)となっています。

 

■請求書のステータス管理

請求書を適切に管理するためには、「その請求書が今、どのような状態(ステータス)にあるのか」を常に把握しておかなければいけません。取引先から受け取った請求書の場合と、自社で発行した請求書(控え)の場合に分けて、一般的な管理方法をご説明します。

  • 取引先から受け取った請求書

①未確認の請求書

取引先から請求書が届いたら、いったん「未確認の請求書」として管理します。

②確認済の請求書

支払いをする前に、請求書の金額や項目に間違いがないかチェックします。内容が正しければ「確認済の請求書」として管理します。

③支払済の請求書

支払期日までに支払いをおこないます。支払いが完了した請求書には「支払い済」のチェックや印などを入れたうえで「支払済の請求書」として管理・保管します。

  • 自社で発行した請求書(控え)

①入金待ちの請求書(控え)
自社が発行した請求書は、支払期日が到来するまで「入金待ちの請求書(控え)」として管理します。
②入金済の請求書(控え)
支払期日が到来したら、取引先からの入金を確認します。請求書どおりの入金が確認できたら「入金済み」のチェックや印を入れたうえで「入金済の請求書(控え)」として管理・保管します。
③未入金の請求書(控え)
支払期日が過ぎても入金が確認できない請求書は、「未入金の請求書(控え)」として管理します。この場合は、取引先に連絡をして入金を促します。その後、入金が確認できたら、②の「入金済の請求書(控え)」となります。

 

■請求書保管のポイント

取引先から受け取った請求書も、自社で発行した請求書(控え)も、保管する際は以下の2点を心がけましょう。

●後で参照しやすいように保管する
「支払済の請求書」や「入金済みの請求書(控え)」は、月別、もしくは取引先別に分けて保管しましょう。そうしておくことで、後で参照したいときにすぐに見つけることができます。

●スムーズに処分できるように保管する
請求書やその控えを「紙」で保管する場合、決められた保管期間を過ぎたら処分するようにしないと、どんどん増えていってしまいます。そのため、「◯年◯月以降処分可」「保管期間◯年◯月まで」というように、請求書を処分できる時期を記しておくと後に便利です。

なお、「保管期間をいつから起算するのか?」という点は誤解が生じがちなので注意しましょう。請求書の保管期間は請求書の発行日から起算するのではなく、法人の場合は「法人税の申告」から、個人事業主の場合は「確定申告」から起算します。

■請求書(控え)の管理方法

自社で発行した請求書(控え)は、紙もしくはデータで保管します。また、データで保管する場合は2つのパターンに分けられます。

①紙で保管
請求書を発行する際、多くの企業ではExcelや請求書作成ソフトにデータを入力し、それをプリントアウトして取引先に送付していると思います。これと同じようにもう一部、自社用の控えをプリントアウトして紙で保管することが認められています。

②データで保管(電子データで保管)
取引先に発行する請求書をExcelや専用ソフトで作成した場合、自社用の控えをプリントアウトせず、電子データのまま保管することができます。ただし、電子データのまま保管するには、「真実性の確保」や「可視性の確保」などの要件を満たす必要があります。また、事前に税務署長の承認を得なければいけません。詳細は国税庁のページでご確認ください。

はじめませんか、帳簿書類の電子化!|国税庁

③データで保管(電子取引データで保管)
紙でのやり取りではなく電子契約など、もともと電子データでやり取りしている取引情報(自社で発行する請求書など)は、電子帳簿保存法第10条が適用になります。

・電子帳簿保存法第10条

所得税及び法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

電子取引をおこなった場合は、原則として、その電子取引に関連する内容はすべてデータで保管しておく必要があります。電子取引とは、やり取り自体を紙ではなく電子でおこなう取引のことで、具体的には以下のような取引が該当します。
・いわゆるEDI取引
・インターネット等による取引
・電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む)
・インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
参考:法第2条((定義))関係|国税庁

https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/980528-2/01/01_02.htm

請求書の控えを電子取引データで保管する際は、税務署長の承認は不要です。ただし、電子帳簿保存法で定められている「真実性の確保」「関連書類の備付」「見読性の確保」「検索性の確保」などの要件に則ってデータを保管する必要があります。

 

■請求書の管理に便利なシステム

請求書を効率的に管理するには、一般的に「請求書管理システム」「請求書発行システム」などと呼ばれるシステムを導入するのが賢明です。ただし、システムを導入する際は、自社がおこなう取引に最適なシステムを見極める必要があります。様々な特徴を持ったシステムがありますが、フリーランスとの取引が多い企業にはフリーランスマネジメントシステム「pasture」がおすすめです。

「pasture」は、フリーランスに特化した発注・請求管理システムです。フリーランスとの取引情報をすべて可視化でき、発注から案件進行中のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、業務フローを一元管理することができます。

また、「pasture」を導入すれば、取引先であるフリーランスにも活用してもらえます。フリーランス自身が請求書を発行できるのはもちろん、企業側が請求書を作成してフリーランスに承認をもらうこともできるので、フリーランスの負担軽減につながります。「pasture」の詳細はこちら

 

■まとめ~請求書や控えの保管は電子データで

請求書やその控えはデータで保管することができますが、現状は、紙で保管している企業が大半です。しかし、紙での保管は「紙代や印刷コストがかかる」「場所をとる」「後から探すのが大変」など、デメリットが少なくありません。業務効率化やコスト削減を図るうえでは、請求書の電子化は避けられない取り組みだと言えるでしょう。

請求書の電子化については以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

 

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